Beslismethoden in een groep

Groepsbeslissingen: het gaat lang niet altijd vanzelf. Veel informatie wordt gedeeld, maar niet alle informatie wordt gehoord. Bepaalde informatie krijgt een voorkeursbehandeling, namelijk die informatie die past bij voorgaande informatie of eerder ingenomen standpunten. Verschillende groepsleden kunnen niet altijd met elkaar opschieten, kennen elkaars culturele achtergrond niet en weten niet goed hoe anderen communiceren. Toch kunnen groepen over het algemeen betere beslissingen nemen dan individuen. Hierbij komen onder andere beslisprocedures aan de orde. Wat zijn deze en hoe bevorderen ze het nemen van een groepsbeslissing?

Beslismethoden

Groepen op verschillende manieren beslissingen nemen, bijvoorbeeld door de meerderheid te volgen of juist de leider. Elk groepslid moet daarbij effectief te werk gaan. Van een effectief groepslid mogen we verwachten dat hij voldoende inzicht heeft in de verschillende beslismethoden om te kunnen kiezen welke de aangewezen methode is in bepaalde condities, zoals:

• De aard van het te nemen besluit
• De hoeveelheid tijd en middelen
• De voorgeschiedenis van de groep
• Het karakter van de opdracht waaraan gewerkt wordt
• Het klimaat dat de groep wil creëren
• De aard van de omstandigheden waarin de groep werkt

Beslismethode 1: De autoriteit neemt de beslissing, zonder overleg

De leider, manager of autoriteit neemt in dit geval de beslissing zonder anderen te raadplegen. Het is zeer geschikt bij eenvoudige routinebesluiten en het kost weinig tijd. Ook werkt deze methode goed als de groepsleden verwachten dat de leider een beslissing neemt en wanneer groepsleden zelf niet de nodige informatie en vaardigheden hebben om het besluit te kunnen maken. Toch is deze beslismethode niet effectief. De leden die moeten handelen naar de genomen beslissing, begrijpen deze niet altijd of weten niet hoe ze het ten uitvoer moeten brengen. Ook kunnen ze het oneens zijn met de beslissing en daarom het weigeren uit te voeren. Bovendien kan er ook een gebrek aan betrokkenheid spelen.

Voordelen

• Sluit direct aan bij de behoeften van de leiding
• Kost weinig tijd
• Effectief als anderen niet de ‘know-how’ hebben om de beslissing te nemen

Nadelen

• Het is niet altijd wenselijk dat één individu de beslissing neemt
• De voordelen van groepsinteracties gaan verloren
• Er kan weinig betrokkenheid zijn voor het uitvoeren van de beslissing of zelfs leiden tot sabotage (wat de effectiviteit van de groep ondermijnt)
• De mogelijkheden van andere groepsleden blijft onbenut

Methode 2: Een deskundig groepslid beslist

Naast een autoriteit, kan de groep ook een deskundige laten beslissen. Deze deskundige kiezen zij zelf en hangt dus ook af van het onderwerp. Deze expert buigt zich over het vraagstuk, maar overlegt niet met de groepsleden. Hij vertelt de groep wat er moet gebeuren. Dit is een zeer bruikbare beslismethode wanneer een groepsdiscussie niets toevoegt aan de diepgaande expertise. Ook kan het gebruikt worden als er weinig actie van leden gevraagd wordt.

Voordelen

• Kost weinig tijd
• Effectief als anderen de ‘know-how’ niet hebben

Nadelen

• Hoe bepaal je wie de expert is? Vaak is dit degene die de meeste invloed is en bestaat er dus een verkeerd beeld van deskundigheid
• De voordelen van de groepsinteractie gaan verloren
• Er kan weinig betrokkenheid zijn voor het uitvoeren van de beslissing of zelfs leiden tot sabotage (wat de effectiviteit van de groep ondermijnt)
• De mogelijkheden van andere groepsleden blijft onbenut

Methode 3: De gemiddelde mening

Bij de gemiddelde mening als beslismethode wordt elk groepslid afzonderlijk naar zijn mening gevraagd en wordt er vervolgens een ‘gemiddelde’ gemaakt van deze meningen. Hierbij inventariseert één persoon alle meningen en hebben de groepsleden onderling geen contact. Individuele fouten en extremen worden zo geneutraliseerd, echter kan op deze manier deskundige, extreme informatie van de hand gedaan worden – minder geïnformeerde groepsleden kunnen informatie van de deskundige tenietdoen. Deze methode is effectief als de groepsleden moeilijk bij elkaar te brengen zijn en er weinig tijd is voor groepsoverleg.

Voordelen

• Kost weinig tijd
• Effectief als er geen betrokkenheid voor de beslissing nodig is
• Geschikt voor eenvoudige routinebesluiten

Nadelen

• De voordelen van de groepsinteractie gaan verloren
• Er ontstaat geen betrokkenheid voor het uitvoeren van de beslissing
• Onopgeloste conflicten en controverses kunnen de effectiviteit van de groep negatief beïnvloeden
• De mening van de expert kan tenietgedaan worden door de gemiddelde mening

Methode 4: Een autoriteit neemt de beslissing na overleg met de groep

In bedrijven doen dit soort situaties zich veel voor. Het is duidelijk wie de besluiten neemt (de chef of manager). Er wordt een groepsbijeenkomst (vergadering) georganiseerd en de leider neemt de standpunten in overweging. Uiteindelijk maakt hij zelf de beslissing. Over het algemeen geldt dat die beslissing beter wordt naarmate de leider beter luistert naar de groepsdiscussie. Deze beslismethode kan zorgen voor onderlinge competitie: mensen willen de beste argumenten brengen of de leider naar de mond praten. Hierdoor ontstaat alsnog geen goede informatie voorziening.

