Technieken om doeltreffend te communiceren

Wellicht zul je denken dat communiceren niets te maken heeft met het beheersen van bepaalde communicatie- en gesprekstechnieken die je kunt ontwikkelen en verbeteren. Je hebt het of je hebt het niet. Een beetje praten kunnen we allemaal wel, toch? Waarom krijgt de één dan zoveel méér voor elkaar dan de ander? Sommigen lijkt het in alle opzichten beter af te gaan. Lang niet altijd zal het vermogen tot doeltreffend kunnen communiceren worden bestempeld als één van de voornaamste redenen hiervoor. Andere eigenschappen om succes te behalen lijken doorslaggevender, zoals het hebben van doorzettingsvermogen, vastberadenheid en wilskracht. Niets is minder waar. Een doeltreffende manier van communiceren brengt ons mijlenver in alle opzichten.

Wat is er zo belangrijk aan doeltreffend kunnen communiceren?

Alles in ons leven hangt af van communicatie. De belangrijkste zaken, zoals je relaties en je werk (inkomsten) worden voor het overgrote deel bepaald door de manier waarop je communiceert. Communicatie staat zogezegd in direct verband met je levenskwaliteit. Heb je problemen in relationele kring of lopen de zaken moeizaam op je werk en wil je je levenskwaliteit vergroten, dan is het uitermate belangrijk om doeltreffend te kunnen communiceren.

Communiceren is meer dan alleen maar het uitwisselen van informatie met elkaar. Het gaat er nog méér om dat je elkaars emoties en intenties begrijpt, oftewel de diepere laag in communicatie. Communiceren gaat via tweerichtingsverkeer. Het is net zo belangrijk om een boodschap duidelijk over te kunnen brengen op de ander door middel van de juiste technieken en lichaamshouding, als dat het is om zelf te begrijpen dat die boodschap is overgekomen, zoals jij het bedoelde.

Wanneer je in staat bent doeltreffend te communiceren zul je merken dat op tal van gebieden je grote sprongen vooruit zult maken. Zo zullen bijvoorbeeld je relaties verdiepen en je connecties verbeteren. Ook kun je beter samenwerken in teamverband, problemen op hoger niveau oplossen en over het algemeen betere besluiten nemen. Wanneer anderzijds communicatie moeizaam verloopt kan dat bijvoorbeeld een teken zijn dat je niet voor jezelf durft op te komen, dat je onuitgesproken verwachtingen hebt en niet gewoon kunnen zeggen wat je bedoelt, maar eromheen blijft draaien.

Communiceren is méér dan praten

Communiceren doen we niet alleen verbaal, maar vooral non-verbaal. We communiceren vaker zonder woorden dan mét woorden. We maken allemaal gebruik van een wisselwerking tussen oogcontact, stemgeluid, gezichtsuitdrukking, lichaamshouding, spierspanning en andere gebaren terwijl we praten.

De woorden die we uitspreken maken slechts 7% uit van onze communicatie met anderen, de toon die men zet is belangrijker. Iemands intonatie of stemgeluid en de manier waarop hij praat bepaalt voor 23% onze manier van communiceren. Het non-verbale aspect is onmiskenbaar het meest belangrijk en bepaalt de communicatie voor zo'n 70%.

Zo zal het al dan niet maken van oogcontact, het wel of niet glimlachen naar de ander of met de armen over elkaar zitten van meer betekenis zijn dan de woorden en geluiden die men (tegelijkertijd) produceert. De lichaamshouding van de communicatiepartner geeft signalen af, triggers als het ware, die geïnternaliseerd worden bij de ander. Dit roept automatisch emoties en gedachten op, van waaruit een oordeel of conclusie zal worden getrokken over het wederzijds begrip. Zo zal iemand die zwijgt, maar met zijn lichaamshouding uitstraalt dat hij verdrietig is, evenwel begrepen worden.

