Tips voor ceremoniemeesters

Wat een eer! Je bent door het aankomende bruidspaar gekozen om de grote dag te regisseren. Slik ... waar begin ik? In dit artikel geef ik je waardevolle tips om ervoor te zorgen dat het bruidspaar een onvergetelijke trouwdag heeft. Niets is zo vreselijk om als bruid of bruidegom te merken dat iets niet geregeld is. Jouw taak om dit te voorkomen, en als er toch iets mis gaat op de dag zelf zorg jij ervoor dat het bruidspaar niets door heeft.
Je bruiloft is 'a once in a lifetime experience'. Op je trouwdag mag je voor een keer helemaal in het middelpunt staan. Als bruid wil je je op je mooist voelen. Al heb je het al honderd keer gehoord, het gaat niet vervelen. Iedereen komt speciaal naar jullie als bruidspaar kijken. Wat een feest, je geeft elkaar die dag het 'ja-woord'. Een dag om nooit te vergeten.

Aan jou als ceremoniemeester de taak om die onvergetelijke dag te organiseren. Alles staat of valt met een gedegen voorbereiding.

Afspraken

Voordat de organisatie van de bruiloft begint is het belangrijk dat beide partijen, het bruidspaar en jij, het eens zijn over wat er van hun verlangt wordt. Bepaalde dingen wil het bruidspaar misschien zelf doen, geef ze hierin de ruimte. In het organiseren van de zaken waarmee het bruidspaar jou belast, zullen ze je volledig moeten vertrouwen. Het is goed hier van tevoren afspraken over te maken. Niet alles zal van tevoren verdeeld kunnen worden, daarom is het goed ook gaandeweg goed met elkaar te blijven communiceren. Hebben jullie beide een drukke agenda? Plan dan alvast een aantal afspraken in. In het begin om de drie weken, komt de bruiloft dichter bij om de twee weken en in de laatste maand elke week of misschien wel vaker.

Inventarisatie wensen bruidspaar

Wanneer er duidelijke afspraken gemaakt zijn en het is duidelijk wat er van jou verwacht wordt, kan je de wensen van het bruidspaar omtrent de trouwerij gaan inventariseren. Maak hier een documentje van zodat je alles op papier hebt.

Begroting

Waarschijnlijk zal het bruidspaar zelf de begroting bijhouden. Check toch even of het bruidspaar hier aan gedacht heeft en kijk of het een reële begroting is. Zo niet, help het bruidspaar er dan bij. Controleer ook of er een post is opgenomen voor de ceremoniemeester, zodat jij wat geld hebt om verrassingen of last minute aankopen te regelen.

Draaiboek

Het draaiboek is heel belangrijk. Elk evenement, dus ook een bruiloft, staat of valt met een goede voorbereiding. Het draaiboek zal wanneer je begint met de voorbereiding van de bruiloft nog niet heel uitgebreid zijn omdat er nog heel veel dingen ingevuld dienen te worden. Langzaam maar zeker worden er meer onderdelen duidelijk en kan je deze ook opnemen in het draaiboek. Het lijstje hieronder adviseer ik op te nemen:

Tijd
Wat
Locatie
Contactpersonen
Verantwoordelijk
Nog te doen
Bijzonderheden

Wanneer je bovenstaande lijst hanteert dwing je jezelf na te denken over de invulling van de dag. Hoeveel tijd neemt een onderdeel is beslag, waar vindt het onderdeel plaats, wie zijn er bij het onderdeel betrokken, wie is de eindverantwoordelijke, wat moet er nog voor het onderdeel gebeuren en wat zijn verdere bijzonderheden?
Tip: Zorg dat je van alle contactpersonen oftewel van iedereen die je mogelijk zou moeten kunnen bereiken voor, tijdens of na de bruiloft contactgegevens hebt.

Uitnodigingen en brief gasten

Je kan het bruidspaar veel werk uit handen nemen door de enveloppen te stickeren, in enveloppen te stoppen en te posten. Een bijkomende handigheid is dat je dan ook een brief aan de gasten kan toevoegen die het bruidspaar niet onder ogen krijgt. Je kunt hier op deze manier gemakkelijk een aantal verrassingen voor het bruidspaar regelen. Een aantal tips voor de brief die je bijvoegt:

Gebruik hetzelfde lettertype en dezelfde stijl als de trouwkaart. Als je het lettertype niet hebt, gebruik er dan een die erop lijkt.

Het mooiste is als je brief in hetzelfde formaat is als de trouwkaart.

Houd het kort maar krachtig, anders wordt je brief niet gelezen en nemen mensen misschien niet de juiste dingen mee. Een leuke manier hiervoor is het gebruik van vrolijke kaders waarin je de belangrijkste woorden vet gedrukt maakt.