Voordelen

• Benut de voordelen van de groep iets meer dan methode 1, 2 en 3
• Meer informatievoorziening voor de leider dan methode 1, 2 en 3

Nadelen

• Er ontstaat geen betrokkenheid voor het uitvoeren van de beslissing
• Onopgeloste conflicten en controverses kunnen de effectiviteit van de groep negatief beïnvloeden
• Kan leiden tot onderlinge competitie
• Kan leiden tot de leider naar de mond praten

Methode 5: Minderheidsbesluiten

Bij deze beslismethode nemen twee of meer leden van de groep, maar minder dan 50% van de groep, de beslissing. Dit kan bijvoorbeeld als er een comité is opgezet die de beslissingen voor de groep neemt. Ook kan dit via een minder legitieme manier: als de beslissing wordt opgedrongen. Dit kan bijvoorbeeld door snel een beslissing op tafel te gooien en anderen te verrassen met “Niemand bezwaar?” gevolgd door een snelle “Goed, dan doen we het zo”. Andere groepsleden krijgen hierdoor amper tijd om na te denken en hun zwijgen wordt opgevat als instemming. Helaas zorgt ook deze manier van besluiten voor weinig betrokkenheid bij de uitvoering door de meerderheid. Zij hadden immers geen stem in de beslissing. Deze manier kan effectief zijn als er veel beslissingen genomen moeten worden, maar dan wel beslissingen waarbij betrokkenheid en steun van anderen maar in kleine mate nodig is.

Voordelen

• Kan gebruikt worden als niet alle groepsleden aanwezig zijn
• Snelle methode om meerdere beslissingen te nemen
• Effectief als er weinig steun en betrokkenheid van anderen nodig is

Nadelen

• De voordelen van de groepsinteractie gaan verloren
• Maakt geen gebruik van de mogelijkheden van veel groepsleden
• Er ontstaat geen betrokkenheid voor het uitvoeren van de beslissing
• Onopgeloste conflicten en controverses kunnen de effectiviteit van de groep negatief beïnvloeden

Methode 6: Meerderheidsbesluiten

Deze beslismethode is de meest gebruikte methode; bijna een ritueel. Bij deze methode vindt er overleg plaats totdat minimaal 51% het eens is geworden over het besluit. Hierbij is er meer draagkracht voor de beslissing dan bij de vorige methoden, maar toch heeft ook de minderheid hier nog steeds invloed. Deze methode is dan ook alleen effectief als niet alle groepsleden zich betrokken hoeven te voelen bij de beslissing.

Voordelen

• Bruikbaar als er onvoldoende tijd is om consensus te bereiken
• Er hoeft niet eindeloos gediscussieerd te worden; de discussie kan worden afgesloten

Nadelen

• Leidt vaak tot vervreemding van de minderheid (leidt tot minder effectiviteit van de groep)
• Mogelijk gaan relevante middelen van veel groepsleden verloren
• De volledige inzet voor de beslissing blijft achterwege
• Een deel van de voordelen van de groepsinteractie gaan verloren

Methode 7: Consensus

De effectiefste manier van de beslismethodes is om consensus te bereiken in de groep. Dit kost ook de meeste tijd en energie. Consensus betekent dat iedereen met het besluit instemt, oftewel unaniem besluitvorming. Hierbij is het belangrijk dat iedereen het idee heeft dat iedereen gelijke mate van invloed heeft om anderen te beïnvloeden. Ook moet er voldoende tijd zijn voor groepsleden om van opvattingen en gedachten te wisselen. Groepsleden moeten hun meningsverschillen in een bepaald perspectief zien: als een mogelijkheid om aanvullende informatie in te winnen, om vraagstukken verder te verduidelijken en om de groep te motiveren naar betere oplossingen te zoeken.

Om consensus te bereiken zijn er een aantal richtlijnen:

• Zoek de verschillen van mening op
• Zet je eigen standpunt zo duidelijk en logisch mogelijk uiteen
• Analyseer de andere standpunten kritisch
• Stimuleer de andere groepsleden om hun visie zo goed mogelijk te presenteren en verdedigen
• Verander van mening als je door logische argumenten op andere gedachten wordt gebracht (en niet vanwege het vermijden van conflicten)
• Vermijd conflictreducerende procedures (een van de andere methodes)
• Zorg ervoor dat het vinden van de beste oplossing het uiteindelijke doel is (er is geen sprake van winnen of verliezen)

Voordelen

• Alle leden voelen zich betrokken bij de beslissing
• Leidt tot vernieuwende en creatieve besluiten van hoge kwaliteit
• Alle mogelijkheden van de groepsleden worden benut
• De besluitvaardigheden van de groep nemen toe
• Effectief bij belangrijke en complexe besluiten, waarbij betrokkenheid van alle groepsleden belangrijk is

Nadelen

• Kost veel tijd en psychische energie
• Vereist veel vaardigheden van groepsleden (bijvoorbeeld luisteren, communiceren, overreden)
• Er is vaak tijdsdruk en dat ondermijnt deze beslismethode