Spreken in het openbaar: een stappenplan voor een speech

De meeste mensen vinden het verschrikkelijk om iets voor een groep te moeten zeggen. Op internet gaat het verhaal rond dat de meeste mensen banger zijn om te spreken in het openbaar dan voor de dood. Hoewel dat niet helemaal klopt, geeft het wel aan dat spreken in het openbaar lang niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Soms ontkom je er niet aan: je wordt gevraagd een speech te houden op een bruiloft of jubileum of iets te zeggen op een begrafenis. Of je moet iets vertellen op je werk of school. Deze tips kunnen je houvast geven om een goede speech of korte presentatie te houden. Het maken van een goede speech of presentatie bestaat uit drie fasen:

• Fase 1: Voorbereiden
• Fase 2: uitwerken
• Fase 3: Bijna klaar: Een laatste blik en oefenen!

Fase 1: Voorbereiden

Voordat je een speech of presentatie gaat bedenken is het belangrijk om na te denken over de gelegenheid, je publiek en jouw rol in het geheel. Dit kan je soms helpen om te relativeren: een geslaagde trouwerij hangt niet af van jouw speech. Maar het helpt ook om doelgericht een goede speech te schrijven. We kennen allemaal voorbeelden van mensen die een verhaal houden dat niet aansluit bij het publiek. Dat gaat jou niet gebeuren als je de volgende stappen neemt:

Stap 1. Waarom ik?

Eerst is het belangrijk goed helder te hebben wat jouw rol is in de gelegenheid. Waarom ben je gevraagd? Heb je een speciale relatie met het onderwerp, het feestvarken of het project? Als het je niet duidelijk is, vraag het desnoods na. Schrijf op waarom juist jij deze speech of presentatie gaat houden, en wat men dus blijkbaar van je verwacht. Bijvoorbeeld:

Gerrit is gevraagd een speech te houden op het huwelijk van zijn broer. Men verwacht dat hij door zijn familieband wat leuke anekdotes kan vertellen en dat hij de gelegenheid om zijn broer publiekelijk het beste te wensen zal waarderen.

Of: Hakim is projectleider op de bouw. Bij de oplevering van een gebouw wordt hem gevraagd kort iets te zeggen over het bouwproces. Hij wordt gevraagd omdat hij inhoudelijk betrokken is. Men verwacht dus dat hij vanuit zijn betrokkenheid en expertise iets kan vertellen.

Bij het uitwerken van je speech of toespraak probeer je aan te sluiten bij deze verwachting.

Stap 2. Wat is je doel?

In de rhetorica – de leer van het spreken – heb je verschillende doelen: leren, behagen en emotioneel bewegen. Ga na wat je wilt bereiken. Wil je kennis overbrengen? Mensen vermaken of een gevoelige snaar raken? Hierbij sluit je aan bij wat je in de eerste stap hebt ontdekt. Wat verwacht men van je en waarom ben jij gevraagd? Bijvoorbeeld:

Op een informatieavond van de basisschool De Harlekijn moet aan de ouders worden uitgelegd welke lesmethoden worden gebruikt en op welke manier zij hun kinderen kunnen inschrijven. Dit leent zich voor een informerende presentatie.

Of: Tijdens een jubileum krijgen familie en vrienden de tijd om een kort woordje te zeggen. Het doel is om te vermaken en eventueel emotioneel te bewegen.

Stap 3. Wat is het publiek?

Het is belangrijk je speech of presentatie aan te passen aan de mensen die komen. Wat is hun niveau? En wat hebben ze met elkaar gemeen? Waarom zijn zij eigenlijk gekomen? Probeer je dit voor te stellen. Als je weet wie er komt, schrijf dan één of twee namen op. Als je straks je tekst hebt uitgewerkt, kun je hem doorlezen met deze personen in het achterhoofd. Dit helpt je om te kijken of je speech leuk, saai of juist ongepast is. Bijvoorbeeld:

Op een ingelaste vergadering op het werk worden de laatste kwartaalcijfers toegelicht. Het gaat hier om directe collega’s die geïnformeerd willen worden.

Of: Tijdens een begrafenisceremonie worden een paar mensen aan het woord gelaten om iets te vertellen over de overledene. Het publiek bestaat hier uit vrienden, familie en collega’s van de overledene die geroerd, bemoedigd of getroost willen worden.

