InfoNu.nl > Mens en Samenleving > Sociaal > Basisstappen besluitvormingsproces

Basisstappen besluitvormingsproces

Basisstappen besluitvormingsproces Basisstappen in Besluitvorming. Overeenstemming in besluit-vorming door een groep is in principe wel een mogelijk en haalbaar, maar geen makkelijk proces. Om tot overeenstemming c.q. een besluit te komen waar de gehele groep daadwerkelijk achterstaat, zijn er vijf basis-stappen te onderscheiden die door een groep gevolgd dienen te worden om dit besluitvormingsproces te laten slagen. In dit artikel worden valkuilen, hulpmiddelen en aspecten die vermeden moeten worden per stap besproken

Het besluitvormingsproces

Overeenstemming in besluitvorming bereiken, is in een groep geen makkelijk proces. Ga maar eens na hoe moeilijk het al kan zijn om met z'n tweeën in bijvoorbeeld een relatie tot overeenstemming te komen. In een groep heb je met meer mensen te maken, dus zullen er meer meningen, gevoelens en visies zijn die allemaal een plaats dienen te krijgen en overwogen moeten worden.

Besluitvormingsproces - Basisstappen overzicht

Er zijn vijf basisstappen te onderscheiden die gevolgd dienen te worden om tot daadwerkelijke overeenstemming in besluitvorming van een groep te kunnen komen.

Aandachtspunten besluitvorming basisstappen

Bij de vijf basisstappen hieronder worden telkens drie belangrijke aandachtspunten genoemd, te weten:
  • Wat vermeden moet worden, zodat de basisstap niet achterwege blijft
  • Welke hindernissen of valkuilen een rol kunnen spelen
  • Wat een hulpmiddel kan zijn voor een goede aanpak

Stap 1 - Nauwkeurige Probleemdefiniëring - Beeldvorming

De eerste stap is dat het voor de groep duidelijk dient te worden welk probleem er nu precies opgelost moet worden, m.a.w. waarvoor het besluit genomen moet worden. Het is dus belangrijk dat het probleem duidelijk geformuleerd wordt -een beeldvorming- zodat de groepsleden een duidelijk zicht krijgen op wat de consequenties zullen zijn van een bepaald besluit en zich zo goed en uitgebreid mogelijk kunnen oriënteren.

Wat vermeden moet worden

Vermijd om de definiëring en beeldvorming altijd door dezelfde persoon of subgroep te laten doen. Bijvoorbeeld wanneer een groep dit steeds door eenzelfde commissie laat doen, welke automatisch herkozen wordt en nooit verantwoording aflegt van de doelstellingen.

Hindernissen en Valkuilen

  • Te snel aannemen dat de probleemstelling duidelijk is
  • Te abstracte benadering van het probleem, te weinig betrokken op concrete situaties
  • Aannemen dat het probleem voor iedereen duidelijk is, zonder dit te checken

Hulpmiddelen goede aanpak

  • Deelproblemen van het hoofdprobleem middels vragen helder maken
  • Subgroepen samenstellen
  • Gezamenlijke discussie voeren

Stap 2 - Voorstellen voor verschillende Oplossingen

Het is belangrijk om in deze fase van alle groepsleden, bijvoorbeeld door brainstormen, zoveel mogelijk verschillende voorstellen voor oplossingen te verkrijgen.

Wat vermeden moet worden

Vermijd dat de voorzitter de groep vastpint op uitwerking van maar één enkele oplossing, waarvoor hij/zij van tevoren heeft gekozen of welke de (soms onbewuste) voorkeur heeft van de voorzitter.

Hindernissen en Valkuilen

  • Onvoldoende informatie
  • Gebrek aan ervaring
  • Ongunstige groepsgrootte
  • Te weinig aandacht voor sociaal emotionele aspecten in de groep
  • Beperking tot maar twee (polariserende) voorstellen

Hulpmiddelen goede aanpak

  • Schriftelijk vastleggen van alle voorgestelde ideeën
  • Extra informatie verstrekken
  • Subgroepen samenstellen
  • Veilig klimaat scheppen voor openheid en vrije meningsuiting van alle groepsleden
  • Inlassen van denkmomenten (stiltes) om individueel na te denken

Stap 3 - Bekijken en Toetsen voorstellen - Oordeelsvorming

In deze fase ligt het accent op nagaan welke van de voorgestelde ideeën en opties voor oplossingen het probleem daadwerkelijk op zouden lossen. De mogelijke oplossingen worden getoetst op basis van alle feiten en informatie die beschikbaar is. En tevens op basis van eerdere ervaringen, de mogelijke consequenties, de praktische uitvoerbaarheid, de belangrijkheid van het probleem en de houding van de groepsleden.

Wat vermeden moet worden

Vermijd dat de invloed van de voorzitter of een ander groepslid zo groot wordt, dat deze blokkeert dat een voorstel van zichzelf werkelijk getoetst zal worden. Anders geformuleerd: dat door tijdsproblemen, slecht leiderschap of machtspositie van bepaalde leden in de groep. de voorstellen niet kritisch genoeg getoetst worden.

