InfoNu.nl > Mens en Samenleving > Communicatie > E-mail, sms en whatsapp maken meer kapot dan je lief is

E-mail, sms en whatsapp maken meer kapot dan je lief is

E-mail, sms en whatsapp maken meer kapot dan je lief is De enige manier waarop je goed met een ander kan communiceren is face to face. Dus praten terwijl je elkaar, in dezelfde ruimte, recht in het gezicht kunt kijken. Communicatie bestaat namelijk voor een klein deel uit woorden en voor een groot deel uit non-verbale signalen, zoals gebaren, gezichtsmimiek, intonatie. Via digitaal berichtenverkeer zoals email (whatsapp, sms) communiceer je nog uitsluitend met woorden, en die kunnen makkelijk verkeerd begrepen worden. Vooral indien de schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid van de afzender te wensen overlaat.

Onder vier ogen

Als je echt goed met iemand wil communiceren moet je een gewoon face-to-face gesprek voeren. Je pakt dus liefst ook niet de telefoon, want als de telefoon werkelijk een optimaal communicatiemiddel was, hadden we geen goed betaalde vertegenwoordigers, adviseurs en verkopers nodig die met zín allen in files naar de klanten rijden. De telefoon is natuurlijk wel een veel beter communicatiemiddel dan de mail, omdat er interactie plaats vindt en intonatie wordt toegevoegd. Maar als je aan de andere kant van de lijn bijv. een grapje onhandig brengt, kan dat volkomen verkeerd begrepen worden, omdat niemand je vriendelijk lachende gezicht ziet. Bij de mail, sms, whatsapp en ander elektronisch berichtenverkeer is het arsenaal aan potentiële misverstanden en gevaren nog groter.

Regels

Een aantal ongeschreven regels die je bij het digitale berichtenverkeer in je achterhoofd moet houden:
  • Wat je niet durft te zeggen moet je ook niet schrijven. Mail dus in principe nooit woorden die je iemand niet rechtstreeks in het gezicht durft te zeggen. Bedenk dat het een beetje slap is als je wel de moed hebt zaken te mailen, die je niet mondeling, of op zín minst door de telefoon durft te uiten.
  • Mail nooit gegevens over iemand, die je eigenlijk niet kunt of mag zeggen. Stuur ook zo min mogelijk vertrouwelijke gegevens via de mail. Natuurlijk kun je een mening over iemand hebben en die aan een ander ventileren. Maar als je die dingen niet rechtstreeks aan die bekritiseerde persoon wil of kunt vertellen, moet je ze ook niet op mail zetten. Want op het moment dat je bijv. aan je collega mailt dat de chef een engerd is, ben je de controle over je bericht kwijt. Wie weet hoe zoín mail ooit tegen je gebruikt kan worden. Want die collega kan een fout maken en die vertrouwelijke mail per ongeluk doorsturen aan anderen.
  • Forwarden (doorsturen) is levensgevaarlijk, dus doe het minimaal. Het zal niet de eerste keer zijn dat helemaal onder aan het bericht nog iets stond dat je absoluut niet verder mocht vertellen, bijvoorbeeld het salaris van iemand of de inkoopprijs van een artikel. Of misschien wel die vertrouwelijke gevoelige informatie zoals in het vorige punt besproken.
  • Discussies via de mail werken meestal contraproductief en kunnen in ruzie ontaarden. Dus als je iets met iemand moet uitpraten doe dat dan nooit per mail, want dat is zinloos en het leidt van kwaad tot erger. Pak liever de telefoon en los het binnen vijf minuten op, in plaats van dagenlang per mail je gelijk proberen te krijgen. Als iemand iets onaardigs via de mail aan je schrijft en je hebt de intentie het misverstand uit de wereld te krijgen, kun je hooguit via de mail reageren dat je graag een echt gesprek met elkaar wil.
  • Het BCC veld is een risico. De BCC knop dient er voor om mensen een kopie van je mail te geven als de ontvanger dat niet hoeft te weten of het die ontvanger niet interesseert. Je zegt bijvoorbeeld aan iemand dat je hem geld zal overmaken en je stuurt een BCC kopie aan degene die de overschrijving regelt. De BCC knop is er dus niet voor bedoeld om mensen stiekem een kopie te geven, want het komt op een gegeven moment altijd uit dat je aan de chef van Piet een BCC hebt gestuurd van die fout waarop je Piet via de mail aanspreekt.

Als je beter kunt praten dan schrijven

Hoe kan je voorkomen dat goed bedoelde mail toch verkeerd wordt opgevat. Als je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid te wensen overlaat, en je dus niet zo handig bent met het goed en vooral vriendelijk en beleefd op papier zetten van je bedoelingen, laat dan een ander het nalezen. Of bedenk eens een paar mooie vriendelijke slot- of beginzinnen waarmee je voortaan je berichten een beetje vriendelijk omlijst. Of gebruik ecomotions. Maar eigenlijk is het als met normaal verkeer: Als je niet goed kunt autorijden kun je beter met het openbaar vervoer gaan.

Lees verder

© 2011 - 2019 Robbie, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Wat bepaalt onze manier van communiceren?Wat bepaalt onze manier van communiceren?Er zijn veel manieren waarop wij communiceren. Elke manier van communicatie gebeurt weer onder omstandigheden, en daardo…
E-mail in de dagelijkse praktijkE-mail in de dagelijkse praktijkEmail is overall uiteraard een super uitvinding, maar dit neemt niet weg dat er met email veel fout kan gaan. Fout als h…
Computergemedieerde communicatieComputergemedieerde communicatieComputergemedieerde communicatie (oorspronkelijk: Computer-mediaded communication). Een erg belangrijke vorm van communi…
Het TOPOI-modelHet TOPOI-modelPaul Watzlawick ontwikkelde vanuit de algemene systeem- en communicatietheorie een aantal grammaticaregels voor de commu…
Invloed van digitale communicatie op taalvaardighedenIn hoeverre hebben digitale communicatietoepassingen invloed op de taalvaardigheden van scholieren en studenten? Digital…
Bronnen en referenties
  • Inleidingsfoto: Pexels, Pixabay

Reageer op het artikel "E-mail, sms en whatsapp maken meer kapot dan je lief is"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Robbie
Laatste update: 11-12-2018
Rubriek: Mens en Samenleving
Subrubriek: Communicatie
Special: Communicatie
Bronnen en referenties: 1
Schrijf mee!