Het geven van feedback

Het geven van feedback door een leidinggevende lijkt makkelijker dan dat het is. Het geven van feedback kan veel vragen bij de leidinggevende zelf oproepen, maar kan ook voor onzekerheid zorgen bij de zender zelf. Zo kan er bijvoorbeeld de angst ontstaan dat de "goede sfeer" eronder lijdt als er feedback wordt gegeven. Toch is het geven van feedback essentieel om juist een goede sfeer en de juiste gedragingen te creëren. Dit artikel geeft daarom enkele tips voor het geven van feedback.

Moeilijkheden bij het geven van feedback

Het geven van feedback is lastiger dan het lijkt; het gedrag en de prestaties van een ander moeten namelijk beoordeeld worden en er moet advies aan vast gekoppeld worden. Van nature hebben veel personen de neiging om de harmonie en goede sfeer te bewaren en het geven van feedback lijkt voor veel mensen hier tegenin te druisen. Toch is dit juist een positief iets; het geven van feedback is nodig om een goede sfeer te behouden; personen kunnen zo bijgestuurd worden richting het gewenste gedrag of de gewenste prestaties.

Positieve en negatieve feedback

Er zijn in feite twee verschillende soorten feedback, positieve en negatieve feedback. Het geven van positieve feedback wordt vaak vergeten door bijvoorbeeld leidinggevenden, maar dit is juist belangrijk voor de ander om te bevestigen dat het gedrag of de geleverde prestatie gewaardeerd wordt en dat deze vastgehouden moeten worden. Het geven van positieve feedback is echter wel de makkelijkste van de twee vormen van feedback. Negatieve feedback geven lijkt voor velen lastig, omdat er dan aan iemand verteld moet worden wat er veranderd moet worden. Hier komen een aantal onzekerheden bij kijken; ligt het bijvoorbeeld aan mezelf, of is het inderdaad slecht gedrag? Hoe zet ik dit om in woorden? Verpest het de sfeer niet?

Tips voor het geven van feedback

Natuurlijk is het verstandig om zelf na te denken over het geven van feedback; sterker nog, zonder na te denken over het geven van feedback kan er geen goede feedback gegeven worden. Het belangrijkste is om exact vast te stellen wat het probleem is en in welke woorden het gebracht moet worden om de ander de feedback te laten begrijpen en accepteren. Acceptatie van feedback is immers zeer belangrijk, anders wordt er niets mee gedaan. Om deze acceptatie te verzekeren, is het belangrijk om schuldvragen e.d. te vermijden; probeer de feedback zo neutraal mogelijk te formuleren

Zorg ervoor dat het duidelijk wordt wat er veranderd moet worden bij de ander; dit moet natuurlijk ook iets zijn wat veranderd kan worden. Beschrijf dit gedrag aan de hand van voorbeelden en probeer zoveel mogelijk te communiceren vanuit jezelf; een "ik boodschap". Hierbij is het belangrijk dat je duidelijk aangeeft welk effect zijn gedrag/prestatie heeft op jou zelf en laat de ander daarna hier zelf op reageren. Dit kan door het gebruik maken van gesprekstechnieken waarin gevraagd wordt naar een reactie; "begrijp je wat ik bedoel?"

In feite wordt hiermee een stuk beeldvorming geschetst van het gedrag en wat voor effect dat op jou heeft. Daarna is het zaak om het gewenste gedrag te bespreken en vanuit hier samen te zoeken naar oplossingen of verbetermogelijkheden hiervoor. Doe dit alles niet te snel; vaak kan degene die de feedback ontvangt hier even door van zijn stuk gebracht zijn. Ongeduld aan de kant van de zender kan hierbij de acceptatie verminderen! Om de acceptatie te verkrijgen is het noodzakelijk om eerst acceptatie te verkrijgen rondom de beeldvorming van het slechte gedrag en de invloed daarvan op jezelf. Als dit er niet is, moeten de eerste stappen herhaald worden, totdat de acceptatie er wel is.

Locatie en tijd bij het geven van feedback

Voor het geven van feedback is het daarnaast belangrijk waar de feedback wordt gegeven en wanneer. Zorg ervoor dat de feedback wordt gegeven in een omgeving waar dit niet bedreigend is voor de ontvanger, neem deze bijvoorbeeld even apart. Ook het tijdstip is belangrijk; als de gedraging/prestatie te lang geleden is, heeft het geven van feedback daarop weinig zin. Het hele gebeuren is dan waarschijnlijk al vergeten en weggezakt.