Vergaderingen effectief benutten

In Nederland wordt er heel erg veel gebruik gemaakt van vergaderingen, regelmatig zal je iemand horen praten over vergaderingen op het werk, maar ook bij de sportclub, de buurtvereniging, ga zo maar door. Toch wordt er eigenlijk altijd vrij negatief over vergaderingen gesproken. Mensen hebben er geen zin in, vinden het zelfs nutteloos en tijdverspilling. Zonde, want het lijkt zo’n belangrijk communicatiemiddel te zijn. Als er effectief gebruik wordt gemaakt van de vergadermomenten, zal hier ook meer resultaat mee behaald worden.

Wat is vergaderen precies?

We hebben allemaal wel een beeld bij een vergadering, over het algemeen klopt dit beeld redelijk. Een vergadering wordt eigenlijk altijd in zakelijke sfeer gehouden. Of dit op het werk is, of bij de sportvereniging, dat maakt niet uit, de vergadering blijft toch altijd zakelijk, omdat er inhoudelijke en dus zakelijke dingen besproken worden tijdens de vergadering. Tijdens een vergadering worden er punten besproken, in de meeste gevallen zijn dit aangewezen agenda punten. We kunnen er vanuit gaan dat er in de meeste gevallen tijdens de vergadering een voorzitter is, een notulist en verder andere deelnemers van de vergadering.

Doel van de vergadering

Tijdens de meeste vergaderingen hebben de deelnemers een gemeenschappelijk doel. Ze kunnen hierin wel een andere mening hebben, of een visie op een bepaald onderwerp, maar het gemeenschappelijke doel blijft hetzelfde. Elke deelnemer wil goede oplossingen, of een goede compromis, dat is meestal dus ook het gemeenschappelijke doel.

Toepassen van het doel tijdens de vergadering

Het is verstandig om voorafgaand aan de vergadering voor jezelf vast te stellen wat precies het doel van het vergaderen is. Hier kan je dan een gerichte plan van aanpak op maken, zodat de vergadering beter verloopt. Ook tijdens de vergadering is het heel verstandig om er voor te zorgen dat je het doel niet uit het oog verliest. Dit neigt vaak snel te gebeuren, omdat er veel dingen besproken worden, waarbij al snel van het pad afgedwaald wordt. Dat is niet erg, zolang het doel maar duidelijk blijft, zodat het pad wel weer terug te vinden is. Als het doel helemaal uit zicht raakt, is de vergadering meestal niet zo nuttig, omdat het doel ook niet bereikt wordt, dat zou zonde zijn.

Afsluiting

Een goede afsluiting is belangrijk voor een geslaagde vergadering. Tijdens een vergadering wordt er meestal heel erg veel informatie besproken. Het kan soms onduidelijk zijn voor de deelnemers van de vergadering wat nou de hoofdlijnen waren. Het is verstandig om deze aan het einde van de vergadering nog even te herhalen, zodat het voor iedereen duidelijk is.

Het is ook belangrijk om nog even te vragen of iemand nog toevoegingen heeft, zodat iedereen echt de kans heeft gehad om bij te dragen aan de vergadering. Het is ook het moment voor deelnemers om nog vragen te kunnen stellen. Het is verstandig om gemaakte afspraken nog even te herhalen, zodat de deelnemers dit duidelijk hebben en zo nodig nog even kunnen noteren.

De notulist kan nog even controleren of alle belangrijke punten genoteerd zijn. Het is verstandig om nog even kort de agenda te bekijken, om te zien of alle punten ook echt aan bod zijn gekomen, zodat er niets vergeten wordt. Als de vergadering uiteindelijk ook echt afgelopen is, is het netjes om iedereen nog even te bedanken voor tijd en aanwezigheid.