Basisstappen Besluitvormingsproces
Basisstappen in Besluitvorming. Overeenstemming in besluit-vorming door een groep is in principe wel een mogelijk en haalbaar, maar geen makkelijk proces. Om tot overeenstemming c.q. een besluit te komen waar de gehele groep daadwerkelijk achterstaat, zijn er vijf basis-stappen te onderscheiden die door een groep gevolgd dienen te worden om dit besluitvormingsproces te laten slagen. In dit artikel worden valkuilen, hulpmiddelen en aspecten die vermeden moeten worden per stap besproken
Het Besluitvormingsproces
Besluitvormingsproces in een groep. Overeenstemming in besluitvorming bereiken, is in een groep geen makkelijk proces. Ga maar eens na hoe moeilijk het al kan zijn om met z'n tweeën in bijvoorbeeld een relatie tot overeenstemming te komen. In een groep heb je met meer mensen te maken, dus zullen er meer meningen, gevoelens en visies zijn die allemaal een plaats dienen te krijgen en overwogen moeten worden.Besluitvormingsproces - Basisstappen Overzicht
Er zijn vijf basisstappen te onderscheiden die gevolgd dienen te worden om tot daadwerkelijke overeenstemming in besluitvorming van een groep te kunnen komen.- 1. Beeldvorming - Nauwkeurige Probleemdefiniëring
- 2. Voorstellen voor Verschillende Oplossingen
- 3. Oordeelsvorming - Bekijken en Toetsen voorstellen
- 4. Besluitvorming - Kiezen van een Oplossing
- 5. Planning en Uitvoering Besluit
Aandachtspunten Besluitvorming Basisstappen
Bij de vijf basisstappen hieronder worden telkens drie belangrijke aandachtspunten genoemd, te weten:- Wat vermeden moet worden, zodat de basisstap niet achterwege blijft
- Welke hindernissen of valkuilen een rol kunnen spelen
- Wat een hulpmiddel kan zijn voor een goede aanpak
Stap 1 - Nauwkeurige Probleemdefiniëring - Beeldvorming
Probleemdefiniëring - Beeldvorming. De eerste stap is dat het voor de groep duidelijk dient te worden welk probleem er nu precies opgelost moet worden, m.a.w. waarvoor het besluit genomen moet worden. Het is dus belangrijk dat het probleem duidelijk geformuleerd wordt -een beeldvorming- zodat de groepsleden een duidelijk zicht krijgen op wat de consequenties zullen zijn van een bepaald besluit en zich zo goed en uitgebreid mogelijk kunnen oriënteren.Wat vermeden moet worden
- Vermijd om de definiëring en beeldvorming altijd door dezelfde persoon of subgroep te laten doen. Bijvoorbeeld wanneer een groep dit steeds door eenzelfde commissie laat doen, welke automatisch herkozen wordt en nooit verantwoording aflegt van de doelstellingen
- Te snel aannemen dat de probleemstelling duidelijk is
- Te abstracte benadering van het probleem, te weinig betrokken op concrete situaties
- Aannemen dat het probleem voor iedereen duidelijk is, zonder dit te checken
- Deelproblemen van het hoofdprobleem middels vragen helder maken
- Subgroepen samenstellen
- Gezamenlijke discussie voeren
Stap 2 - Voorstellen voor verschillende Oplossingen
Diverse alternatieven oplossing. Het is belangrijk om in deze fase van alle groepsleden, bijvoorbeeld door brainstormen, zoveel mogelijk verschillende voorstellen voor oplossingen te verkrijgen.Wat vermeden moet worden
- Vermijd dat de voorzitter de groep vastpint op uitwerking van maar één enkele oplossing, waarvoor hij/zij van tevoren heeft gekozen of welke de (soms onbewuste) voorkeur heeft van de voorzitter
- Onvoldoende informatie
- Gebrek aan ervaring
- Ongunstige groepsgrootte
- Te weinig aandacht voor sociaal emotionele aspecten in de groep
- Beperking tot maar twee (polariserende) voorstellen
- Schriftelijk vastleggen van alle voorgestelde ideeën
- Extra informatie verstrekken
- Subgroepen samenstellen
- Veilig klimaat scheppen voor openheid en vrije meningsuiting van alle groepsleden
- Inlassen van denkmomenten (stiltes) om individueel na te denken
Stap 3 - Bekijken en Toetsen voorstellen - Oordeelsvorming
Toetsen - Oordeelsvorming. In deze fase ligt het accent op nagaan welke van de voorgestelde ideeën en opties voor oplossingen het probleem daadwerkelijk op zouden lossen. De mogelijke oplossingen worden getoetst op basis van alle feiten en informatie die beschikbaar is. En tevens op basis van eerdere ervaringen, de mogelijke consequenties, de praktische uitvoerbaarheid, de belangrijkheid van het probleem en de houding van de groepsleden.Wat vermeden moet worden
- Vermijd dat de invloed van de voorzitter of een ander groepslid zo groot wordt, dat deze blokkeert dat een voorstel van zichzelf werkelijk getoetst zal worden. Anders geformuleerd: dat door tijdsproblemen, slecht leiderschap of machtspositie van bepaalde leden in de groep. de voorstellen niet kritisch genoeg getoetst worden.