Zorg ervoor dat de gasten contact met je op kunnen nemen. Je kunt een speciaal e-mailadres openen, zorg er wel voor dat je het mailprogramma niet open hebt staan wanneer het bruidspaar bij je langs komt.

Laat het bruidspaar ruim van tevoren beginnen met de gastenlijst. Allereerst zullen ze overeen moeten komen wie ze uitnodigen en voor welk onderdeel van de dag. Dan moeten alle adressen nog verzameld worden. Over het algemeen neemt dit nogal wat tijd in beslag. Begin hier dus op tijd mee.

Verrassingen

Voor het bruidspaar is het leuk om een aantal verrassingen te krijgen op de dag zelf en/of wanneer ze terug komen van huwelijksreis.

Gastenboek
Bij bijna elke bruiloft is er wel een gastenboek. De gasten kunnen hier een leuk berichtje achterlaten. Hiervoor kan je een gewoon blanco boek(je) gebruiken maar je kunt er ook iets creatiefs van maken, net in de smaak van het bruidspaar. Ook omdat het een concept is wat het bruidspaar meestal wel verwacht is het leuk als je er iets creatiefs van maakt. Hieronder een aantal voorbeelden:

Plakboek met knutselmaterialen ernaast zodat de gasten zelf iets leuks in elkaar kunnen zetten.

Van tevoren zelf een plakboek versieren met leuke kaders waar de gasten hun boodschap kwijt kunnen. Wanneer je dit digitaal maakt en (laat) print(en) krijg je het mooiste effect.

Gebruik het bovenstaande idee maar met een extra kader zodat je foto's van de gasten erbij kan plakken. Maak bij binnenkomst een foto van iedereen (of per familie/groepje vrienden) door een leuke lijst. Het handigste is wanneer je een polaroid camera gebruikt, zodat de foto meteen ingeplakt kan worden.

Laat gasten thuis een A4 vullen met hun boodschap aan het bruidspaar. De A4tjes steek je in een map.

Tip: Wanneer je nog iets moet doen voor het gastenboek na de bruiloft is de kans groot dat dit blijft liggen. Maanden heb je toegewerkt naar een climax met steeds groter wordende werkdruk, na de bruiloft valt deze weg met de kans dat ook het gastenboek blijft liggen. Zorg er dus voor dat je gastenboek zoveel mogelijk op de dag zelf gereed is, zodat je jezelf niet met nog meer werk opzadelt na de bruiloft.

Verzameling
Het is leuk als het bruidspaar een hele verzameling van dingen van de gasten krijgt dat zij leuk vindt en dat ze dan bovendien een heel/half jaar niet hoeft te kopen. Je kan denken aan koffie/thee, kruiden, chocolade, koekjes, iets anders dat de voorraadkast spekt of andere dingen zoals sokken, ondergoed, deodorant, tandpasta, kaarsen en ga zo maar door. Natuurlijk kan je ook iets anders origineels bedenken.

Cadeautip
Als het bruidspaar het leuk vind om cadeautjes te krijgen (i.p.v. geld) dan is het leuk om in de maanden voorafgaand aan de bruiloft zelf een cadeaulijst samen te stellen door uit te pluizen wat het bruidspaar graag wil hebben. Zorg ervoor dat de gasten jou kunnen bereiken, via een e-mailadres en/of een telefoonnummer.

Op de dag zelf
Omdat jij het draaiboek beheert, weet je als geen ander waar er tijd is om het bruidspaar te verrassen! Hieronder een aantal ideeën.

Laat de gasten een lied instuderen dat je op een speciaal moment van de dag ten gehore geeft.

Bedenk een gek spel waar het bruidspaar samen met een aantal gasten of met z'n tweeën aan mee moet doen.

Heeft het bruidspaar een 'liedje'? Laat ze het zingen met behulp van een karaokecd of nog leuker, wanneer je een beamer met internet hebt, met de clip van het liedje op YouTube.

Organiseer een ballonnenactie. Stuur een kaartje met de uitnodiging mee waar de gasten een belofte aan het bruidspaar op moeten schrijven. Laat de gasten het kaartje meenemen en aan een ballon (gevuld met helium) bevestigen. De verrassing komt het beste uit wanneer je het bruidspaar meeneemt naar de plek waar de gasten staan als deze allemaal een ballon in de handen hebben. Dit is een prachtig gezicht, al die ballonnen. Leg aan het bruidspaar uit dat wanneer een van de ballonnen teruggestuurd wordt, de belofte op het kaartje nagekomen moet worden door diegene die hem gemaakt heeft. (Zorg dus wel dat er op de achterkant van het kaartje tekst en uitleg, in Nederlands en Engels, én het juiste adres staat.)

Ik wens je veel succes met de voorbereidingen en vooral ook veel plezier!