Fase 2: uitwerken

We kennen allemaal de spreektijgers, de mensen die voor de vuist weg kunnen speechen en er nog mee wegkomen ook. Daarbij lijkt iemand die een blaadje tekst gebruikt al snel minderwaardig. Laat je hier niet door ontmoedigen: een goed voorbereidde uitgeschreven speech of presentatie kan uitstekend zijn! De meeste mensen kunnen niet spontaan een voordracht uit hun mouw schudden. Met een goede voorbereiding en een uitgeschreven tekst kun jij ook een geslaagde speech of presentatie houden!
Een goed opgebouwde presentatie of speech bestaat uit drie delen; een inleiding, een middenstuk en een afsluiting. Het werkt het beste om ze uit te schrijven. Op die manier ontdek je of je ideeën helder genoeg zijn om door te geven. Werk de volgende drie stappen door om ze uit te werken:

Stap 4. Inleiding

Niet alleen voor jou is het spannend, voor andere mensen is het ook zoeken. Misschien ben je de vierde spreker al, of is er net een emotionele mededeling geweest. Mensen willen graag duidelijkheid. Er staat iemand op, wat gaat er gebeuren, wat kan ik verwachten? Die duidelijkheid ga jij ze geven, en daar zijn je luisteraars je dankbaar voor!

Stel jezelf voor. Vertel kort wie je bent, en wat je relatie is met het onderwerp van de bijeenkomst. Vertel daarna in het kort wat je gaat doen. Bijvoorbeeld:

Goedemiddag, zoals jullie misschien weten ben ik Jan de Boer. Als naaste collega ben ik gevraagd wat te vertellen over Marianne, die vanaf vandaag door het leven mag gaan als Marianne den Heijer…

Of: Beste mensen, fijn dat jullie gekomen zijn! Het is goed om te zien dat zoveel mensen betrokken zijn bij hun wijk! Mijn naam is Saïda Alaoui, ik ben wijkmanager en vanavond mag ik jullie informeren over de plannen van de gemeente om de groenstroken in deze wijk opnieuw aan te leggen.

Schrijf een korte inleiding uit. Door het op papier te zetten heb je houvast, je kunt altijd nog besluiten om er van af te wijken.

Stap 5. Middenstuk

Gebruik een hulpmiddel

Dit is het eigenlijke deel van je presentatie of speech. Gaat het om een informerende speech? Overweeg dan PowerPoint-slides, een flap-over, whiteboard of iets dergelijks te gebruiken. Dat heeft als voordeel dat de aandacht wat van je persoon wordt afgeleid. Je kunt als het ware naast je onderwerp gaan staan, en vervaagt wat uit beeld. Ook heb je iets in handen, als is het maar een stift. Ook bij speciale gelegenheden kun je van deze truc gebruik maken. Je kunt bijvoorbeeld een foto van de jubilaris, het onderwerp, of iets dergelijks. laten projecteren. De aandacht zal automatisch ook naar de projectie uitgaan.

Bedenk verhalen

Gaat het erom te vermaken of te vervoeren, bedenk dan een aantal verhalen die met het onderwerp te maken hebben. Jij bent gekozen om te speechen, dus men heeft de verwachting dat jij wat kunt vertellen. Dat zullen ze toch niet voor niets denken? Vraag desnoods iemand die dicht bij je staat welke verhalen je regelmatig aan hem of haar over dit onderwerp hebt verteld. Probeer in eerste instantie zoveel mogelijk verhaaltjes te bedenken. Beoordeel ze nog niet! Schrijf ze kort op, liefst in één zin. Dit geeft jou straks de gelegenheid om later te selecteren. Belangrijk bij het verzinnen van deze verhalen is: hou het bij jezelf en vertel alleen wat je zelf gelooft of waar je zelf achter staat. Bluf werkt niet, tenzij je een echte professional bent.

Als mensen het onderwerp zijn, kunnen de volgende vragen helpen om anekdotes te bedenken:

• Wanneer hebben jullie elkaar ontmoet?
• Welke gelegenheid herinner je je het best?
• Waar hebben jullie het samen nog wel eens over?
• Hebben jullie ooit iets samen gedaan wat mensen niet weten?

Bij zaken kun je het volgende bedenken:

• Wanneer het je voor het eerst met (…) te maken gehad?
• Wat boeit jou in (…)?
• Wanneer heb je je voor het eerst ingezet voor (…)?
• Hoe lang ben je al betrokken bij (…)?
• Welke feitjes zijn niet zo bekend over (…)?

