Projectsubsidie: verantwoording achteraf

Een subsidie moet worden verantwoord. De eisen die aan de verantwoording worden gesteld verschillen sterk, en kunnen zeer streng zijn. Hoe dan ook, zorgvuldig en integer boekhouden is een vereiste. En verandert het project, overleg dan met de subsidiegevers. Bedenk, dat je straks weer bij hen aan gaat kloppen. Subsidie is geen gevonden geld!

Wat niet in de boeken staat, is niet gebeurd

Wanneer een project redelijk aansluit op de gangbare activiteiten binnen een organisatie (zoals het geval is bij veel onderzoeksprojecten) is de administratie van dat project nog vrij eenvoudig te regelen. Wanneer het gaat om een eenmalige activiteit, waarbij veel verschillende personen en organisaties samenwerken, dan kan het een helse klus zijn om de administratie bij te houden.

Bedenk wel: wat niet in de administratie staat, is niet gebeurd. Je kunt met foto’s en filmpjes aantonen dat er toch echt 25 mensen op dat podium hebben staan spelen, maar als er geen boekhouding van is, dan heeft die voorstelling voor de subsidiegever nooit plaatsgevonden.

Praktijkvoorbeeld: Het project is van karakter veranderd

Hoewel falende administratie veel ellende kan veroorzaken, zijn het toch vaak andere oorzaken die zorgen voor problemen bij de verantwoording van projecten. Zie dit voorbeeld uit de praktijk:

• Het project is een jaar geleden bedacht, er zijn plannen op papier gezet, daar zijn de subsidieaanvragen op gebaseerd, en vervolgens zijn de subsidies toegekend.
• Maar het project is in de loop van de tijd van karakter veranderd. Eerst was het sterk gericht op publieksbereik onder bepaalde doelgroepen, dat is losgelaten. Het project is zich gaan richten op deskundigheidsbevordering onder andere doelgroepen. Sommige kostensoorten zijn sterk opgelopen, andere posten bedragen veel minder dan begroot.
• Doordat de veranderingen in het project zo geleidelijk verliepen, heeft niemand er aan gedacht om de subsidiegevers daarvan op de hoogte te stellen.
• Nu is het project afgelopen, en het blijkt dat niet is voldaan aan het belangrijkste criterium van twee grote subsidiegevers (namelijk publieksbereik onder bepaalde doelgroepen). De accountant weigert om de cijfers een beetje 'bij te buigen' zodat het lijkt alsof de doelstellingen in ieder geval gedeeltelijk gehaald zijn.
• Directe schade: € 30.000 aan niet uitbetaalde subsidie. De werkelijke schade is nog veel groter, want hoe kijken de subsidiegevers aan tegen een volgende aanvraag uit deze hoek?

Subsidie is geen 'gevonden geld'

Dit voorbeeld laat zien, dat projectsubsidie geen ‘gevonden geld’ is. Het is niet zo, dat een project na toekenning van de subsidie straffeloos kan worden omgebouwd tot iets heel anders. Het geld is toegezegd omdat de subsidieverlener een bepaald doel gerealiseerd wil zien. Wees niet zo eigenwijs om te vinden dat jij kunt bepalen hoe dat geld besteed wordt.

Wanneer tijdens het project blijkt dat het doel niet haalbaar is, open dan meteen overleg met de subsidiegever. Zelfs als het niet lukt om de toegezegde subsidies (volledig) te behouden, heb je in ieder geval de relatie met de subsidiegever gered door te tonen dat je rekening met hem houdt en integer bent.