Projectsubsidie: begroting en dekkingsplan

De begroting is een cruciaal onderdeel van het project. Subsidiegevers hebben maanden nodig om je aanvraag te beoordelen. Dus moet je de begroting opstellen lang voordat het project van start gaat , soms zelfs voordat exact vaststaat hoe het project er uit gaat zien. Het dekkingsplan (hoe financieren we het verwachte tekort?) is cruciaal voor de subsidiegevers. Laat zien dat het project kan rekenen op een groot draagvlak, en toon je een betrouwbare partner! Je vraagt de projectsubsidie aan omdat er geld nodig is voor het project, dat is helder.
Probeer even te denken als een subsidiegever.

Wat wil de subsidiegever?

• Een project dat past in zijn beleid
• Een project met een realistische begroting
• Een organisatie die in staat is om het project tot een goed einde te brengen
• Een organisatie die sterk genoeg is om meerdere subsidiegevers te vinden en niet van één potje afhankelijk is

De begroting is een cruciaal onderdeel van de subsidieaanvraag, en ook het moeilijkst om te maken. Want we stellen die begroting tijdig op, dat wil zeggen minstens een half jaar voor het project begint, zodat we voldoende tijd hebben om subsidieaanvragen in te dienen en op de goedkeuring te wachten. Maar op dat moment zijn we nog hard aan het nadenken wat we over een half jaar precies willen realiseren, we praten met anderen over samenwerking, we zoeken vrijwilligers en sponsoren. Toch moet er een lijstje cijfers op papier komen dat een realistische indruk maakt.

De begroting brengt verplichtingen met zich mee

De begroting moet natuurlijk overeenkomen met het algemene beeld dat je van het project schetst in de aanvraag aan de subsidieverlener. Wanneer je in de aanvraag duidelijk heb gemaakt dat je een experimenteel project wilt uitvoeren waarvoor het publiek nog warm moet worden gemaakt, dan mag de post Publiciteit en Marketing niet op de begroting ontbreken.

Bedenk wel, dat die begroting – hoe voorlopig ook - je vastlegt tegenover de subsidiegever. Als daar een grote post Tentenbouw op staat, verwacht de subsidiegever dat je ook daadwerkelijk tenten gaat opzetten. Besluit je die tenten weg te laten, en in plaats daarvan drijvende podia te bouwen, dan heb je iets uit te leggen (vooral als de subsidie al is toegezegd).

Subsidiegevers zijn allergisch voor trucs die je uithaalt om dagelijkse kosten van een organisatie te laten dekken door projectfinanciering. Ze zien elke dag stapels subsidieaanvragen en begrotingen voorbij komen, en ruiken van afstand wanneer cijfertjes niet helemaal in de haak zijn. Probeer niet via slinkse wegen kosten in de projectbegroting op te nemen, die eigenlijk moeten worden betaald uit reguliere inkomsten. Als je instelling een portier heeft, kun je diens gewerkte uren niet opnemen in de begroting – tenzij het gaat om overwerk speciaal ten dienste van het project.

Dekkingsplan

Het cruciale onderdeel van de Begroting is het Dekkingsplan. Waar gaan we het geld vandaan halen? Armlastige organisatoren hebben weinig of geen eigen middelen, er is meestal geen Eigen Vermogen dat als kurk kan dienen om het project drijvende te houden. Wel kan het project zelf inkomsten genereren. Wanneer er (veel) publiek wordt verwacht kunnen we verdienen aan entreegelden, en aan horeca. Beide inkomstenposten zijn aan elkaar verbonden, als het aantal bezoekers tegenvalt zal de horeca ook weinig opbrengen. Begroot die inkomsten dus voorzichtig en probeer niet te bluffen met het aantal bezoekers dat je verwacht (hoe verleidelijk ook, want veel publieke belangstelling biedt de subsidiegevers een extra argument om je project te ondersteunen).

Resteert een tekort, waarvoor we subsidie vragen. De begroting moet sluitend worden gemaakt (saldo winst of verlies 0 euro).
Maar we zullen zelden een subsidiegever vinden die in zijn of haar eentje het gehele tekort wil dekken. Daar zijn overigens goede redenen voor, en niet alleen financiële. Het gaat ook om draagvlak voor ons project. Wanneer wij een sterke projectorganisatie hebben, zijn we in staat uit meer bronnen geld los te krijgen. Het Prins Bernhard Cultuurfonds zegt het zo:
Het Cultuurfonds dekt de kosten van projecten meestal gedeeltelijk, in de overtuiging dat initiatiefnemers de begroting verder met eigen of andere middelen rond krijgen. De bovengrens is bij sommige subsidiegevende organisaties 50% van de begrote tekorten, maar veiliger is het om per organisatie niet meer te vragen dan 30% van het tekort. Een enkele subsidiegever willen alleen bepaalde kosten financieren. In de culturele hoek zijn er bijvoorbeeld subsidieregelingen alleen voor de publiciteit en de vergroting van het publieksbereik van manifestaties.

We zullen dus in ons dekkingsplan meerdere subsidiegevers moeten opnemen, die gezamenlijk het gehele tekort op de begroting voor hun rekening nemen.

Dat lijstje kan er dan zo uitzien:

Deze begroting laat zien, dat lokale partners (gemeente, plaatselijke fondsen) het project zien zitten. Is dat genoeg om de grotere subsidiegevers over de streep te trekken? Vaak werkt het zo, dat goedkeuring van de ene subsidiegever helpt om de andere ook zover te krijgen. Nagelbijtend zitten we te wachten op de beslissing van de fondsen, terwijl de start van het project steeds dichterbij komt.

Vaak eisen grote subsidiegevers, dat je hen op de hoogte houdt van beslissingen die andere potentiële geldschieters nemen. Dat kan heel vervelend zijn, want een weigering van de ene subsidiegever kan de andere kopschuw maken. En het verandert het beeld van je begroting. Misschien moet je bij nader inzien bepaalde onderdelen van het project schrappen. Maar er zit niets anders op dan zo helder en eerlijk mogelijk te communiceren met de subsidiegevers. Bedenk wel: de wereld stopt niet na dit project. Hierna zullen er nieuwe projecten komen, ook daarvoor ga je subsidies aanvragen. Zorg dat je door de subsidiegevers wordt gezien als een betrouwbare partner!