Hoe organiseer je een debat?

Een publieksdebat is soms handig om aandacht mee te creëren. Ga je een debat organiseren? Dan helpen deze tips over het doel, het onderwerp en de sprekers, hoe je je publiek bereikt en hoe je het debat zelf zo goed mogelijk laat verlopen. Bedenk bij het organiseren van een debat altijd van tevoren wat je ermee wil bereiken. Kies daarop een onderwerp dat je doel ondersteunt, en zoek sprekers die echt verschillende meningen hebben. Probeer bij een debat altijd het publiek te betrekken: alleen dan bereik je ze echt. Wil je aandacht vragen voor een belangrijk onderwerp? De meningen peilen van de mensen in je bedrijf over nieuwe plannen? Of wil je zorgen dat kiezers in contact komen met politici en gaan stemmen? Dan is het organiseren van een publieksdebat een goed idee.

Een debat geeft je de mogelijkheid om meerdere meningen onder het voetlicht te laten komen, biedt de mogelijkheid aan het publiek om vragen te stellen, en laat mensen actief nadenken over onderwerpen. Maar niemand zit te wachten op een debatje met kleurloze sprekers en weinig publiek.

Hoe organiseer je dus een goed publieksdebat? Het eerste advies is om altijd te denken vanuit het publiek, de deelnemers aan je debat, en het doel dat je hebt. Daaruit volgen de andere stappen om een goed debat te organiseren: hoe je het onderwerp en de sprekers kiest, hoe je je publiek bereikt en hoe je het debat zelf zo goed mogelijk laat verlopen.

Doel

Een publieksdebat is ieder debat waarbij sprekers niet alleen iets zeggen tegen het publiek, maar waarbij het publiek ook mee kan doen, door vragen te stellen of meningen te geven. Het belangrijkste is de interactie tussen publiek en sprekers. Probeer dus altijd naar de beste vormen van interactie voor jouw doel te zoeken terwijl je het debat organiseert.

Die interactie dient een doel: het debat moet educatief zijn, mensen aanzetten iets te doen, of juist om hun mening te uiten zodat die meegenomen wordt in een volgend besluit. Daarnaast wil je je publiek ook een gevoel meegeven: dat het debat leuk was, of interessant, bijvoorbeeld. Het doel en de positieve beleving die je zoekt, houd je ook constant in je achterhoofd terwijl je organiseert.

Onderwerp

Je onderwerp moet publiek trekken. Het moet dus interessant zijn voor de mensen die je wil bereiken, actueel, belangrijk en interessant genoeg om een avondje met vrienden of familie voor te laten schieten. Daarvoor moet het onderwerp controversieel zijn: je gaat weinig mensen bereiken met een debat over de stelling dat het leuk zou zijn als Nederland het WK voetbal won, maar veel meer als de stelling is dat we het WK voetbal moeten organiseren. Als laatste moet het onderwerp ook specifiek zijn, zodat de sprekers niet in saaie algemeenheden vervallen.

Vaak heb je al een onderwerp op het oog. Dan moet je er vooral opletten dat je het onderwerp zo formuleert dat het veel mensen trekt. Bijvoorbeeld door het te linken aan iets actueels, zoals rondom het WK voetbal gebeurde met de mensenrechten in Brazilië. Of door het onderwerp zo controversieel mogelijk te maken.

Sprekers

Als je eenmaal een leuk onderwerp hebt, wil je natuurlijk ook goede sprekers vinden. Daarbij kun je denken aan experts op het gebied, vertegenwoordigers van organisaties of bedrijven, politici of ambtenaren die op een onderwerp gespecialiseerd zijn, of juist ervaringsdeskundigen. Je kunt vaak al gauw een lijstje met namen verzinnen, en als dat niet zo snel gaat, helpt het om artikelen te zoeken en daarvan de auteurs te benaderen. De belangrijkste criteria zijn dat ze kennis van zaken hebben, en dat ze niet allemaal dezelfde mening hebben. Het saaiste debat is er een waarbij bijna iedereen het eens is.

Hoe regel je dan die sprekers? Als je eenmaal een lijstje hebt, benader je ze een voor een (of per twee- of drietal). Begin vroeg! Het zijn vaak drukke mensen. Je kunt mailen, bellen, langsgaan op kantoor, etc. Het werkt meestal het beste om verschillende kanalen te gebruiken: dus eerst te bellen en dan te mailen, of juist andersom. Je kan dan mensen herinneren aan eerder contact, en je hebt meteen een aanknopingspunt. Vaak werkt het ook heel goed om te bedenken of je iemand kent die iemand kent die een goed contactpersoon kan zijn.

