Tips ter voorbereiding van interviews met journalisten

Veel zakenmensen, politici en bestuurders hebben een mediatraining gevolgd of krijgen media coaching om hun opvattingen en ideeën beter voor het voetlicht te kunnen krijgen in hun contacten met de pers. Wat leer je op zo'n training of tijdens een coachingsproject over de voorbereiding van contact met de media? Neem kennis van de belangrijkste tips voor communicatie met journalisten van radio en tv, kranten en tijdschriften. En begin goed voorbereid aan een succesvol media-interview.

Voor wie is inzicht in de omgang met journalisten van belang?

Ook als je geen politicus of bestuurder bent, kun je om diverse redenen benaderd worden door een journalist voor een vraaggesprek.

Mogelijk ben je een van die zzp’ers of kleine ondernemers in je gemeente die op creatieve en innoverende wijze werken aan de vergroting van de plaatselijke leefbaarheid. Misschien zoekt een journalist van een lokale krant contact met je in jouw hoedanigheid van woordvoerder van een plaatselijke actiegroep of als voorzitter van een muziekvereniging die juist terug is van een buitenlands tournee. Of je zoekt zelf contact met een journalist van de plaatselijke krant of regionale omroep om publiciteit voor een bepaalde kwestie te krijgen. In al deze gevallen is het handig als je de belangrijkste tips voor communicatie met de media kent.

Waaruit bestaat je voorbereiding op contact met de pers?

Voor een geslaagd vraaggesprek met een journalist is een gedegen voorbereiding onmisbaar. Waar let je op bij een dergelijke voorbereiding? In onderstaand artikel vind je een aantal tips.

• Bereid je op elk afzonderlijk interview gedegen voor
• Stel vast wat de concrete inhoud van je boodschap moet zijn
• Bepaal welke informatie bij de journalist en het publiek moet blijven hangen
• Wees toegankelijk, het citeren waard, en deskundig
• Let op je reputatie of de beeldvorming over je werk

Bereid je op elk afzonderlijk interview gedegen voor

Ook al weet je zo ongeveer alles over een bepaald onderwerp en heb je al ervaring met de media, toch is een onvoorbereid en dus geïmproviseerd gesprek meestal minder verstandig. Bedenk dat het interview van invloed kan zijn op jouw reputatie of de beeldvorming ten aanzien van je bedrijf, je vereniging of actiegroep. Improvisatie kan ook leiden tot gemiste kansen.

Tips ter voorbereiding van elk afzonderlijk vraaggesprek zijn bijvoorbeeld:

• Roep ter voorbereiding van het gesprek de hulp van derden in.
• Bedenk welke vragen voor jou ongemakkelijk zijn en welke antwoorden daarop passen.
• Zoek tevoren uit wie je interviewer is en wie tot zijn publiek behoren.
• Stel van tevoren vragen aan je interviewer.

Roep ter voorbereiding van het gesprek de hulp van derden in

Bereid je altijd zorgvuldig voor. Als het even kan, bereid je het gesprek voor in wisselwerking met een professionele coach, collega’s je partner of goede, maar kritische vrienden. Zorg dat je verhaal inhoudelijk goed is en dat je de concrete feiten en cijfers eromheen paraat hebt. Repeteer het gesprek met je coach, partner of vrienden en vraag hun feedback over je presentatie. Aan te bevelen is dit oefengesprek op de video op te nemen. Dan kun je met eigen ogen en oren zien en horen hoe jij tijdens dat gesprek overkwam. Vervolgens kun je je presentatie aan de hand van de feedback aanpassen.

Bedenk welke vragen voor jou ongemakkelijk zijn en welke antwoorden daarop passen

Met welke lastige of zelfs ronduit vijandige vragen kun je tijdens het vraaggesprek geconfronteerd worden? Schrijf die allemaal op. Denk vervolgens na over jouw antwoorden op die vragen. Laat je antwoorden helder, eerlijk en passend zijn.

Zoek tevoren uit wie je interviewer is en wie tot zijn publiek behoren

Zorg ervoor dat je weet in wat voor sfeer de interviews van jouw gesprekspartner plegen te verlopen en wat voor soort mensen de lezers, kijkers of luisteraars van deze journalist zijn. In wezen spreek je niet alleen tegen je interviewer, maar vooral tegen diens publiek.

