Projectsubsidie: de aanvraag

Met de aanvraag van een projectsubsidie presenteer je niet alleen het project, maar ook jezelf aan de subsidiegevers. Zie het als een sollicitatiebrief. Beschrijf het project, toon aan dat het past in de doelen van de subsidiegever. Laat zien dat het uitvoerbaar is. Maar vooral: laat zien waarom het project een succes zal worden.

Schrijf een wervende aanvraag

De aanvraag van een projectsubsidie moet een wervend verhaal zijn, dat ook de weifelaars onder de subsidiegevers over de streep weet te trekken.

Bedenk van te voren wat de subsidiegever wil:

• Een project dat past in zijn doelstellingen
• Een project dat uitvoerbaar is, met een realistische begroting
• Een project dat wordt gedragen door een capabele organisatie
• Een project dat van meerdere kanten wordt ondersteund
• Een project dat een succes wordt, waar je als subsidiegever graag je logo op plakt.

Schrijf een positief en enthousiasmerend verhaal, zonder de merites van het project te overdrijven. Zie het als een sollicitatiebrief.

Zo vraag je een projectsubsidie aan

Schrijf een korte inleiding, waarin je duidelijk maakt dat je een bijzonder plan hebt. Een project met duidelijke doelstellingen (die toevallig of niet naadloos passen in het beleid van de subsidiegever). Een plan dat gedragen wordt door een aantal mensen (of organisaties) die goed georganiseerd zijn. Een project kortom, dat je met enige trots kunt voorleggen aan de subsidiegever.

De kern van het plan

Hier beschrijf je, wat er in het project gaat gebeuren. Welke activiteiten plaats zullen vinden, op welke locaties. Wat het doel is van deze activiteiten. Hoeveel publiek en/of deelnemers betrokken zullen worden.

De opzet van de organisatie

Geef een schets van de mensen, organisaties en instellingen die het project organiseren. Laat zo mogelijk zien dat deze partijen heel goed in staat zijn om het project van de grond te krijgen. Noem projecten uit het verleden die een succes zijn geworden, geef voorbeelden van andere activiteiten van de betrokkenen.

Het draagvlak

Beschrijf hoeveel mensen en organisaties al betrokken zijn bij het project, en hoe het wordt ondersteund. Wat vinden betrokken overheden ( gemeente, provincie) van het plan? Welke lokale fondsen hebben al medewerking toegezegd? Hoeveel sponsoren zijn al geworven, hoeveel vrijwilligers? Beschrijf welke plannen je hebt om het draagvlak nog groter te maken. Hoe ga je van het project een succes maken?

De begroting

Geef een realistisch beeld van het project. Laat zien dat je hebt nagedacht over de omvang van het geheel, en de risico’s die aanwezig zijn. Presenteer een voorzichtige schatting van het aantal bezoekers/deelnemers dat wordt verwacht, en van de inkomsten die je daaruit kunt halen. Laat in het dekkingsplan zo mogelijk zien, dat je al steun hebt geworven (bijvoorbeeld van kleinere lokale subsidiegevers). Vraag aan meerdere grote subsidiegevers een bijdrage tot maximaal 25 á 30 % van het verwachte tekort.

Geef in de aanvraagbrief contactgegevens van iemand uit de organisatie, die goed op de hoogte is van de begroting en het dekkingsplan. Het is namelijk niet ondenkbaar, dat een medewerker van de subsidiegever nadere inlichtingen vraagt, of een tip kwijt wil over de aanvraag. Bijvoorbeeld in het geval dat een subsidiegever besloten heeft alleen bij te dragen in marketingkosten (publiciteit, reclame) van het project, maar die kosten niet apart zijn opgenomen in de begroting.

Vooral wanneer er nog weinig contact is geweest tussen de mensen en organisaties achter het project en de subsidiegever is het zinvol om aanvullend materiaal mee te sturen, zoals jaarverslagen of CV’s van de betrokkenen. Misschien is er een verslag van een eerder project waar deze organisatoren bij betrokken waren? Dat komt goed uit, zeker wanneer dat project een succes was, en veel publiciteit trok. Laat zien dat je weet wat je doet, een krachtige basis hebt, en in alle openheid met de subsidiegever omgaat. Bedenk ook hierbij, dat zelfs wanneer deze sollicitatie zou mislukken (de subsidiegever steunt je project niet) er de komende tijd misschien nieuwe gelegenheden komen waar je contact gaat leggen en een subsidie gaat aanvragen. Je bent bezig een relatie op te bouwen met de subsidiegever!