InfoNu.nl > Mens en Samenleving > Sociaal cultureel > Projectsubsidie – verantwoording achteraf

Projectsubsidie – verantwoording achteraf

Een subsidie moet worden verantwoord. De eisen die aan de verantwoording worden gesteld verschillen sterk, en kunnen zeer streng zijn. Hoe dan ook, zorgvuldig en integer boekhouden is een vereiste. En verandert het project, overleg dan met de subsidiegevers. Bedenk, dat je straks weer bij hen aan gaat kloppen. Subsidie is geen gevonden geld!

Wat niet in de boeken staat, is niet gebeurd

Wanneer een project redelijk aansluit op de gangbare activiteiten binnen een organisatie (zoals het geval is bij veel onderzoeksprojecten) is de administratie van dat project nog vrij eenvoudig te regelen. Wanneer het gaat om een eenmalige activiteit, waarbij veel verschillende personen en organisaties samenwerken, dan kan het een helse klus zijn om de administratie bij te houden.

Bedenk wel: wat niet in de administratie staat, is niet gebeurd. Je kunt met foto’s en filmpjes aantonen dat er toch echt 25 mensen op dat podium hebben staan spelen, maar als er geen boekhouding van is, dan heeft die voorstelling voor de subsidiegever nooit plaatsgevonden.

Praktijkvoorbeeld: Het project is van karakter veranderd

Hoewel falende administratie veel ellende kan veroorzaken, zijn het toch vaak andere oorzaken die zorgen voor problemen bij de verantwoording van projecten. Zie dit voorbeeld uit de praktijk:
  • Het project is een jaar geleden bedacht, er zijn plannen op papier gezet, daar zijn de subsidieaanvragen op gebaseerd, en vervolgens zijn de subsidies toegekend.
  • Maar het project is in de loop van de tijd van karakter veranderd. Eerst was het sterk gericht op publieksbereik onder bepaalde doelgroepen, dat is losgelaten. Het project is zich gaan richten op deskundigheidsbevordering onder andere doelgroepen. Sommige kostensoorten zijn sterk opgelopen, andere posten bedragen veel minder dan begroot.
  • Doordat de veranderingen in het project zo geleidelijk verliepen, heeft niemand er aan gedacht om de subsidiegevers daarvan op de hoogte te stellen.
  • Nu is het project afgelopen, en het blijkt dat niet is voldaan aan het belangrijkste criterium van twee grote subsidiegevers (namelijk publieksbereik onder bepaalde doelgroepen). De accountant weigert om de cijfers een beetje 'bij te buigen' zodat het lijkt alsof de doelstellingen in ieder geval gedeeltelijk gehaald zijn.
  • Directe schade: € 30.000 aan niet uitbetaalde subsidie. De werkelijke schade is nog veel groter, want hoe kijken de subsidiegevers aan tegen een volgende aanvraag uit deze hoek?

Subsidie is geen 'gevonden geld'

Dit voorbeeld laat zien, dat projectsubsidie geen ‘gevonden geld’ is. Het is niet zo, dat een project na toekenning van de subsidie straffeloos kan worden omgebouwd tot iets heel anders. Het geld is toegezegd omdat de subsidieverlener een bepaald doel gerealiseerd wil zien. Wees niet zo eigenwijs om te vinden dat jij kunt bepalen hoe dat geld besteed wordt.

Wanneer tijdens het project blijkt dat het doel niet haalbaar is, open dan meteen overleg met de subsidiegever. Zelfs als het niet lukt om de toegezegde subsidies (volledig) te behouden, heb je in ieder geval de relatie met de subsidiegever gered door te tonen dat je rekening met hem houdt en integer bent.

Lees verder

© 2011 - 2019 Alexderijke, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Projectsubsidie: algemene voorwaardenWie in aanmerking wil komen voor een projectsubsidie moet scherp letten op de voorwaarden die de subsidiegever formuleer…
ISDE subsidieregeling voor warmtepompen 2016ISDE subsidieregeling voor warmtepompen 2016ISDE staat voor investeringssubsidie duurzame energie. Deze subsidie is door de Nederlandse overheid sinds 1 januari 201…
Projectsubsidie: waar vind ik subsidie voor mijn project?We barsten van de ideeën, maar waar halen we het geld vandaan om ze te realiseren? Formuleer een project, en ga op zoek…
Projectsubsidie - wanneer krijg je geld?Fijn dat het project gesteund wordt door subsidieverleners. Maar wanneer krijg je het geld overgemaakt? Bestudeer de voo…

Reageer op het artikel "Projectsubsidie – verantwoording achteraf"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Alexderijke
Gepubliceerd: 16-03-2011
Rubriek: Mens en Samenleving
Subrubriek: Sociaal cultureel
Special: Projectsubsidies
Schrijf mee!