Publiek

Een debat heeft publiek nodig om interessant te zijn. Maar hoe krijg je ze bij jouw debat? Door goede communicatie en marketing. Allereerst de communicatie: zorg dat je in al je berichten over het debat steeds dezelfde lijn hebt (de look, maar ook de informatie moet ongeveer gelijk zijn). Dat betekent niet dat ze telkens hetzelfde zijn, maar wel dat ieder bericht herkenbaar is. En zet er altijd de belangrijkste info in: de plaats, tijd, datum, het onderwerp en de sprekers.

Dan de marketing: de mogelijkheden zijn eindeloos, en wat je uiteindelijk gaat doen hangt vooral af van je doelgroep, je budget en de beschikbare tijd die je hebt. Een paar dingen zijn altijd hetzelfde: maak een plan, gebruik meer dan een kanaal en pas je toon en kanalen aan aan je doelgroep. Zorg bijvoorbeeld dat je promotie aansluit bij bestaande meningen van een doelgroep (of er juist heel hard tegenin gaat). En gebruik vooral locaties (online en fysiek) waar je doelgroep vaak komt. En pas ook je thema, de tijd en de locatie aan aan je doelgroep.

Mogelijke kanalen voor promotie zijn: sociale media zoals Twitter, LinkedIn en Facebook, je eigen website en die van andere organisaties, culturele of buurtkalenders, mailinglijsten van jezelf of andere organisaties, flyers en posters, aankondigingen maken op evenementen, markten, de straathoek, activiteiten in het buurthuis, schoolbijeenkomsten, etc., persoonlijke uitnodigingen en de vraag aan iedereen om een tweede persoon mee te maken.

Alle kanalen zet je in een planning, dan hoef je die vervolgens alleen maar te volgen. Meestal hoef je niet meer dan een maand van te voren te beginnen met marketing, en is de actiefste campagne vanaf twee weken voor het debat. Perscontacten doe je zelfs nog later: je neemt meestal pas een week van tevoren contact op met de pers.

En dan het debat

Je hebt een zaal, de techniek is geregeld, de sprekers zijn er allemaal en de gespreksleider begroet de langzaam binnenlopende mensen. Het debat kan beginnen. Waar moet je dan nog opletten? Als eerste je script en daaruit volgt dan eigenlijk alles.

Het script is een 5-minuten schema van wat er gebeurt vanaf vijftien minuten voordat de deuren opengaan, totdat de deuren van de locatie weer dichtgaan. Hier zet je alles in dat gaat gebeuren, zodat je kan zien wanneer het druk is, en zodat alle helpers precies weten wanneer ze wat moeten doen. Je schrijft het script uiterlijk een week van tevoren en deelt het ook met je debatleider. Het script schrijf je vanuit de vraag wat je wil dat het publiek meemaakt tijdens het debat. Met dat in je achterhoofd bedenk je wat er gebeurt zodra iemand binnenstapt, en welke stappen jij moet organiseren om de belevenis zo te laten zijn als jij zou willen.

In het script staat ook wanneer wie ongeveer gaat spreken, hoeveel tijd er is voor vragen en wanneer de bedankjes beginnen. Wat er tussenin gebeurt, is aan de gespreksleider. Die volgt het script, en moet met scherpe vragen, leuke anekdotes en grappen zorgen dat het publiek en de sprekers de ervaring hebben die jij voor ogen hebt. Voor de gespreksleider is het belangrijk om onzichtbaar te kunnen zijn wanneer het debat loopt, en zichtbaar wanneer het debat ontspoort, of juist stilvalt.

Het debat is afgelopen, wat nu?

Na het debat wil je waarschijnlijk uitrusten. Maar er zijn ook nog een paar taken die moeten gebeuren: sprekers en helpers verdienen een bedankje. En je wil de resultaten van het debat natuurlijk ergens voor gebruiken. Probeer dus altijd een fotograaf te regelen voor het debat, en iemand die meeschrijft tijdens het debat, zodat je de leukste quotes en interessantste conclusies mee kunt nemen. En verzamel alle journalistieke stukjes over het debat in een archief.