Hindernissen en Valkuilen

  • Onvoldoende toelichting op de verschillende voorstellen
  • Voortijdige stemmingsprocedure
  • Eindeloze argumentatie van individuele leden over de voordelen van hun eigen voorstel
  • Voorstellen wegstemmen op grond van antipathie of persoonlijke motieven
  • Onvoldoende aandacht voor sociaal-emotionele processen in de groep

Hulpmiddelen goede aanpak

  • Open en veilig klimaat scheppen om ieder z'n mening te laten uiten
  • Inschakelen van terzake kundigen c.q. deskundigen
  • Verschillende voorstellen kernachtig samenvatten en op kwaliteit ordenen

Stap 4 - Kiezen van een oplossing - Besluitvorming

Bij deze stap wordt door de groep een oplossing of een combinatie van verschillende oplossingen gekozen, hetgeen ook vastgelegd moet worden.

Wat vermeden moet worden

Vermijd een eindeloze exploratie van alle 'als' en 'ja maar' en het om een besluit heen blijven draaien.

Hindernissen en Valkuilen

  • Onvoldoende oordeelsvorming
  • Gebrek aan helderheid over werkzaamheid en consequenties van de gekozen oplossing
  • Voortijdige stemming
  • Niet checken of er voldoende overeenstemming is bereikt
  • Identificatie van de voorstellen met personen

Hulpmiddelen goede aanpak

  • Open gespreksklimaat scheppen voor vrije meningsuiting van afzonderlijke groepsleden
  • Agendering van de bijeenkomst
  • Subgroepen samenstellen
  • Regelmatige samenvattingen van de discussie of bespreking
  • Checken van de overeenstemming, b.v. door een (opinie)vragenlijst of vragenrondes

Stap 5 - Planning en Uitvoering Besluit

Bij de vijfde stap, in de laatste fase van het besluitvormingsproces, dient een gedetailleerde planning opgesteld te worden voor de uitvoering van het genomen besluit. Hierbij is het nodig om grondig na te gaan wat de te verwachten gevolgen en moeilijkheden van de gemaakte keuze zouden kunnen zijn. Ook dient extra getoetst te worden of de gemaakte keuze adequaat is om het gestelde doel te bereiken. Bij de planning van de uitvoering dient het besluit nogmaals goed overdacht te worden. Soms blijkt dan dat het effectiever is om één van de voorgaande stappen nog eens over te doen.

Wat vermeden moet worden

Dat niemand de verantwoordelijkheid durft te nemen nu het aankomt op uitvoering.

Hindernissen en Valkuilen

  • Dat er geen overeenstemming kan worden bereikt
  • Dat het onduidelijk blijft wie voor welk aspect van de uitvoering verantwoordelijk is of zal zijn
  • Als alle verantwoordelijkheid voor de uitvoering op de schouders van één groepslid komt

Hulpmiddelen goede aanpak

  • Ruime tijd en aandacht voor goede feedback
  • Commentaar inventariseren van observatoren of deskundigen
  • Zorgvuldig en niet gehaast afwegen van het geheel
  • Evalueren van het gehele besluitvormingsproces
  • Opnieuw doordenken van alle beschikbare informatie
  • Scheppen van een veilig en open gespreksklimaat

Lees verder

© 2007 - 2017 Sila, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Vergaderen en besluitvormingArtikel over vergaderen en het in goede banen leiden van gesprekken. Informatie over de vergaderrollen en het inhoudelij…
Marketingplanning en strategieontwikkelingMarketingplanning en strategieontwikkelingPlanning en strategieontwikkeling vinden plaats op verschillende niveaus. We onderscheiden de concernstrategie, de onder…
Vergaderingen structureren via gespreksfasenVergaderingen structureren via gespreksfasenVergaderingen kunnen vaak uitlopen op langdurige, ongestructureerde en onproductieve situaties waar niemand iets aan hee…
Het STIP-model door Vos & SchoemakerHet STIP-model door Vos & SchoemakerHet STIP-model is een model ontwikkeld door Vos & Schoemaker in 2006. Het model geeft vier randvoorwaarden die gelden vo…
Hoe maak ik een planning en hoe houd ik me eraan?Plannen, een planning maken en vooral: je eraan houden. Een planning maken lukt vaak nog wel, maar de uitvoering gaat va…
Bronnen en referenties
  • Antons, K. Groepsdynamica in praktijk. Samsom: Sociale Culturele reeks
  • Remmerswaal, J. Groepsdynamica. Bloemendaal: Nelissen

Reageer op het artikel "Basisstappen besluitvormingsproces"

De infoteur van dit artikel heeft aangegeven wegens omstandigheden moeilijk of niet te kunnen reageren.
Reageren op het artikel of reageren op reacties blijft mogelijk, maar antwoord van de infoteur zal mogelijk uitblijven.

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Infoteur: Sila
Laatste update: 30-08-2007
Rubriek: Mens en Samenleving
Subrubriek: Sociaal
Bronnen en referenties: 2
Schrijf mee!