Communiceren met of zonder doel

De rode draad door communicatie is steeds de vraag: hoe zorg je ervoor dat je begrepen wordt? En welk gedrag wil je uiteindelijk bij je toehoorder oproepen? Dit vraagt om het beheersen van vaardigheden die je leren de kans dat dit gebeurt zo groot mogelijk te maken. Communiceren heeft dus altijd een doel.

Natuurlijk kennen we ook het communiceren zonder eenduidig doel, zoals gezellige en/of oppervlakkige gesprekken met een vriend. Wanneer je dit echter verder doortrekt kun je stellen dat dat ook een doel kan zijn: het niet willen voeren van diepgaande, belangrijke en/of zwaarwichtige gesprekken.

Met communiceren 'zonder doel' is niets mis en zal door de meesten ook niet als storend worden ervaren, tenzij je voornemens bent iets te bereiken. In dat geval zal niet weten waar je uitkomt frustraties oproepen. Dit is vaak het geval in werkgerelateerde situaties, waar voor de meesten begrijpelijk is dat je moet weten waar je aan en voor werkt en wat voor concrete doelen en verwachtingen er over en weer zijn.

Ook in relationele sfeer zul je natuurlijk te maken hebben met tal van doelen en verplichtingen. Dit kunnen hele concrete zaken zijn, zoals een afspraak maken, maar ook abstracter, zoals het te weten komen hoe het met iemand gaat. In welke context communicatie dan ook plaatsvindt, het draait er steeds om dat je iets wil bereiken met de ander.

Aandacht

Aandacht is het kernwoord bij communicatie. Je kunt alleen doeltreffend communiceren wanneer je aandachtig bent én je aandacht schenkt aan je communicatiepartner. Weet jij wat je wil bereiken en wat de ander wil of bedoelt (te zeggen)? Begrijpen jullie elkaar (zonder iets te zeggen)? Bestudeer de ander om signalen te kunnen lezen en horen en zo de ander te begrijpen. Dit is nodig omdat het non-verbale aspect bij communicatie zoals gezegd de overhand heeft. Houd je ogen en oren dus open.

De belangrijkste communicatietechnieken

Assertiviteit tonen

De voornaamste reden waarom we communiceren is omdat we willen dat er iets gebeurt. Met of zonder woorden willen we een bepaalde boodschap overbrengen. Soms zul je merken dat je niet bereikt wat je zou willen, omdat je je teveel laat overreden door de ander. Je laat te gemakkelijk je eigen agenda varen en maakt louter plaats voor wat de ander wil. Je bent niet standvastig genoeg in je doel. Of je hebt gewoon niet helder voor jezelf wat je überhaupt wil bereiken. Het gesprek kan zo alle kanten op fladderen zonder het gewenste resultaat.

Assertiviteit tonen terwijl je communiceert zorgt ervoor dat anderen jou en je standpunten serieus nemen. Dit vraagt er om met zelfvertrouwen een boodschap te kunnen overbrengen. Het betekent eveneens dat je volhardend bent in wat je wilt bereiken en dat je durft aan te dringen op wat je wilt bereiken. Het is soms nodig om, terwijl je met iemand communiceert, je bescheidenheid en nederigheid, hoewel dit zeer waardevolle eigenschappen zijn, wat meer opzij te zetten. Afhankelijk van wat er op het spel staat en in welke mate dit van je gevraagd wordt.

Authenticiteit tonen

Een goed gesprek verloopt het beste wanneer jij zoveel mogelijk jezelf kunt zijn en zo eerlijk mogelijk naar jezelf bent. Natuurlijk hebben we te maken met bepaalde rollen in ons dagelijks bestaan die om een zekere houding vragen, waardoor we ons in een zakelijke sfeer anders zullen gedragen dan thuis.