Selecteer verhalen

Kies, afhankelijk van je tijd dat de speech mag duren, één of twee verhalen uit om verder uit te werken. Maak niet de fout om teveel verhalen te vertellen, dat is verwarrend en vervelend voor het publiek en jezelf. Het is het mooist als de verhalen wat met elkaar te maken hebben, bijvoorbeeld een thema, of situatie. Zorg wel dat de verhalen passend zijn voor de gelegenheid. Bij een trouwerij is een licht gênant verhaal leuk, bij een begrafenis niet.

Iedere anekdote bestaat normaal gezien uit een vraag of probleem, uitwerking en ontknoping. Hierbij is de ontknoping het belangrijkst! Probeer bij een verhaaltje eerst ieder element in een zin samen te vatten. Bijvoorbeeld:

Vrienden of familie:

• Vraag of probleem: Ellen was haar portemonnee kwijt
• Uitwerking: We hebben samen lang gezocht, de politie gebeld en zelfs voorbijgangers gevraagd.
• Ontknoping: Uiteindelijk bleek hij toch in haar tas te zitten!

Collega’s:

• Vraag of probleem: Jan werd eens geconfronteerd met een woedende klant.
• Uitwerking: Jan bleef rustig en praatte met de klant, terwijl ik er zelfs over dacht de politie te bellen!
• Ontknoping: Jan kalmeerde de klant en kon hem uiteindelijk helpen. De klant heeft later zelfs zijn excuses aan ons aangeboden!

Nu heb je de hoofdstructuur van je anekdotes uitgewerkt. Mooi! Nu heb je details nodig om het wat mooier en smeuïger te maken. Hoe lang was het geleden? Speelde er een andere gebeurtenis rond die tijd? Wie waren erbij? Waar was het? Probeer zoveel mogelijk details aan te vullen. Geef ook aan wat je er zelf bij voelde, dat vinden je luisteraars vaak leuk!

Afsluiten

Als je genoeg details hebt, kun je nadenken over het einde van het middenstuk. Je keert weer terug naar het doel van je speech of presentatie. Dat doe je met een signaalzin of signaalwoord, waar je extra nadruk op legt. Een grapje is leuk maar hoeft niet. Je gebruikt woorden als: Kortom, dus, zo, samenvattend, of je spreekt nog even de jubilaris of het bruidspaar aan. Voorbeelden:

• Dat was typisch John zoals ik hem kende!
• En zo kan ik nog wel meer vertellen. Maar dat mogen jullie haar zelf vragen…
• Zo is in de loop der jaren onze vereniging behoorlijk actief geweest!

Stap 6. Afronding

Nu de eigenlijke speech is geweest, is het tijd voor de ontknoping. Waar werk je naar toe? Wat wil je het publiek meegeven? Of de laureaat, het bruidspaar, de vereniging, je collega’s? Wat is het belangrijkst? Daar sluit je mee af. Je gebruikt hierbij de verwachting die we in stap 1 hebben gevonden.

Gebruik een strategische stilte, waarin je bijvoorbeeld een slokje water neemt, je bril poetst, de draad van de microfoon opzij schopt, even naar de geprojecteerde foto of de presentatie kijkt, een traan wegslikt, verzin het maar. Zo bouw je een verwachting op, we zijn er bijna! Tip: Je kunt op je tekst best aangeven dat je een stilte wilt hebben, dat doen professionele sprekers ook!
Het is belangrijk om een signaalwoord of -zin te gebruiken bij deze overgang. Dat is iets waarmee je laat zien dat je bijna klaar bent. Zoals:

• Ik wil het nu afronden, maar voor ik dat doe (...)
• Het was een lange tijd, maar (...)
• Ik ben blij dat ik hier nu mag staan om (...)
• Genoeg gepraat nu, tijd voor (...)
• Terug naar vandaag!

Nu ga je terug naar het doel van je optreden: Je geeft een wens door, je feliciteert iemand, je herhaalt de belangrijkste informatie of je conclusie. Het leukst is het als je terugkomt op een van je verhalen. Bijvoorbeeld:

Nou Tanja, je weet waar je aan begint, dus ik zal het hierbij laten. Jan en Tanja, van harte gefeliciteerd! Ik wens jullie een gelukkige tijd samen toe.
Of: Zeven jaar Ellen, dat is tegenwoordig een lange tijd om collega te zijn. Ik zou nog meer kunnen vertellen, maar dat zal ik jou en de collega’s niet aandoen. Ik ken je als een fijne, hardwerkende en hartelijke collega. Ik wens je het allerbeste toe in je nieuwe functie!

Fase 3: Bijna klaar: Een laatste blik en oefenen!