- Onvoldoende toelichting op de verschillende voorstellen
- Voortijdige stemmingsprocedure
- Eindeloze argumentatie van individuele leden over de voordelen van hun eigen voorstel
- Voorstellen wegstemmen op grond van antipathie of persoonlijke motieven
- Onvoldoende aandacht voor sociaal-emotionele processen in de groep
- Open en veilig klimaat scheppen om ieder z'n mening te laten uiten
- Inschakelen van terzake kundigen c.q. deskundigen
- Verschillende voorstellen kernachtig samenvatten en op kwaliteit ordenen
Stap 4 - Kiezen van een oplossing - Besluitvorming
Geschikte optie kiezen. Bij deze stap wordt door de groep een oplossing of een combinatie van verschillende oplossingen gekozen, hetgeen ook vastgelegd moet wordenWat vermeden moet worden
- Vermijd een eindeloze exploratie van alle 'als' en 'ja maar' en het om een besluit heen blijven draaien
- Onvoldoende oordeelsvorming
- Gebrek aan helderheid over werkzaamheid en consequenties van de gekozen oplossing
- Voortijdige stemming
- Niet checken of er voldoende overeenstemming is bereikt
- Identificatie van de voorstellen met personen
- Open gespreksklimaat scheppen voor vrije meningsuiting van afzonderlijke groepsleden
- Agendering van de bijeenkomst
- Subgroepen samenstellen
- Regelmatige samenvattingen van de discussie of bespreking
- Checken van de overeenstemming, b.v. door een (opinie)vragenlijst of vragenrondes
Stap 5 - Planning en Uitvoering Besluit
Plannen en uitvoeren. Bij de vijfde stap, in de laatste fase van het besluitvormingsproces, dient een gedetailleerde planning opgesteld te worden voor de uitvoering van het genomen besluit. Hierbij is het nodig om grondig na te gaan wat de te verwachten gevolgen en moeilijkheden van de gemaakte keuze zouden kunnen zijn. Ook dient extra getoetst te worden of de gemaakte keuze adequaat is om het gestelde doel te bereiken. Bij de planning van de uitvoering dient het besluit nogmaals goed overdacht te worden. Soms blijkt dan dat het effectiever is om ëën van de voorgaande stappen nog eens over te doen.Wat vermeden moet worden
- Dat niemand de verantwoordelijkheid durft te nemen nu het aankomt op uitvoering
- Dat er geen overeenstemming kan worden bereikt
- Dat het onduidelijk blijft wie voor welk aspect van de uitvoering verantwoordelijk is of zal zijn
- Als alle verantwoordelijkheid voor de uitvoering op de schouders van ëën groepslid komt
- Ruime tijd en aandacht voor goede feedback (zie Effectieve Feedback Tips
- Commentaar inventariseren van observatoren of deskundigen
- Zorgvuldig en niet gehaast afwegen van het geheel
- Evalueren van het gehele besluitvormingsproces
- Opnieuw doordenken van alle beschikbare informatie
- Scheppen van een veilig en open gespreksklimaat
Zie voor besluitvorming verder ook Besluitvorming in Groepen © 2007 - 2009 Sila, gepubliceerd in Sociaal (Mens en Samenleving) op 23-08-2007, laatst gewijzigd op 30-08-2007. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Sila is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...
Verwante artikelen
- Besluitvorming in Groepen: Besluitvorming in groepen. Een groep, of het nu om een buurt-comité, ondernemersraad, bewonersoverleg of studenten-vereniging gaat, is altijd bezig met voorbereiden en nemen van be…
- Organisatie en Management; hoofdstuk 7 Besluitvorming: Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management is geschreven door Drs. N.H.M. van Dam en Drs. J.A. Marcus. Uitgegeven door Wolters-Noordh…
- Denken over denken - Edward De Bono: "De grootste vijand van het denken is ingewikkeldheid, want die leidt tot verwarring." Veel mensen: veel denkstijlen. Over één probleem kunnen veel verschillende gedachte…
- Dans om de saudades naar de sertão te vergeten: forró!: Forró! Een volksmuziek die z'n wortels heeft in het noordoosten van Brazil, maar inmiddels in heel Brazilië beluisterd wordt. En gedanst! Wie naar Braz…
- Samenvatting: Onze ijsberg smelt!: Het boek Onze ijsberg smelt! is een inspirerend verhaal over verandering in moeilijke omstandigheden en hoe je daarmee om kunt gaan. De boodschap wordt gebracht aan de hand…
Bronnen en/of referenties
- Antons, K. Groepsdynamica in praktijk. Samsom: Sociale Culturele reeks
- Remmerswaal, J. Groepsdynamica. Bloemendaal: Nelissen
Reageer op het artikel "Basisstappen Besluitvormingsproces"
Er zijn nog geen reacties geplaatst op dit artikel.
