Als organiseren niet je tweede natuur is

Dan maak je het je tweede natuur, althans je kunt een heel eind komen. De een is een organisatorisch wonder en de ander wordt al eng bij het idee dat hij/zij iets moet organiseren c.q. regelen. Maar de meeste mensen ontkomen er niet aan en zullen in meer of mindere mate toch bepaalde zaken moeten organiseren. Hoe ga je om met het organiseren als dit niet je sterkste kant is?

Organiseren is een kunst

Hoewel het voor sommige mensen zo vanzelfsprekend is, is dit het zeker niet. Het is een vorm van kunst als je goed kunt organiseren en op een manier dat het ook nog goed voelt (vooral niet te gedwongen). Dan lijkt het allemaal als vanzelf te gaan, wat natuurlijk niet zo is. Logischerwijs moeten er een aantal zaken doorlopen lopen om te komen tot een goede organisatie.

De te zetten stappen

Overzicht

Alles rond het organiseren van zaken staat of valt met het hebben of verkrijgen van overzicht. Als je geen overzicht hebt, krijg je zaken nooit georganiseerd. Het gaat er dus om dat wat er ook op je bordje ligt, je het in het vizier hebt. Daarmee niet gezegd dat je alles tot in detail weet, want dat zou je mogelijk eerder afleiding of je brein teveel opsouperen. Zonde van je energie dus.
Nee, bij overzicht gaat het om het geen er gedaan moet worden.

Inzicht

Als je alles in beeld hebt, is een volgende stap dat je inzicht krijgt in de inhoud, wat niet hetzelfde is met alles op detailniveau willen weten. Met behulp van bijvoorbeeld mensen die wel kennis op detailniveau hebben, kan je voldoende inzicht krijgen in de verschillende – te organiseren – taken.

Prioriteren

De volgende taak is namelijk het prioriteren. Als er veel gedaan moet worden en de middelen (geld of handen) zijn niet onuitputtelijk, wat vaak het geval is, dan is het belangrijk dat je prioriteiten gaat stellen en aangeeft wat eerder aangepakt moet worden. Zo krijg je een overzicht van wanneer wat moet gebeuren. Dit is ook weer prettig als je andere mensen in moet zetten. Mensen willen immers graag weten waar ze aan toe zijn en voor jezelf is het belangrijk om alles georganiseerd te houden (zonder krampachtig aan touwtjes met moeten trekken).

Handelen
Als je alles op orde hebt, in theorie, dan komt de praktijk en dat is het handelen. Sommige mensen zijn pure theoretici en kunnen om een of andere reden de stap naar de praktijk maar niet maken en andere gaan er te onstuimig in. Je organisatie zorgt er voor dat je op een verantwoorde manier aan de slag kunt gaan c.q. mensen aan de slag kunt zetten.

Het geeft ook vaak een gevoel van veiligheid, dat bij zoveel zaken die moeten gebeuren er ook nog overzicht is en er geen “gaten” vallen. Als je de stappen goed doorloopt, dan kan je op een speelse manier verschillende zaken oppakken / in gang zetten. Het maakt dan ook niet uit of je het zelf doet of dat je vanuit een leidinggevende rol (hiërarchisch of functioneel) mensen aan het werk zet.

Interveniëren?

Niet altijd van toepassing, maar soms is het belangrijk om ergens tussen te komen om een proces wat spaak dreigt te lopen, weer op het goede spoor te zetten. Zorg dat je alle processen goed hebt en laat je “mens zijn” - en daar hoor intuïtie bij - ook een rol spelen.

Evalueren

Het is in iedere situatie goed om zo nu en dan over de schouder te kijken en in kaart te brengen wat goed gegaan is en wat allemaal nog beter kan. Kan alles altijd beter? Vaak wel, maar daarmee niet gezegd dat dit ook altijd moet. De uitkomsten van een evaluatie kunnen vervolgens weer ingezet worden. De bekende leerschool is belangrijke om verder te komen in het leven (wat in totaliteit toch ook een leerschool is).

Concluderend

Ben je dus geen organisatorisch wonder, maar wil je er wel je best voor doen … zorg dan dat je de structuur goed hebt. Wis vervolgens niet je intuïtie, want ook je intuïtie kan van toegevoegde waarde zijn, en pak het organisatorisch vraagstuk op of pas het toe in je rol als manager, projectleider of in de huislijke sfeer.