Zo communiceer je een moeilijke boodschap
Een vervelende mededeling, slecht nieuws of een moeilijk onderwerp. Hoe brengen we zo'n lastige boodschap. Soms is het verstandig het moeilijke bericht zo snel en duidelijk mogelijk te brengen. In een andere situatie kunnen we ons doel voorbij streven door al te direct te zijn. Dan kunnen we beter een gunstig moment afwachten en/of de vervelende informatie diplomatiek verpakken.Slechtnieuwsgesprek
In het algemeen geldt dat echt slecht nieuws maar zo snel en duidelijk mogelijk wordt gebracht. Als je toch de laan wordt uitgestuurd, laat je manager het dan maar gelijk zeggen. Als je been gebroken is, heb je er ook niets aan dat de arts er om heen draait. Er zijn echter legio situaties, dat het verstandiger is de boodschap iets te verpakken en/of te wachten met de lastige mededeling totdat zich een geschikt moment voordoet. Dus pas het ijzer smeden als het heet is.Wanneer doen we de voorzichtige benadering
Veelal gaat het dan om vervelende mededelingen in de relationele sfeer, zoals koper/verkoper, chef/ondergeschikte. Maar ook relaties tussen leden van een vereniging, collega’s, familie, buren willen we niet bederven door al te hard over te komen bij gevoelige problemen. En als we aan anderen vertrouwlijke informatie willen ontfutselen werkt de directe vraagstelling meestal ook niet.Hoe vervelende boodschap of lastige vraag verpakken
Allereerst natuurlijk door goed op onze woordkeuze te letten en waar mogelijk verzachtende woorden te gebruiken, want:- vreemd ruiken klinkt nu eenmaal anders dan stinken
- salarisaanpassing is iets minder schokkend dan salarisverlaging
- grote uitdaging klinkt minder pessimistisch dan groot probleem
Als je een collega speciaal wilt spreken omdat er een klacht over hem is, komt dat natuurlijk nogal hard aan. Als dat niet de bedoeling is breng het dan liever ter sprake als je elkaar toevallig toch een keertje spreekt over iets anders. Als je iets vertrouwelijks te weten wilt komen van een zakenrelatie, heb je veel meer kans door eerst een ander onderwerp aan te snijden. De kans is dan groot dat hij ook vragen heeft. En in het ritme van vraag en wedervraag, doet zich vast wel een mooi moment voor dat onze belangrijke vraag minder hard aankomt.
Het venijn zit dikwijls in de staart
Het beste moment om een probleem of lastige vraag ter sprake te brengen is nadat we eerst een ander relatief makkelijk onderwerp hebben afgehandeld. Is het geen telefoongesprek maar een mondeling onderhoud, dan kunnen we zelfs nog wachten tot onze gesprekspartner al is opgestaan om te vertrekken, om zodoende te suggereren dat het eigenlijk helemaal niet zo belangrijk is.Indien u zelf het lijdend voorwerp bent
Realiseert u zich bovenstaande tactiek wanneer u zelf in de situatie bent dat u door een ander wordt geraadpleegd. Als men meer dan een onderwerp aansnijdt vormt de eerste vraag (of mededeling) vaak slechts de opmaat naar datgene dat vervolgens ter sprake wordt gebracht. Het eerste onderwerp is in veel gevallen niet de hoofdreden van een telefoontje, e-mail of persoonlijk gesprek. Tenzij er natuurlijk maar een onderwerp is.Tip: als u bij uw chef op bezoek bent en hij zegt, terwijl u dacht dat het gesprek al afgelopen was, "O ja, nog een ding...." wees dan extra op uw hoede!