Stel van tevoren vragen aan je interviewer

Het is heel normaal als je voorafgaand aan het interview enkele vragen aan de journalist stelt. Op die manier kun je je beter op het gesprek voorbereiden.

Vraag bijvoorbeeld wat hij van jou verwacht en welke personen er nog meer over het gespreksonderwerp zijn of worden geïnterviewd. Ook kan het zinvol zijn te vragen wanneer je de uitzending of publicatie mag verwachten. Soms heeft uitzending of publicatie van een interview na een bepaalde datum, door de overheid genomen beslissing of een gehouden evenement voor jouw doeleinden weinig zin meer. In andere gevallen kan uitzending binnen een bepaalde periode sterk in jouw voordeel werken. Toon ook oprechte belangstelling voor de persoon van je interviewer als met hem kennismaakt. Vraag bijvoorbeeld naar de onderwerpen waarmee hij zich graag bezighoudt of naar zijn reportages. Dit werkt positief op het verloop van het gesprek.

Stel vast wat de concrete inhoud van je boodschap moet zijn

Bepaal voor elk interview wat je met het vraaggesprek wilt bereiken.Wat is je hoofddoel? Welke strategie en tactieken kies je? Welk publiek wil je bereiken? Gaat het om een interview voor radio of tv, dan is het extra belangrijk om in antwoord op een gestelde vraag jouw boodschap te verpakken in een reactie van zo’n 25 tot 40 seconden. Zorg ervoor dat je boodschappen helder en beknopt zijn. Ook dien je ze gemakkelijk te kunnen presenteren tijdens het interview.

Bepaal welke informatie bij de journalist en het publiek moet blijven hangen

Van welke punten of feiten hoop je dat deze bij je gesprekspartner en het publiek blijven hangen? Gebruik deze punten of feiten als de bouwstenen van je presentatie. Baken je onderwerp scherp af. Bedenk analogieën en andere manieren om de journalist en je publiek zich gemakkelijk in een en ander te laten inleven. Zo bevorder je dat ze de belangrijkste punten van je boodschap onthouden.

Wees toegankelijk, het citeren waard, en deskundig

Voor een journalist is de ideale persoon om te interviewen toegankelijk, het citeren waard, en deskundig. Zorg er daarom voor dat:

• je goed bereikbaar bent. Journalisten hebben doorgaans krappe tijdschema’s. Als je geïnterviewd wil worden, is het dus zaak dat een journalist gemakkelijk en snel contact met je kan leggen en je op korte termijn kan interviewen. Beslis zo mogelijk direct, maar in ieder geval snel of je instemt met een te houden interview;
• je enkele doordachte en opmerkelijke uitspraken bij de hand hebt;
• het voor iedereen duidelijk is dat je een expert op je vakgebied bent.

Als je aan de bovenstaande drie voorwaarden voldoet, vergroot je de kans dat een journalist aan jou denkt als hij een interview wil houden.

Let op je reputatie of de beeldvorming over je werk

Voordat je instemt met een interview, schat je in of het gesprek positieve dan wel negatieve gevolgen voor jezelf of je activiteiten kan opleveren. Dit is vooral van belang als reputatiemanagement in het geding is. Een ongelukkig verlopen vraaggesprek kan nadelig zijn voor jou persoonlijk of voor de beeldvorming over je werk. Vraag je daarom af of je bij de voorbereiding kunt volstaan met feedback van je collega’s, partner of vrienden, of dat je meer baat kunt hebben bij het volgen van een mediatraining of het gebruik maken van een mediacoach. Een mediatrainer of mediacoach vergroot je zelfvertrouwen en praktische vaardigheden op dit terrein als je te maken krijgt met communicatie met vertegenwoordigers van kranten, tijdschriften, televisie of radio. Na een gedegen voorbereiding van het interview, kun je het vraaggesprek zelf met vertrouwen tegemoet zien. Tips om controle over het interview te houden vind je in het artikel: Tips voor het verlopen van communicatie met de media.

Special communicatie met de media

Dit artikel behoort tot de special Communicatie met de media. Daarin lees je meer
handreikingen over het zelf in handen houden van de regie van het gesprek als je door een journalist wordt geïnterviewd.

Lees verder

• Tips voor contact met journalisten
• Tips voor het antwoorden op lastige vragen van journalisten
• Tips voor publiciteit over je boek