Processen in teams en werkgroepen en groepscohesie

In iedere organisatie heb je te maken met werkgevers en werknemers. Deze kunnen individueel werken, of in groepsverband. Welke soorten groepen zijn er en wat zijn de voor- en nadelen van deze groepen? En wat is groepscohesie? Potentiële performance is het hoogste niveau van performance dat een groep in staat is te bereiken op een bepaald tijdstip. De actuele performance moet zo dicht mogelijk in de buurt van de potentiële performance komen.

Procesverlies zijn moeilijkheden bij de performance die een groep ervaart door coördinatie en motivatie problemen.

Proces winst is een toename in potentiële performance dat resulteert uit een nieuwe manier van motiveren en coördineren van een groep leden. Groep wordt er creatiever en innovatiever van.

Verschillende factoren kunnen het proces verbeteren of verslechteren. De manager moet hierbij zorgen dat procesverlies zo laag mogelijk gehouden wordt, dat de actuele performance de potentiële performance zo dicht mogelijk nadert en manieren creëren waarop men proces winst kan behalen door het niveau van potentiële performance constant te verhogen.

Sociaal loafing

Sociaal loafing is de neiging van individuen om minder te inzet te tonen wanneer ze in een groep werken dan als ze alleen werken. Dit kan makkelijk voorkomen als men de individuele performances niet direct kan observeren.

Dit kan leiden tot procesverlies:

• Men wordt niet snel beloond of bestraft omdat de individuele bijdrage niet zichtbaar is en dit verlaagt de werkmotivatie
• Werknemers kunnen denken dat hun bijdrage niet belangrijk of nodig is en dit verlaagt de motivatie

Het sucker-effect is een conditie waarin sommige groepsleden hun inzet verlagen als ze zien dat anderen dit doen omdat ze niet als slijmballen gezien willen worden. Dit heeft ook te maken met de gelijkheidstheorie dat men probeert evenwicht te creëren in opbrengst.

Sociaal loafing neemt toe als de groepsgrootte toeneemt. De supervisor heeft dan ook minder tijd voor elke werknemer.

Hoe kan men sociaal loafing verlagen?

1. Identificeren en duidelijk maken van individuele bijdragen. Men kan ook gebruik maken van een evaluatiesysteem voor groepsleden onderling.
2. Werknemers het idee geven dat ze een waardevolle bijdrage leveren aan de groep. Men kan werknemers af en toe herinneren aan hun kwaliteiten. Je kan ook laten weten dat het succes van de groep bij een bepaalde opdracht afhangt van iemands specifieke inzet en bijdrage. Je kan de werknemers er ook af en toe aan herinneren waarom juist zij in de groep gezet zijn.
3. De groep zo klein mogelijk houden. Je kan de groep in twee kleinere groepen opdelen.

Thompson's model van groepstaken

Thompson’s model van groepstaken helpt managers identificeren welke taakkarakteristieken tot procesverlies kunnen leiden en de meest effectieve manier van beloningen om de motivatie zo hoog mogelijk te houden.
Dit model is gebaseerd op onderlinge taakafhankelijkheid: de mate waarin het werk wat de ene werknemer doet het van een andere werknemer beïnvloedt.

Thompson onderscheidde drie soorten onderlinge taakafhankelijkheid.

• Gepoolde onderlinge afhankelijkheid
• Opvolgende onderlinge afhankelijkheid
• Wederkerige onderlinge afhankelijkheid

Nadelen van de verschillende onderlinge taakafhankelijkheid

Gepoolde onderlinge afhankelijkheid: men kan per ongeluk hetzelfde werk doen. Dit kan voorkomen worden door goede onderlinge communicatie. Het is goed duidelijk wie welke bijdrage levert en men kan hierdoor makkelijker beloond worden.

Opvolgende onderlinge afhankelijkheid: wanneer de één een fout maakt bouwt de volgende voort op deze fout. Men is gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat. Grotere kans op procesverlies, lage motivatie en sociaal loafing.
Hoe kan men dit voorkomen?

• Men kan een groot aantal supervisors aanstellen om het individuele gedrag beter te kunnen volgen.
• Men kan mensen met hetzelfde niveau performance bij elkaar zetten
• Men kan de hele groep belonen voor het eindresultaat waardoor de onderlinge controle groter wordt

Wederkerige onderlinge afhankelijkheid: veel kans op procesverlies. Men moet daarom de groepen klein houden en de individuele bijdrage sterk benadrukken. De manager moet de werknemers uitdagen zich constant te verbeteren.

Synergy is een proceswinst dat optreedt wanneer de leden van een groep gezamenlijk beter presteren dan wanneer zij allen apart zouden werken.

Groepscohesie

Groepscohesie is de aantrekkelijkheid van een groep voor de leden

Factoren die bijdragen aan groepscohesie:

• Groepsgrootte: een kleine of medium grootte groep is het best
• Gelijkheid en diversiteit: gelijke werknemers werken het beste samen, al kan diversiteit een grote aanwinst zijn voor de productiviteit van de groep
• Competitie tussen groepen: wanneer men strijdt tegen andere groepen is men sterker gemotiveerd de eigen groep het best uit de bus te laten komen
• Succes: een succesvolle groep in aantrekkelijker dan een niet-succesvolle groep
• Exclusiviteit: hoe moeilijker het is lid van een groep te worden hoe aantrekkelijker de groep wordt

Signalen over de sterkte van groepscohesie:

• Gemiddeld: groepsleden werken goed samen, goede communicatie en participatie, kan elkaars gedrag beïnvloeden en bereikt doelen
• Laag: informatie druppelt langzaam de groep binnen, weinig invloed op elkaars gedrag en bereikt geen of weinig doelen
• Hoog: groepsleden socializen veel, hoog niveau conformiteit en weerstand tegen verandering, groep bereikt doelen op kosten van andere groepen of de organisatie

Organisatorische groepen

Belangrijke organisatorische groepen:

• Het topmanagement team: staat onder de hoogste baas en onderzoekt wat een organisatie probeert te bereiken en de manieren waarop dit kan. Deze groep moet altijd aanspreekbaar zijn voor de leden daaronder. De beste beslissingen worden genomen door een heterogene, diverse groep bestaande uit leden met verschillende functies.
• Zelfmanagement werkgroepen: groepen zonder formele leider
• Onderzoek- en ontwikkelingsteams: ook wel ‘skunk work’ genoemd, het team dat gecreëerd is om nieuwe producten te ontwikkelen en lanceren en innovatie promoten in een organisatie.
• Virtueel team: een significant deel van de communicatie verloopt via elektronische wegen. De groepscohesie lijkt zwakker te zijn dan in andere teams.

Zelfmanagement werkgroepen, de voorwaarden:

• Groep moet zichzelf werkelijk managen
• Het werk moet stapsgewijs (complex) zijn en in een afgemaakt eindproduct resulteren
• Men moet elkaar ondersteunen en helpen waar nodig, en soms ook kritiek geven
• De leden moet zorgvuldig geselecteerd worden om het niveau te garanderen
• De leden moet graag close samen willen werken

Lees verder

• Help, wat moet ik met mijn werk?