Problematische communicatie tijdens een vergadering

In een vergadering kan problematische communicatie storend, ontwrichtend en destructief werken en een goede voortgang in de weg staan. We behandelen: interrumperen (in de rede vallen), op de eigen persoon gericht gedrag, drammen, tegenstrijdige communicatie, diskwalificerende communicatie en paradoxale communicatie. Zonder kennis van deze vormen, kan het moeilijk zijn ze te herkennen. Alle deelnemers van een vergadering moeten hier kennis van hebben. Immers: weten is doorzien!

• Problematische communicatie tijdens een vergadering
• Interrumperen (in de rede vallen)
• Op de eigen persoon gericht gedrag
• Drammen
• Tegenstrijdige communicatie
• Diskwalificerende communicatie
• Paradoxale communicatie
• Voorbeelden
• De onderbreker: interrumperen met tact of sabotage?
• De ‘alles draait om mij’ show: op de eigen persoon gericht gedrag
• De drammer: geen ruimte voor andere ideeën
• De kameleon: tegenstrijdige communicatie zorgt voor verwarring
• De vage gesprekspartner: diskwalificerende communicatie
• De paradoxale opdracht: spontane inbreng op bevel

Problematische communicatie tijdens een vergadering

Vergaderingen—het moment waarop briljante ideeën tot leven komen, problemen worden opgelost, en strategieën worden uitgestippeld… toch? Helaas loopt het niet altijd zo soepel. Soms verandert een bijeenkomst in een mijnenveld van onhandige en zelfs schadelijke communicatiestijlen. Van mensen die steeds door je heen praten, tot die ene collega die alleen maar over zichzelf lijkt te willen praten, en de drammer die zijn zin doordrukt alsof zijn leven ervan afhangt—problematische communicatie kan een vergadering volledig ontsporen.

Het gevolg? Verwarring, frustratie en een gebrek aan vooruitgang. Maar hoe herken je deze valkuilen in de communicatie? En belangrijker nog, hoe kun je ze vermijden of aanpakken? Laten we de meest voorkomende vormen van problematische communicatie ontrafelen en kijken hoe je de controle terugpakt over die vergadertafel.

Interrumperen (in de rede vallen)

In een vergadering komt het vaak voor dat de ene deelnemer de andere interrumpeert, in de rede valt. Dit kan door een vraag of een tegenwerping. Korte onderbrekingen zijn geen probleem en verlevendigen de vergadering en de discussie. Doch als het te vaak gebeurt of als iemand niet de kans krijgt zijn bijdrage af te maken, dan is het wel een probleem. Vaak dient het bij herhaling in de rede vallen een duidelijk tactisch doel: het ontregelen van de persoon met wie het men niet eens is. De voorzitter dient in zulke gevallen corrigerend op te treden. Of de deelnemer die in de rede gevallen wordt, kan assertief zijn en vragen of hij zijn zin kan afmaken.

Op de eigen persoon gericht gedrag

een vergadering heeft tot doel een gemeenschappelijk probleem te behandelen. Deelnemers die de aandacht op zichzelf vestigen zijn storend en remmen de voortgang. Een voorbeeld is iemand die stokpaardje berijdt, zijn eigen problemen ventileert, zijn agressie uit naar een andere deelnemer of een ellenlange bijdrage houdt alleen maar om zichzelf te horen praten.

Drammen

Het is in een vergadering een kwestie van geven en nemen, consensus zoeken, een gezamenlijk koers bepalen en uitzetten. Sommige mensen hebben daar moeite mee en zouden het liefste zien dat hun wensen en ideeën door de andere deelnemers overgenomen worden. Door steeds op het onderwerp terug te komen, mensen emotioneel onder druk te zetten, emotioneel te worden, met stemverheffingen te spreken, verwijten maken kan iemand proberen zijn zin door te drijven. De voorzitter en de andere deelnemers moeten zo'n drammer inbinden.

Tegenstrijdige communicatie

Tegenstrijdige communicatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden. Iemand kan de ene week standpunt X innemen en de andere week standpunt Y. Iedereen kan van mening veranderen, maar iemand moet daar wel transparant in zijn: deel wijzigingen in je standpunt mee en motiveer deze verandering.

Ook kan tegenspraak plaatsvinden tussen wat iemand zegt en wat hij doet. Iemand zegt het belangrijk te vinden te luisteren naar de bijdragen van anderen, maar ondertussen valt hij anderen regelmatig in de rede. Of hij zegt het milieu belangrijk te vinden, maar stemt tegen een voorstel om afval op kantoor te scheiden.

Ook kan hetgeen gezegd wordt in tegenspraak zijn met de lichaamshouding van de persoon. Als je lichaamstaal niet overeenkomt met je woorden (wordt congruentie genoemd), dan wordt je gewoonweg niet geloofd. Je bent ongeloofwaardig, hoe goed je bedoelingen ook moge zijn.

Diskwalificerende communicatie

Diskwalificerende communicatie is iets zeggen, wat je (meteen) daarna weer ontkracht. Op deze manier hoef je geen verantwoordelijkheid te nemen over je woorden. Ook kun je iets ontkennen, zonder duidelijk en krachtig 'nee' te hoeven zeggen - dus stelling te nemen. Wat je vaak ziet is dat mensen eerst krachtig stelling nemen, daarop worden aangesproken, en dan zeggen: "Ik bedoelde het als grapje." Of: "Zo bedoelde ik het nou ook weer niet."

Mensen kunnen zich bedienen van diskwalificerende communicatie als ze zich niet durven of juist niet willen uitspreken. Niet durven, uit angst voor represailles. Niet-willen omdat iemand wel een bepaalde opmerking wil maken, maar de emotionele betrokkenheid zo gering mogelijk maakt, zich emotioneel op de vlakte houdt.

