Projectsubsidie: wanneer krijg je geld?

Fijn dat het project gesteund wordt door subsidieverleners. Maar wanneer krijg je het geld overgemaakt? Bestudeer de voorwaarden waaronder subsidies worden uitgekeerd, en maak een financieringsoverzicht. Anders dreigt het project vast te lopen door gebrek aan kasgeld.

Drie soorten subsidiegevers

Het is feest wanneer je positieve beschikkingen krijgt toegestuurd: de subsidiegevers zijn bereid het project te ondersteunen. Geweldig. Maar nu begint het pas. Onder welke voorwaarden krijg je die middelen voor het project toegewezen, en vooral: wanneer?

Er zijn globaal drie typen subsidiegevers, die elk hun eigen voorwaarden hanteren:

• Subsidiegevers die de aanvraag goedkeuren, en vervolgens het toegekende bedrag overmaken aan het project. Hierbij gaat het meestal om kleine fondsen (vaak lokaal gericht) die relatief beperkte bedragen ter beschikking stellen. Het bestuur van dergelijke fondsen bestaat uit vrijwilligers met veel lokale contacten, ze kennen de organisatoren van het project en eisen vaak ook geen uitgebreide verantwoording achteraf.
• Subsidiegevers die de aanvraag goedkeuren, een deel van het toegekende bedrag overmaken (soms de helft, soms twee derde), en met het andere deel wachten tot de verantwoording binnen is. Dit zijn grotere subsidiënten, het gaat om hogere bedragen.
• Subsidiegevers die de aanvraag goedkeuren, verklaren dat zij het geld hebben gereserveerd voor je project, en vervolgens wachten tot de eindafrekening (liefst door een accountant goedgekeurd). In dergelijke gevallen krijg je het geld pas overgemaakt maanden na afloop van het project.

Juist de grotere subsidiegevers zijn in dit opzicht voorzichtiger. Dat betekent dat er grote gaten kunnen vallen in de financiering van het project.

De geldstroom binnen het project

Wanneer een project van start gaat, moeten er meteen middelen zijn om de activiteiten te kunnen betalen. Zeker wanneer de grote kosten aan het begin vallen (zoals bij de opbouw van een manifestatie of voorstelling). Als grote subsidiegevers wachten met het overmaken van hun bijdrage (of een belangrijk deel daarvan), kan een kastekort ontstaan binnen het project. Een boekhouder zou zeggen: het project is wel solvabel (het kan op de lange termijn alle schulden betalen) maar niet liquide (op korte termijn is er geen geld). Hoe komen we op korte termijn aan het geld om het project voort te zetten?

Kan een project geld lenen van een bank?

Nee, dat is vaak niet mogelijk. Banken zijn zeer gespitst op de juridische status van toezeggingen en vorderingen. Ook al heeft een project toezeggingen gekregen voor omvangrijke subsidies, dan geldt nog dat die toezeggingen aan voorwaarden zijn gebonden. We krijgen (een deel van) dat geld pas wanneer het project succesvol is afgerond. De bank weet niet zeker of de subsidiegevers straks de verantwoording van het project zullen goedkeuren. Dus zijn ze niet bereid om dat geld voor te schieten.

Geld lenen van overheden?

Nee, dat zal geen gemeente of provincie doen, hoe graag ze misschien ook zouden willen. Bij veel projecten (zeker in de sfeer van cultuur en zorg) zijn deze overheden immers zeer betrokken bij het welslagen van het project. Maar het past niet binnen ambtelijke regels van zorgvuldigheid en verantwoording. Het enige wat we van hen kunnen verwachten, is dat ze bereid zijn om hun toezegging meteen gestand te doen, en zo snel mogelijk het subsidiegeld over te maken.

Risico delen

Wanneer een organisatie achter elkaar een aantal projecten opzet, kan de geldstroom van het ene project wellicht worden benut om het volgende project aan de gang te houden. Maar wie een incidenteel project organiseert loopt bijna onherroepelijk aan tegen liquiditeitsproblemen, tekort aan kasgeld. Er valt vaak niet aan te ontkomen dat personen of organisaties binnen het project (bijvoorbeeld een vereniging of stichting) uit eigen zak middelen voorschieten. Daarmee lopen ze risico, want het blijft mogelijk dat een of meerdere subsidiegevers straks niet de hele toegezegde subsidie wil uitkeren. Dan zal het tekort toch ergens moeten worden verrekend. Maak hierover afspraken nog voordat het project op stoom komt, anders kunnen er hele vervelende situaties ontstaan.