Vergaderingen structureren via gespreksfasen

Vergaderingen kunnen vaak uitlopen op langdurige, ongestructureerde en onproductieve situaties waar niemand iets aan heeft. Om dit te voorkomen is het verstandig om in duidelijke structuren te werken, waarbij ook de onderwerpen die aan de orde komen in de vergadering duidelijk gestructureerd behandeld moeten worden. Hierdoor worden betere oplossingen gekozen in kortere tijd. Het werken met gespreksfasen, volgens het BMB model is een goede manier om onderwerpen te structureren.

Het leiden van een vergadering

Er zijn verschillende modellen opgesteld om een vergadering effectief te laten verlopen. De behandeling van de onderwerpen van een vergadering kunnen via een van deze modellen gestructureerd worden, waarbij een optimale behandeling van het onderwerp verzekerd wordt.

BMB-model

Voor het structureren van de behandeling van een gespreksonderwerp wordt vaak het BMB-model gebruikt. BMB staat hierbij voor de drie fasen van een gesprek; de gespreksfasen. Deze zijn:

• Beeldvorming
• Meningvorming
• Besluitvorming

Met het doorlopen van deze gespreksfasen wordt er een duidelijke structuur aangehouden welke intuïtief goed gevolgd wordt. Een nadeel van deze methode is wel dat het enigszins onwennig kan zijn als ermee begonnen wordt; na enige oefening of ervaring met het model loopt het echter vloeiend en wordt de behandeling van een onderwerp verkort doordat onnodige afdwalingen bijvoorbeeld minder voorkomen.

Beeldvorming

Een agendapunt dat wordt ingebracht in een vergadering dient eerst van de juiste beeldvorming voorzien worden, alvorens hier daadwerkelijk over gediscussieerd kan worden. Het beste kan dit geschieden door de persoon die het onderwerp heeft aangedragen in de vergadering. Belangrijk bij deze fase is dat iedereen in de gelegenheid is om het beeld aan te vullen en dat men hier voldoende vragen ter verduidelijking stelt. Als dit niet gebeurd, zorgt dit voor problemen in de latere fases.

Voor de gespreksleider, of voorzitter, ligt hier een zware taak. Vaak hebben deelnemers de neiging om zo snel mogelijk al te gaan discussiëren terwijl de beeldvormingsfase nog niet is afgerond. Het is dan ook zaak om dit af te kappen en te benoemen dat men nog bezig is met het vormen van een beeld van het onderwerp. Een korte samenvatting van het beeld kan de beeldvormende fase duidelijk afronden en daarbij de juiste grond vormen voor de volgende fase.

Meningsvorming

In deze fase komt de discussie tussen voorstanders en tegenstanders los; voor de voorzitter of gespreksleider is het hierbij zaak om alle voordelen en nadelen duidelijk bij te houden; dit is nodig voor de volgende fase. Zorg daarbij ook dat de meningsfase ook zo gestructureerd mogelijk verloopt. Stel bijvoorbeeld met elkaar vast wat de belangrijkste doelen zijn of voorwaarden zijn van het onderwerp.

Besluitvorming

Dit is de laatste fase; de voordelen en nadelen zijn al opgetekend en de doelen/voorwaarden zijn bekend. Hier gaat het om het nalopen van de voordelen en nadelen in de juiste prioriteiten om vervolgens een zo breed mogelijk gedragen oplossing te vinden. Uiteindelijk zal de voorzitter of de gespreksleider hierin de laatste beslissing moeten nemen. Zorg wel dat de oplossing op een goede manier geformuleerd wordt; anders is de gehele behandeling van het onderwerp verspilde tijd. Het hanteren van een SMART format voor de uiteindelijke oplossing is bijvoorbeeld een handig middel hiervoor. Zorg ook dat iemand verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van de oplossing en de bewaking van de oplossing.