Welke vorm neemt diskwalificerende communicatie vaak aan? Zinnen niet afmaken, onsamenhangend verhaal te vertellen, steeds grapjes maken, zwijgen, niet ingaan op wat de ander zegt, met meel in de mond praten. Resultaat: de anderen weten niet waar ze aan toe zijn of waar betrokkene voor staat.

Paradoxale communicatie

Bij tegenstrijdige communicatie zijn er twee losstaande berichten, die met elkaar in strijd zijn en elkaar tegenspreken. Een uitspraak die zichzelf tegenspreekt noemen we daarentegen paradoxaal. Het klassieke voorbeeld is: "Wees spontaan". Je kan nooit op commando spontaan zijn, dit is dus een onmogelijke opdracht. In situaties waarbij mensen nauw met elkaar samenwerken, kan paradoxale communicatie tot krampachtig gedrag leiden.

Een voorbeeld. De voorzitter van de vergadering kan tegen de zwijger zeggen: "Ik wil dat je eens uit jezelf reageerde op hetgeen gezegd wordt in de vergadering." Komt het gedrag wat hierop volgt nu uit de persoon zelf of wordt een bevel opgevolgd? Het is beide en toch ook weer niet. Bij paradoxale communicatie ontkent of verbiedt het ene deel van de boodschap wat het andere deel zegt of gebiedt. Het gedrag wat daaruit voortkomt is onbepaalbaar.

Voorbeelden

De onderbreker: interrumperen met tact of sabotage?

Stel je voor: je bent net bezig met een zorgvuldig opgebouwde uiteenzetting in de vergadering, en ineens—BAM—word je onderbroken. "Mag ik hier even op inhaken?" zegt iemand met haast. Een keer kan dat prima, het houdt de discussie levendig. Maar als je iedere keer wordt afgekapt voordat je je punt kunt maken, begint het al snel aan te voelen als sabotage. Hier is het aan de voorzitter (of je eigen assertiviteit) om de rust en structuur te herstellen: "Laat me mijn zin even afmaken, dan kom ik zo op jouw vraag terug."

De ‘alles draait om mij’ show: op de eigen persoon gericht gedrag

Daar is hij weer, de 'ik-figuur'. Terwijl iedereen probeert samen tot een oplossing te komen, weet deze persoon elke discussie te kapen voor zijn persoonlijke agenda. Misschien begint hij over zijn eigen project dat toevallig niets met het vergaderpunt te maken heeft, of hij lucht zijn frustraties alsof het zijn eigen soapserie is. Resultaat: de vergadering raakt volledig uit koers en iedereen begint geïrriteerd te raken, behalve de spreker zelf. Een subtiele "Laten we terugkeren naar de agenda" kan hier wonderen doen.

De drammer: geen ruimte voor andere ideeën

We kennen allemaal die persoon die vastbesloten is om zijn wil door te drijven, wat er ook gebeurt. Hij blijft terugkomen op hetzelfde punt, zelfs als de groep verder wil. Met verhoogde stem en verwijten probeert hij anderen onder druk te zetten: "Maar ik snap echt niet waarom we dit niet nu kunnen beslissen!" Dit is het moment waarop de voorzitter moet ingrijpen: "We hebben je punt gehoord, laten we nu verdergaan met de discussie zonder onnodige herhaling."

De kameleon: tegenstrijdige communicatie zorgt voor verwarring

Tijdens de ene vergadering is hij fel tegen, en een week later—tot ieders verbazing—neemt hij precies het tegenovergestelde standpunt in, zonder enige uitleg. "Vorige week was je nog tegen dit voorstel," zegt iemand voorzichtig. "Ja, maar dat was toen," mompelt hij, zonder verdere toelichting. Dit soort tegenstrijdige communicatie leidt tot verwarring en wantrouwen. Een simpele verduidelijking of toelichting kan helpen, maar als dat uitblijft, is er vaak geen helderheid te vinden.

De vage gesprekspartner: diskwalificerende communicatie

"Ik denk dat dit plan echt waardeloos is... Maar ja, dat is mijn mening, misschien zie ik het verkeerd," zegt iemand met een nonchalant lachje. Of: "Ik bedoel het niet gemeen hoor, maar dit is echt niet goed gedaan." Deze vorm van communicatie maakt het lastig voor de groep om door te hebben waar de spreker nu echt voor staat. Door jezelf voortdurend te diskwalificeren, neem je geen verantwoordelijkheid voor je woorden en laat je iedereen in onzekerheid achter.

De paradoxale opdracht: spontane inbreng op bevel

De voorzitter kijkt naar een stille deelnemer en zegt: "Waarom reageer je nooit uit jezelf? Ik wil dat je spontaan meer inbreng levert." Tja, hoe spontaan kan die persoon nu nog zijn? De paradoxale boodschap is een onmogelijke opdracht: spontane inbreng kan niet afgedwongen worden. Dit soort communicatie creëert verwarring en zorgt ervoor dat deelnemers zich gevangen voelen tussen tegenstrijdige verwachtingen. Spontaan op commando? Het blijft een onoplosbare puzzel.

Lees verder

• Vergadertactieken en trucs om het hoogste doel te bereiken
• Paradoxale communicatie/paradoxaal gedrag: zender-ontvanger
• 4 aspecten of kenmerken boodschap (communicatie)
• Luistervaardigheden: actief luisteren en gevoelsreflectie
• Luistervaardigheden: luisteren, parafraseren en samenvatten