E-mail, sms en WhatsApp maken vaak meer kapot dan je lief is

De E-mail en ander elektronisch berichtenverkeer is niet meer weg te denken uit ons bestaan. Behalve de voordelen, brengt het mailverkeer, de sms, WhatsApp en facebook, ook nadelen met zich mee. Want vaak is het veel verstandiger om een normaal gesprek met iemand te hebben, dan zinloos in discussie te gaan via internet. Niet alleen vanwege de tijdwinst, maar ook omdat onhandig geformuleerde, of verkeerd begrepen berichten veel dingen definitief kapot kunnen maken.

Mailen maakt meer kapot dan je lief is

Iedereen zal het er over eens zijn dat Het fenomeen e-mail e.d. ons een groot aantal voordelen heeft gebracht. Maar er zijn wel degelijk een aantal ongeschreven regels die je moet naleven. Want anders kan de elektronische correspondentie zich tegen je keren.

Vertrouwelijke of gevoelige informatie

Als het gaat om vertrouwelijke of gevoelige informatie moeten we ons altijd afvragen, of we er ooit mee geconfronteerd willen worden dat wij de afzender van die informatie zijn. Als wij dus niet willen dat we ruzie met Piet krijgen omdat we iets onaardigs over hem zeggen in een mail aan Jan, kunnen we die mail beter niet schrijven. Zelfs als Jan goed met een geheim kan omspringen, kan er immers uit onachtzaamheid een kopie gaan slingeren. Of nog erger, de e-mail kan per vergissing worden doorgestuurd.

Geen discussies en conflicten via de mail

Discussies of conflicten via elektronische berichten uitvechten is dikwijls buitengewoon ergerlijk en kost veel tijd. Eén of hooguit twee keer welles/nietes mag, maar stop daarna ogenblikkelijk het gemail en pak telefoon of ga bij de persoon langs. Discussies via de mail lossen zelden iets naar tevredenheid op. Bovendien moet je er toch niet aan denken, dat de ander een copie aan iemand gaat doorsturen van uw meterslange "discussie".

Brainstormen doe je niet via de mail

Met elkaar converseren lukt ook hoogst zelden per mail e.d. Om gezamenlijk een creatieve oplossing te bedenken, moet je elkaar zien en aanvoelen. Het ene woord haalt dikwijls het andere uit en dat is onmogelijk via mail. Je kunt natuurlijk wel de discussie starten door per mail enkele suggesties te geven, waarover de ander alvast kan nadenken,voordat je elkaar persoonlijk spreekt.

Schrijf geen dingen die je niet persoonlijk durft te zeggen

Schrijf geen dingen aan iemand die je hem of haar niet recht in het gezicht zou durven zeggen. Een ander heeft snel door dat je de confrontatie wel via de mail aandurft, maar niet persoonlijk onder vier ogen. Je zou ten onrechte als een beetje laf kunnen worden bestempeld. Als je een vervelende boodschap toch via de mail doet, bel dan direct na het versturen om het toe te lichten.

Voorzichtig met doorsturen, anders komt er ruzie

Het zal niet de eerste keer zijn dat je een ontvangen bericht doorstuurt aan een ander, maar dat je even later tot je schrik bemerkt dat er ergens helemaal onderaan nog iets vertrouwelijke stond dat die volgende persoon absoluut niet mocht weten. Open daarom standaard altijd een nieuw bericht als je bijvoorbeeld een bericht naar iemand buiten je eigen bedrijf stuurt, dan loop je dat risico niet.

Papier heeft dikwijls meer impact

Een mail op een scherm is veel lastiger te lezen dan een echt A-viertje op je bureau. Iedereen weet wel dat je op echt papier typefouten van je zelf ziet die je op het scherm nog niet waren opgevallen. Als je dus werkelijk een belangrijke mededeling hebt waarvan je wil dat de ontvanger die goed ter harte neemt (en ook niet snel kan deleten), schrijf dan een brief. Desnoods stuur je eerst de brief per mail en laat je weten dat het origineel per post volgt.

Ik lijk wel gek dat ik mail

Als je veel met een rekenmachine werkt, maak je daarop ongemerkt ook de meest simpele sommetjes die je eigenlijk makkelijk uit je hoofd kunt. Het is een automatisme geworden om die rekenmachine te pakken. Voor de mail geldt het zelfde. Als we per mail vragen gaan stellen aan iemand die we kunnen zien zitten, moeten we ernstig bij ons zelf te rade gaan.

Lees verder

• Bescherm de E-mailadressen van bekenden met functie BCC
• Zo communiceer je een moeilijke boodschap