Stap 7: Nakijken

Als je alle stappen tot nu toe hebt overlopen, heb je je speech ongeveer uitgeschreven. Je kunt het nu het beste even laten liggen, als je tijd hebt. Zo neem je wat afstand. Dat heb je nodig om goed naar je tekst te kijken.

Het is belangrijk dat je teruggaat naar je publiek in stap 1. Je neemt de personen in gedachten waarvan je weet dat ze gaan komen. Lees het stuk met hun ogen. Maak eventueel een paar correcties, of las een grapje in waarvan je weet dat die persoon daar om kan lachen. Laat je echter niet te sterk van je stuk brengen: vaak is een publiek heel divers, en zal iedereen zich wat anders van je speech herinneren. De belangrijkste vraag is: gaat het publiek snappen wat ik heb verteld?

Je kunt eventueel je tekst door iemand laten nalezen die je vertrouwt. Dan neem je echter ook het risico dat die ander veel aanmerkingen heeft. Je kunt dus het beste iemand kiezen die het publiek kent wat je toe gaat spreken.

Ten slotte moet je jezelf de vraag stellen: voldoe ik hiermee aan de verwachting en mijn rol die ik in bij stap 1 heb opgeschreven? Wees hier ook weer niet te perfectionistisch; de mensen hebben meer aan hun hoofd, jij bent niet het middelpunt van de avond. Zolang je geen verfbommen gaat gooien zullen mensen na tien minuten weer met iets anders bezig zijn.

Stap 8: Oefenen

Fijn! Je hebt je tekst uitgeschreven, en het voldoet ongeveer. Dan mag je nu gaan oefenen. Dat klinkt niet leuk, maar het is essentieel!

Je begint met het voorlezen van je tekst, hardop! Op die manier kun je wennen aan je eigen stemgeluid. Je kunt overwegen het op te nemen, dan schrik je niet zo als je versterkt wordt. Wordt je niet versterkt, dan is het verstandig om te oefenen met luid voordragen. Neem ook de tijd op, zo weet je hoeveel tijd je speech inneemt. Probeer tijdens het oefenen ook af en toe omhoog te kijken, richting het publiek. Zo oefen je om ‘los van het papier’ te komen. Om te vinden waar je vandaan kwam, helpt het om je speech in paragrafen op te delen met enters ertussen, of met tussenkopjes te werken.

De meest gemaakte fout is dat mensen snel gaan praten. Probeer dat te voorkomen door iets langzamer te praten dan je gewend bent. Mensen hebben dat vaak nodig om je te volgen.

Je zult zien dat je tijdens het oefenen nog wat correcties wilt maken. Sommige dingen werken namelijk wel op papier, maar niet als je ze uitspreekt. Dat is mooi, je slijpt zo je presentatie. Maar gooi het niet helemaal om!
Oefen het minimaal twee of drie keer. Als je goed bent in het uit je hoofd leren van een tekst, kun je proberen dat te doen. Ook kun je proberen met steekwoorden te werken in plaats van een volledig uitgeschreven tekst. Het voordeel is daarmee dat je goed kunt kijken naar je publiek. Dat is een kwestie van voorkeur, je kunt het beste even uitproberen wat jou het beste ligt. Een leuke speech die van papier wordt voorgedragen, heeft altijd de voorkeur boven een rommelige speech zonder papier.

Stap 9: Uitvoeren

Ben je onbekend met het publiek, of vind je het toch nog erg spannend? Vraag dan van tevoren of je voorgesteld kan worden door de ceremoniemeester, tafelheer, je teamleider of wie er dan ook de gelegenheid leidt. Dit geeft jou de gelegenheid even aan je podium te wennen. Neem er de tijd voor, kijk glimlachend de zaal rond terwijl je wordt voorgesteld, draai je bovenlijf mee met je kijkrichting, dit versterkt het gevoel van aandacht bij het publiek. Zo kan het publiek ook aan jou wennen. Je hoeft jezelf niet meer te bewijzen aan het publiek; het ijs wordt voor je gebroken.

Blijf je last van zenuwen houden, zeg dit dan ook tijdens de voordracht. Voor jou lucht het op en voor de ander breekt het ijs!
Maak markeringen in je tekst voor pauzes of momenten waarop je even de zaal in wilt kijken. Hier kun je de overgangen tussen onderdelen van je speech ook mooi voor gebruiken.

Kies een paar mensen uit die vriendelijk kijken en concentreer je om de beurt op één van hen. Wissel dit om de beurt af. Zo slepen zij je de speech door.