Productiever door minder te doen

Dat willen we allemaal wel ‘productiever door minder te doen’, maar strikt genomen is het niet zo moeilijk en zijn er al genoeg mensen die dit bewust of onbewust toepassen. Als je het ook wilt leren, zal je wel open moeten staan voor verandering. Maar geldt dat niet overal voor? Als het een ingesleten manier van werken is, is dit echter niet eenvoudig … toch levert het je veel op.

Met de armen over elkaar?

‘Met de armen over elkaar’ is uiteraard gechargeerd. Echter, als je een aantal zaken in acht neemt, kom je zomaar een heel eind. Hoe werkt het?
Natuurlijk is het afhankelijk van het type mens en situatie, maar grosso modo gaat het veelal als vanzelf dat mensen meer oppakken dan waar ze op dat moment mee bezig zijn c.q. bezig zouden moeten zijn. Of dit nu werk of privé betreft is niet relevant, maar het sluipt er bij veel mensen in. Kijk maar eens waar je bijvoorbeeld oorspronkelijk voor aangenomen bent door je werkgever en wat er zomaar bijkomt ‘als vanzelf’. Al dan niet door jezelf geïnitieerd. Dingen moeten gebeuren en vaak krijg je dan te horen ‘dat gaat in een moeite door’. Toch lijkt dit maar zo en pakt het lang niet zo efficiënt uit als we op voorhand dachten. Daarmee meteen gezegd dat efficiënt nog lang niet effectief is.

Hoe te komen tot ‘less is more’?

Er zijn een aantal zaken waar je op moet letten en ook in deze situatie kan je het net zo gemakkelijk op je privésituatie als de werksituatie leggen. Daarnaast is er nog een ander aspect wat altijd ruimte in je hoofd brengt, namelijk de techniek gebruiken waar deze voor is. De desk- of laptop, tablet of smartphone … allemaal hebben ze een agenda met takenlijst. Gebruik deze, want wat je hoofd niet ‘on top of mind’ hoeft te houden, kan anders ingevuld worden (een ander taak of meer relaxen bijvoorbeeld).

Begin bij het begin …

• Het begint met het bepalen van je prioriteiten en dat wil zeggen dat je een ‘to do-lijst’ aanlegt met tijdsplanning. Niet een lijst met een enorme berg taken, want als je niet snel genoeg punten wegwerkt, kan het je nog gaan frustreren. Nee, stel prioriteiten en hang reële tijdlijnen aan de taken op je lijst die chronologisch vastlegt.
• Naast een lijst met wat je wanneer moet doen, leg je ook een lijst van met wat je niet (meer) moet doen. Dit kunnen klusjes tussendoor zijn, denk aan ‘even’ iets doen. Dit zijn vaak van die tussendoor klusjes die je ogenschijnlijk wel even kunt doen en weinig impact hebben (wat overigens niet het geval is) of taken die iemand anders laat liggen. Leg het eens vast en realiseer je wat je allemaal ‘even’ doet.
• Ken je valkuilen en zorg dat je niet in de verleiding komt. Een van de bekendste is het moment dat je achter je computer zit of je telefoon ligt naast je en je mailtjes of chatberichten binnen ziet komen. Je nieuwsgierigheid wint het vaak en dan kan je maar een ding doen. Zorg dat je niet ziet wat er binnenkomt (in beeld of geluid). Thuis kan bij het afmaken van iets waar je je op moet focussen ook een televisie die gezellig op de achtergrond aanstaan. Dit zal onbewust afleiden waarbij de geluiden en beelden in je brein worden opgeslagen of je kijkt concreet op als je iets hoort of ziet, wat je interessant vindt. Televisie uit dus dit zal afleiden en je bent minder productief en het kost je meer tijd.
• Over analyse of vergadercultuur kan je tijd kosten en levert je niets op. Ben altijd alert als je met vrienden of collega iets analyseert. Soms kan het heel waardevol zijn en soms is het over analyseren wat alleen maar meer vragen en geen antwoorden oproept. Ditzelfde geldt voor een vergadering, vergaderen om het vergaderen is weinig productief. Bedenk bij mogelijke over analyse en vergaderingen, wat het daadwerkelijk toevoegt alvorens je er tijd aan spendeert.
• Nu kijk je wat er bovenaan je lijst staat van prioriteiten. Als je iets moet doen is het op dat moment het belangrijkste en is het dát wat je gaat doen (bij voorkeur in een omgeving waar jij je prettig voelt, want dat helpt als het gaat om productiviteit). Dat wil ook zeggen dat, wil je een goede focus houden, je daarop moet richten binnen een reële tijdslimiet, waar ook het onvoorziene in kan passen. Mogelijk te weinig tijd kan je hoge gedachten beheersen. Waarbij het handig is te weten dat de energiepieken bij de meeste mensen tussen halverwege de ochtend (rond 10.00 uur) en begin van de middag (12.30 uur/13.00 uur) liggen en zware of lastige taken, wellicht in dit tijdsbestek gepland kunnen worden.
• Als je tijd inruimt voor het afhandelen van zaken (bijvoorbeeld vanuit e-mail of social media), plan het dan. Zowel in werk als privé is het zinvol om periodiek ruimte te maken om te antwoorden (tot ca. 3 minuten werk, direct en anders inplannen), waarbij een antwoord ook het melden is wanneer je iets gaat doen. Zet het vervolgens op je juiste plek in de takenlijst en ga verder. Met andere woorden, maak direct af wat je afspreekt en dit geldt uiteraard ook voor afspraken die je maakt via de telefoon. Op het moment dat je het goed hebt vastgelegd, verdwijnt het uit je hoge gedachten en kan je verder.

Scherp blijven!

Wat belangrijk is, is dat je scherp blijf op je werkwijze, hetgeen je er in kwijt kunt en je focus om te komen tot meer productie met minder werk. Af en toe omkijken hoe je nu werkt, hoe je je erbij voelt en wat het je oplevert, is geen overbodige luxe. Maar eigenlijk geldt dit voor alles wat je doet. Het leerproces stopt in feite nooit.

Spontaniteit en creativiteit

Door een betere structuur waarbij je meer de focus kunt houden, wordt wel eens aangehaald dat het spontaniteit en creativiteit inperkt. Voor wat betreft de spontaniteit klopt het tot op zekere hoogte. Immers, tijdens je systematische werkwijze mag je wel wat ruimte laten voor het onverwachte c.q. spontane , maar dit is in de praktijk meestal redelijk beperkt. Wel is het zo, dat het je uiteindelijk tijdwinst op zal leveren en de tijd die wint kan je zelf inrichten.

Qua creativiteit zal het in de praktijk niet ingeperkt worden. Waarbij het evident is dat je niet op commando creatief kunt zijn. Maar het is wel zo, dat wanneer je je goed kunt focussen en je als het ware in de taak ‘gezogen’ wordt, je gemakkelijker je creativiteit boven kunt halen. Enerzijds, omdat het ‘top of mind’ ligt en anderzijds, vanwege het gegeven dat je niet gestoord wordt. Maar je zult er wel een weg in moeten vinden en dat kost tijd.

Tot slot

Als het niet in je aard ligt gestructureerd te werken, zal het niet eenvoudig zijn. Daarom, zoals in de inleiding aangegeven, moet je iets echt willen. De praktijk leert dat als je een structuur een week of drie aan kunt houden, het in je systeem komt en het niet meer ‘opgelegd’ voelt. Uiteindelijk blijft het wel zo dat je je er prettig bij moet voelen, maar door het een reële kans te geven ben je wel in staat enig moment die afweging te maken.