Besluitvorming en besluiteloosheid in groepen

Besluiteloosheid in groepen staat een adequate besluitvorming in de weg. Iedereen maakt binnen een overlegsituatie wel eens mee dat deelnemers binnen een groep geen besluiten kunnen nemen, of juist doortastend zijn en tot een snelle, adequate beslissing komen. Geen besluiten nemen, wijst op een inadequate werkwijze. Mogelijk moet er een snel of een moeilijk besluit genomen worden, hetgeen van invloed kan zijn op de beslissing of de hieruit voortvloeiende consequenties. Om te kunnen herkennen welke redenen er spelen is het prettig de symptomen te (onder)kennen en te weten op welke manieren besluitvorming tot stand komt bij het bereiken van overeenstemming of een compromis.

Besluiteloosheid en besluitvorming in groepen

Een groep, of het nu om een buurt-comité, ondernemersraad, bewonersoverleg, schoolraad of studenten-vereniging gaat, zal periodiek bezig zijn met het voorbereiden en nemen van besluiten/beslissingen. Zowel over belangrijke als minder belangrijke zaken zullen veelal beslissingen genomen moeten worden of overeenstemming bereikt. Er zijn vijf basis-stappen te onderscheiden die door een groep gevolgd dienen te worden om dit besluitvormingsproces te laten slagen. Het proces van besluitvorming kan soepel of moeizaam verlopen, maar ook vastlopen. Hoe hier meer om te gaan?

• Besluiteloosheid in groepen.
  
• Besluitvorming in groepen.
  

Besluiteloosheid in Groepen

Besluiteloosheid of het niet of moeizaam in staat zijn om besluiten te nemen in een groep, heeft te maken met een niet goed functionerende of inadequate werkwijze. Er zijn een paar algemene symptomen te noemen, die kenmerkend zijn voor besluiteloosheid in groepen.

Problemen in Groepen

Iedere groep is -bewust of onbewust- voortdurend bezig met besluiten nemen en problemen oplossen. Iedere groep wordt ook tijdens het werken aan groepstaken geconfronteerd met bepaalde interne problemen die belemmerend kunnen werken op het proces, de bezigheden en de prestaties. De drie meest voorkomende probleemgebieden zijn:

• Besluiteloosheid in groepen
• Onverschilligheid in groepen
• Conflicten in groepen

Besluiteloosheid in groepen - Algemene symptomen

Eerst worden de algemeen kenmerkende symptomen genoemd en vervolgens twee oorzaken met specifieke kenmerkende symptomen, namelijk te snel of een te moeilijk besluit moeten nemen en bang zijn voor de gevolgen of consequenties van de beslissing.

Algemene Symptomen Besluiteloosheid

• Angst voor de gevolgen of consequenties van een besluit.
• Belangenconflicten tussen groepsleden.
• Persoonlijke conflicten tussen groepsleden.
• Methodische fouten in de besluitvormingsprocedure.
• Gebrekkige of inadequate leiding in de besluitvormingsprocedure.

Symptomen besluiteloosheid - Te snel of te moeilijk besluit

Besluiteloosheid in de groep kan betekenen dat men te snel tot een besluit moet komen of dat het besluit te moeilijk is. Ook kan de groepscohesie te gering zijn of kan het liggen aan gebrek aan zelfvertrouwen van de groep.

Symptomen die dit type besluiteloosheid kenmerken

• Groep slaat door van het ene uiterste -te snel besluiten- naar het andere uiterste -tot geen enkel besluit- kunnen komen.
• Groepsleden komen bijna tot een besluit, maar aarzelen op het laatste moment.
• Groepsleden eisen telkens opnieuw een omschrijving van hele onbelangrijke details.
• Groep voert steeds sterker een abstracte en theoretische discussie.

Symptomen besluiteloosheid - Angst voor consequenties

De besluiteloosheid kan veroorzaakt worden doordat het probleemgebied waar de groepsleden een beslissing over moeten nemen te bedreigend is. Dit kan zijn vanwege onzekere consequenties, angst voor de reactie van andere groepen of uit angst voor mislukking van bepaalde afzonderlijke groepsleden.

Symptomen die dit type besluiteloosheid kenmerken

• Groep weet niet precies wat de beslissing inhoudt en wat de consequenties zijn.
• Meningsverschil over welke vraag men het nu werkelijk eens is geworden.
• Beslissing leek genomen, maar wordt uiteindelijk toch in twijfel getrokken.
• Groepsleden weigeren om de verantwoordelijkheid op zich te nemen.
• Er worden voortdurend pogingen gedaan om de beslissing ofwel aan de leider, ofwel aan een subgroep of instantie buiten de groep over te laten.

Besluitvorming in groepen

Een groep die haar doelstelling wil bereiken is continue bezig met anticiperen op en het nemen van besluiten. Over kleine en grote zaken, wezenlijke en triviale dingen, maar hoe dan ook moeten er telkens beslissingen genomen worden.

Er zijn verschillende manieren om tot een besluit te komen. Dit hangt mede af van de onderlinge verhouding tussen groepsleden, de machtsverhoudingen, eenstemmigheid of juist uiteenlopende visies en dergelijke. In de ene groepssamenstelling zal dit proces makkelijker verlopen dan in de andere. Soms loopt het besluitvormingsproces zelfs helemaal vast.