Veel te vaak echter gedragen we ons terughoudend. We doen ons best zo beleefd mogelijk over te komen, om niemand te beledigen en om het gesprek zo fijn mogelijk te laten verlopen. Maar in hoeverre komt dit overeen met jouw waarden en gevoelens? Ben je oprecht in je communicatie of zeg je het één, maar bedoel je eigenlijk wat anders? Hieraan ligt een grote mate van conditionering ten grondslag. We zijn allemaal op een bepaalde manier opgevoed en hebben gedragsregels geleerd die gedurende ons leven bepalen hoe we ons gedragen tegenover anderen.

Wanneer je niet authentiek bent in je communicatie, zullen anderen dat merken. Je straalt het uit en het is hoorbaar. Dit veroorzaakt niet alleen dat anderen je minder serieus nemen, maar het laat je zelf ook met een onvervuld gevoel achter. Zo dicht mogelijk vanuit jezelf communiceren geeft je een geweldig gevoel.

Open-minded zijn

Communicatie heeft alles te maken met openheid. Zowel in lichaamshouding als mentaal. Sta je open voor andere overtuigingen en perspectieven? Ben je met andere woorden ontvankelijk voor de beleving van de ander?

Wanneer je altijd maar een oordeel velt over de zienswijze van de ander, creëert dat een muur tussen jou en die ander in. Het schept een afstand in de communicatie in plaats van dat het verbinding schept. Daaraan gaat de doeltreffendheid ervan verloren. Koppigheid leidt ertoe dat anderen je liever mijden dan met je willen communiceren. Je staat immers niet open voor een andere zienswijze en de ander kan daar niets mee. Het gaat er bovenal om dat de toehoorder altijd het gevoel moet hebben dat er een kans is voor hem of haar om jou te kunnen overtuigen van zijn standpunt.

Stel jezelf open door te spelen met de gedachten van anderen. Of je de zienswijze van de ander zal overnemen doet er niet toe. Open-minded zijn is niet alleen cruciaal in je communicatie met anderen, maar het is ook een flinke opsteker voor jezelf. Er is ruimte voor wellicht nieuwe inzichten en je kunt je ideeën vormen die voor jou van nut kunnen zijn.

Lang niet altijd zal je overtuigd worden door de ander, maar wanneer je zo af en toe een zienswijze overneemt omdat je er simpelweg voor openstaat, verrijkt dat jouw leven. Neem dan ook liever de houding aan van een leerling die met nieuwsgierigheid probeert te ontdekken of er nog wat te leren valt dan van een docent die het allemaal al meent te weten. Je wereld blijft kleiner als je alleen maar ruimte hebt voor je eigen overtuigingen en ideeën.

Empathisch zijn

'Wil je weten hoe je moet geven? Stel je in de plaats van degene die ontvangt' - Madeleine de Puisieux

Via communicatie proberen we elkaar te overtuigen van onze mening of zienswijze en willen we ons begrepen voelen. Hoewel het prettig voelt wanneer dit lukt, kunnen frustraties hoog oplopen wanneer dit niet lukt. Een effectieve manier om een goede dynamiek binnen communicatie te creëren is het tonen van empathie.

Spiegelneuronen in de hersenen helpen ons daar een handje bij. Spiegelneuronen zorgen voor een instinctieve reactie op een gebeurtenis. Wanneer iemand bijvoorbeeld z'n hoofd stoot tegen een deurtje van het keukenkastje dat hij open had laten staan, zul je automatisch je gezicht samentrekken of naar je hoofd grijpen. Je voelt als het ware gedeeltelijk de pijn die de ander op dat moment voelt. In plaats van dat je hersenen analyseren hoe dat zou kunnen voelen door bij jezelf te rade te gaan of jij dat wel eens hebt gevoeld, vuurt ze direct spiegelneuronen af die je in staat stellen meteen te reageren zoals je zou reageren wanneer je zelf je hoofd zou stoten.

Zet je eigen gedachten eens stil terwijl de ander je ergens van wil overtuigen. Ga bij jezelf na of jij dat ook zou kunnen vinden in zijn of haar situatie. Vat het oordeel van de ander niet meteen persoonlijk op. Je kunnen inleven in de ander wil niet zeggen dat je het altijd ten volste met hem of haar eens bent en misschien zelfs helemaal niet. Dat hoeft ook niet. Je in de ander kunnen verplaatsen betekent dat je kunt accepteren dat hij of zij een andere mening heeft.

