Projectsubsidie: algemene voorwaarden

Wie in aanmerking wil komen voor een projectsubsidie moet scherp letten op de voorwaarden die de subsidiegever formuleert. Die voorwaarden kunnen heel streng zijn, en het moeilijk maken om in aanmerking te komen voor subsidie. Begin tijdig met het voorbereiden van de aanvraag, anders kom je in tijdnood. Elke subsidiegever hanteert andere voorwaarden. Maar in grote lijnen komt het meestal hier op neer:

• de aanvrager is een rechtspersoon, een vereniging of stichting zonder winstoogmerk,
• alleen het project wordt (voor een deel) gefinancierd,
• het project is iets bijzonders voor de aanvrager, geen reguliere activiteit.
• de aanvraag komt op tijd binnen, en
• het project start niet voordat de subsidie is verleend.

Wie komt in aanmerking voor projectsubsidie?

Vaak willen subsidiegevers alleen projectsubsidies geven wanneer de aanvrager geen commerciële doelstelling heeft. Bedrijven komen maar zelden in aanmerking voor subsidie, en individuele personen (zoals kunstenaars) evenmin. Algemene regel: je moet je organiseren in een vereniging of stichting om in aanmerking te komen voor projectsubsidie.

De gemeente Maasdonk formuleert het zo:
Een projectsubsidie kan worden aangevraagd door elke organisatie of groep van personen (behalve publiekrechtelijke instanties) die zonder winstoogmerk als doel hebben om activiteiten uit te voeren ten behoeve van het welzijn van de inwoners van de gemeente Maasdonk.

Een zeer belangrijke subsidiegever als het Prins Bernhard Cultuurfonds stelt nog meer eisen. Ook dat fonds richt zich primair op rechtspersonen zonder winstoogmerk. Maar het wil eerst van die rechtspersonen ( verenigingen, stichtingen) weten of ze structurele overheidssubsidie ontvangen. Zo ja, dan kom je alleen in aanmerking voor subsidie, wanneer “uw project uitzonderlijk is en … de (structurele) ondersteuning daarvoor aantoonbaar niet bedoeld of ontoereikend is”. Kijk op de website van het PBC voor een test die stap voor stap laat zien of je in aanmerking kunt komen voor een projectsubsidie.

Het project moet bijzonder zijn.

Het Prins Bernhard Cultuurfonds zegt het al: het project moet iets uitzonderlijks wezen. Subsidiegevers willen geen reguliere activiteiten financieren, maar een jubileumvoorstelling, een overzichtstentoonstelling, een evenement, of een samenwerkingsproject dat de grenzen van de eigen organisatie overschrijdt.

Het project moet tijdig worden aangemeld.

Let op de termijn waarbinnen je een projectsubsidie kunt aanvragen. Die is voor elke subsidiegever verschillend. Sommige grote fondsen hebben drie keer per jaar een deadline waarvoor de aanvragen binnen moeten zijn. Reken er niet op dat je met die deadline kunt sjoemelen (de meeste fondsen krijgen veel meer aanvragen dan ze kunnen financieren), en let scherp op de exacte formulering van het moment dat alles binnen moet zijn (is het vóór een bepaalde datum, of op die datum?). Een dag te laat betekent dat het voorstel moet wachten tot de volgende subsidieronde.

Ook om andere redenen is het raadzaam om vroeg te beginnen met het opstellen van een aanvraag. De subsidiegever weigert namelijk meestal om mee te betalen aan kosten die zijn gemaakt voordat de subsidie werd verleend, en ze vinden vaak dat het project niet begonnen mag zijn voordat de subsidie wordt toegekend. Die toekenning kan rustig een paar maanden op zich laten wachten. Begin dus, als het enigszins mogelijk is, ruim van te voren met het opstellen van het plan. Begin een half jaar voordat het project van start moet gaan met de voorbereidingen (zoals het bestuderen van de deadlines die de verschillende subsidiegevers hanteren).