Hoe moet je iemand teleurstellen? Een aantal tips

Iedereen zal wel eens in een situatie komen waarin anderen teleurgesteld moeten worden. Een recruiter zal regelmatig sollicitanten moeten afwijzen. Een leraar zal regelmatig onvoldoendes moeten geven. Of wanneer je na een paar dates tot de conclusie komt dat het niet tot een relatie gaat komen, dan zal je dat aan je date kenbaar moeten maken. In het leven zullen we dit allemaal wel eens meemaken, daar kunnen we helaas niet aan ontkomen. De manier waarop je de slechte boodschap brengt kan echter wel het verschil maken.

Wat is een teleurstelling?

Teleurstelling is de gemoedstoestand die iemand voelt wanneer niet voldaan wordt aan bepaalde verwachtingen of wanneer iemand zich realiseert dat de hoop op een bepaalde uitkomst vergeefs was. Teleurstelling is in feite het tegenovergestelde van een gelukje of meevaller. Bij een gelukje heeft iemand een bepaald resultaat alsnog gekregen, terwijl diegene daar niet meer op gerekend had. Teleurstellingen zijn vaak ingrijpender dan gelukjes. De meeste mensen zullen daarom teleurstellingen beter kunnen herinneren dan hun gelukjes.

Een aantal tips om een slechte boodschap te brengen

Het is nooit leuk om iemand te moeten teleurstellen. Met de volgende tips wordt het makkelijker.

Kom direct met de slechte boodschap

Sommige mensen wachten met het vertellen van het slechte nieuws. Daar zit niet altijd kwade opzet achter. Het is natuurlijk goed om na te denken over de manier waarop je de boodschap gaat vertellen. Je wil het liefst dat diegene een zachte landing krijgt. Maar laat iemand niet onnodig wachten. Dat kan als asociaal of onbeschoft over komen.

Toon empathie

Iedereen komt wel eens in de situatie dat hij teleurgesteld moet worden en dat is niet leuk, al helemaal niet als de boodschap op een botte manier gebracht wordt. Daarom is het belangrijk om begrip te tonen. Zeg bijvoorbeeld: “Ik kan me voorstellen dat dit niet de boodschap is waar je op had gehoopt.” Door empathie te tonen voelt de teleurgestelde persoon zich sneller begrepen en zal deze de slechte boodschap sneller kunnen accepteren.

Leg de nadruk op de dingen die mogelijk zijn of de dingen die wel goed gaan

De negatieve lading van de teleurstelling kan worden verzacht als diegene weet dat hij zijn doel ook op een andere wijze kan bereiken. De HR-medewerker zou de afgewezen kandidaat blij kunnen maken door te wijzen op andere openstaande vacatures. Een teleurstelling van een onvoldoende voor een proefwerk zal als sneeuw voor de zon verdwijnen als de leerling een herkansing krijgt.
De docent in dat laatste voorbeeld zou in dat geval tegen zijn leerling kunnen zeggen: “Je hebt een heleboel dingen goed gedaan, maar helaas was het deze keer net niet goed genoeg. Bij de herkansing ga je zeker weten een voldoende halen.” Deze boodschap zal de leerling een heel ander gevoel geven dan dat de docent alleen zegt: “Het was niet goed genoeg”.

Geef opbouwende feedback en tips om te verbeteren

Niemand heeft er iets aan om afgewezen te worden zonder dat diegene weet waarom. Een blote afwijzing zal doorgaans vragen oproepen. Geef daarom tips en feedback, zodat diegene het de volgende keer beter kan doen.

Wees duidelijk, maar vermijd discussies

Mensen die teleurgesteld worden, zullen dit niet altijd begrijpen of willen accepteren. Soms hadden ze zo gehoopt op een goede uitkomst dat ze helemaal geen rekening hadden gehouden met een ander scenario. Ze doen dan uitspraken als:

• “Waarom ik?”
• “Maar andere kandidaten waren minder gekwalificeerd.”
• “Ik had echt het gevoel dat we een goede klik hadden”
• “Heb je hier wel goed naar gekeken?”

Het is niet verkeerd om vragen te beantwoorden of om iets te verduidelijken, maar ga niet in discussie. Je hebt je besluit genomen. Klaar is klaar.

Zet het desnoods op papier

Als je moeilijk uit je woorden komt, of als je denkt dat je door de zenuwen de boodschap niet goed kan overbrengen, dan is het soms beter om een brief of e-mail te sturen. Je voorkomt daarmee dat je vastloopt. Maar scheep iemand niet af met alleen een korte e-mail. Bied aan om het een en ander in een gesprek nader toe te lichten.

Last but not least: Wees eerlijk

Dat spreekt eigenlijk voor zich. Niemand heeft er iets aan om onjuiste feedback te krijgen.

Wat als iemand boos of emotioneel wordt?

Het komt helaas ook voor dat mensen boos worden of geëmotioneerd raken van een teleurstelling. Soms kan het gesprek dan een vervelende wending krijgen, ook voor de persoon die het slechte nieuws moet vertellen. In dat geval is het belangrijk om zelf rustig te blijven, het gesprek te beëindigen en voort te zetten op een moment dat de emoties bedaard zijn.

Beter leren teleurstellen is ook beter leren incasseren

Als je weet hoe je anderen moet teleurstellen dan zal je begrijpen hoe moeilijk dit soms kan zijn. Met die wetenschap zal je zelf ook beter teleurstellingen leren incasseren en verwerken.