Waar het om gaat is dat je in staat bent de ander te begrijpen door bij jezelf te reflecteren waarom diegene dat zou kunnen vinden. Belangrijker is nog dat de ander tevens het gevoel krijgt dat je hem begrijpt en dat hij zich gehoord voelt. Wanneer je je niet in de ander kunt verplaatsen zal dit merkbaar zijn in de communicatie en ontstaat er geen verbinding. Die ander zal bijvoorbeeld kunnen denken: 'zij begrijpt me echt niet, laat ook maar'. Het is zinvol om daarom te reageren met woorden en een houding die een gevoel van empathie weerspiegelen. Dit kan onder andere zijn: 'Ik begrijp hoe je je voelt', wanneer iemand iets aangrijpends te vertellen heeft.

Duidelijk zijn

Niet wat je bedoelde te zeggen, maar hoe de ander het ontvangen heeft is wat telt binnen communicatie. Dat is namelijk wat er kennelijk gecommuniceerd is. Het is dus noodzakelijk om op één lijn te krijgen wat jij bedoelt (te zeggen) en wat de toehoorder ontvangt en interpreteert. Duidelijke communicatie is niet te abstract en omwonden. Misinterpretatie leidt er toe dat de ander andere dingen gaat doen dan wat jij wilde of dat de ander denkt dat jij bepaalde overtuigingen hebt die niet waar zijn.

Luisteren

Wanneer je niet goed kunt luisteren naar de ander en liever zelf veel aan het woord bent kun je je een hoop irritatie op de hals halen. Het vermogen hebben om goed te kunnen luisteren is misschien wel de belangrijkste eigenschap binnen communicatie. Dit is een heel groot en kostbaar gebaar voor je relaties. Luisteren geeft namelijk aan dat je de ander belangrijk genoeg vindt om zelf even stil te zijn.

Luisteren naar je gesprekspartner is veel meer dan hem of haar 'aanhoren'. Wees een actieve luisteraar. Hier hoort bij dat je vragen stelt aan de ander. Je kunt tien keer je eigen verhaal vertellen, waarop je niets nieuws leert. Vragen stellen daarentegen geeft telkens een nieuwe ingang om meer te weten te komen en je eigen wereld te verrijken.

Ook luisteren werkt twee kanten op. Als jij altijd zelf maar aan het woord wil zijn krijgt je toehoorder waarschijnlijk het gevoel dat jij je niet interesseert in de ander. Waarom zou hij dan nog wel naar jou willen luisteren? Je krijgt terug wat je geeft: desinteresse. Wil je weten hoe het echt met iemand gaat, vraag dan vooral door. De waardering zal groot zijn, ondanks dat je misschien vragen stelt waar een ander geen antwoord op kan en wil geven. Dat ligt dan niet aan jou. Trek dat je dus niet persoonlijk aan.

Tot slot. Goed kunnen luisteren zal moeilijk gaan wanneer je gestrest bent of emotioneel overrompeld. Neem dus even de tijd om te kalmeren voordat je de ander aanhoort. Geef het aan hoe je je voelt, de ander zal dan begrijpen wat er speelt en weten dat er geen gebrek aan interesse is wanneer het luisteren niet lukt.

Een goede luisteraar:

• Zal zijn volledige aandacht geven aan de ander. Zijn focus ligt dus bij de ander.
• Geeft feedback: 'Wat bedoel je met...?' of 'Je zegt nu dit, maar is het dan niet zo dat...?'.
• Laat zijn eigen oordeel over de mening van de ander achterwege.
• Heeft een open lichaamshouding.
• Laat merken dat hij luistert door tussendoor heel kort te reageren met bijv.:'uh huh' of 'ja'.