Besluitvorming in Groepen - Plops en Topic Jumping

Vastlopende besluitvorming

Het komt soms voor dat een groep vastloopt in het proces van besluitvorming en dan moeilijk of helemaal niet tot een besluit kan komen. Er zijn algemeen gesteld twee mechanismen aan te wijzen die hier van invloed zijn:

Plops - Natte sneeuw

Vastlopen van de besluitvorming door plops houdt in, dat wanneer een groepslid of groepsleden een voorstel doen, hier niemand op in gaat. In de groep dwarrelen de voorstellen dan als natte sneeuw, maar smelten onmiddellijk weer weg, omdat niemand er op ingaat. In recent samengestelde of nieuwe groepen doet deze situatie zich veelal voor, daar men in de beginfase geconfronteerd wordt met een scala aan problemen en dingen die nog uitgekristalliseerd moeten worden. Ook komt dit verschijnsel vaker voor in groepen waarin veel groepsleden eenzelfde of vergelijkbare machtspositie hebben, in een groep waarin een groepslid zich sterk agressief gedraagt of een groep waarin een of meerdere groepsleden er niet in slaagt om een voorstel duidelijk en helder te formuleren.

Topic Jumping - Hak op de tak

De besluitvorming in een groep kan ook bemoeilijkt worden, doordat er steeds overgesprongen wordt (van de hak op de tak) van het ene naar het andere issue. Doordat er steeds nieuwe gespreksonderwerpen aangedragen worden of omdat er niet ter zake doende informatie wordt aangedragen. Hierdoor raakt het eigenlijke probleem verduisterd en komt de groep in de verleiding om tot een oplossing te komen die niet veel te maken heeft met het oorspronkelijke onderwerp.

Diverse manieren van besluitvorming

Hoe worden besluiten in groepen dan wel genomen? Nader wordt ingegaan op de diverse manieren en aspecten die kunnen spelen bij het bereiken van overeenstemming en problemen die hierbij kunnen optreden.
Besluitvorming kan tot stand komen door:

Zichzelf het recht toeschrijven - Self-authorized decision

Hierbij meet een groepslid zich het recht toe om besluiten te nemen namens de gehele groep. Wanneer een beslissing op deze manier voorgesteld wordt, is her voor de groep als geheel vaak makkelijker om er mee in te stemmen dan om het af te wijzen. Zelfs als bepaalde groepsleden een andere mening hebben. Het komt er op neer dat het besluit tot stand komt omdat een aantal groepsleden afziet van hun rechten.

Vorming van een tweemansblok - The handclaps

Doordat twee groepsleden zich aaneensluiten en elkaar wederzijds steunen, komt het besluit tot stand. Veelal ontstaan dit soort besluiten zo plots dat het de rest van de groep verrast en overvalt. Hierdoor merken ze te laat dat ze er een nieuw probleem bij hebben gekregen, namelijk hoe ze nu moeten dealen met een machtsblok van twee

Kliekvorming - The clique

Hiervan is sprake wanneer meerdere groepsleden zich van tevoren al vastleggen op een bepaalde oplossing. Hoewel een vooraf opgestelde en vastgelegde oplossing niet perse negatief hoeft te zijn, brengt het vaak wel schade toe het onderlinge vertrouwen en de groepscohesie.

Meerderheidsbesluit - Majority rule

De beste weg lijkt die van de traditionele methode stemmen te zijn, waarbij de meerderheid wint. Toch blijft dan wel overeind dat -ondanks de stemmingsuitslag- de minderheid tegen het besluit blijft en mogelijk niet loyaal zal meewerken aan de uitvoering.

Onder druk zetten tegenstanders - We all agree, don't we

Wanneer een voorstel tot een besluit gepresenteerd wordt met: 'is er iemand tegen?', zullen er altijd een aantal groepsleden zijn die hun (tegengestelde) mening niet naar voren durven te brengen uit angst om weinig steun te zullen vinden. Zo kan een beslissing doorgedrukt worden, terwijl er maar enkele groepsleden echt mee instemmen en anderen niet de gelegenheid hebben gekregen om hun mening of visie naar voren te brengen. Ook de zin 'we zijn het er toch allemaal mee eens, nietwaar?' heeft dezelfde pressie effect.

Schijnbare eenstemmigheid - Unanimity

Een overeenstemming kan ook bereikt worden doordat de druk om zich te conformeren en mee te doen erg groot is. Er is dan sprake van schijnbare overeenstemming, wanneer de meeste groepsleden eigenlijk ontevreden zijn met het besluit, maar dit niet naar voren durven te brengen. Soms pakt dit mechanisme zo uit dat het besluit in de praktijk dan toch niet uitgevoerd wordt, bijvoorbeeld als of omdat de groepspressie verdwenen is.

Werkelijke overeenstemming - Consensus

Werkelijke overeenstemming vindt plaats als het besluit pas wordt genomen, nadat alle groepsleden de mogelijkheid hebben gekregen om het probleem uitvoerig van alle kanten te kunnen bekijken. Op deze wijze zijn dan tenslotte alle groepsleden het erover eens dat het gekozen besluit het beste is binnen de gegeven opties. Ook zullen degenen die het er misschien niet echt helemaal mee eens zijn, het besluit steunen en uitvoeren (in ieder geval op voorlopige basis), omdat ze tijdens het proces van besluitvorming voldoende gelegenheid hebben gekregen om hun mening en visie naar voren te brengen.