Efficiënter en constructief vergaderen in de kerk

Vergaderen is niet voor iedereen een prettige bezigheid. In de kerk is vergaderen 'helaas' ook nodig. Binnen de kerk is vergaderen een vorm om God te dienen. Bouwen aan de gemeente betekent bouwen aan Gods koninkrijk. Maar vergaderen moet geen gezapige bijeenkomst zijn. Vergaderen heeft als doel om vooruitgang te boeken, te groeien en problemen op te lossen. Het vraagt creativiteit en een goed plan van aanpak om oude vruchteloze patronen van vergaderen om te zetten naar een meer efficiëntere vorm.

Welke functies hebben vergaderingen in de kerk?

Vergaderingen zijn een:

Ontmoetingsplek vanuit het werk voor de kerk.
Plaats waar mensen zorgen en vragen kunnen delen
Plaats van brainstormen over activiteiten, verwachtingen, motivatie en stimulans
Plaats voor het maken van beleid en besluiten

Het vergaderproces

In een vergadering is structuur en orde van groot belang. Hieronder volgt een schematische indeling van hoe de fasen kunnen verlopen voor een goed vergaderproces. Dit model heeft waarde voor besluiten en de effectiviteit ervan.

Fase 1; behoefte aan iets. Er is een behoefte om te vergaderen voor een bepaalde doelstelling te behalen.
Fase 2; formulering van wensen. Gericht op een betere situatie. Helder maken van verschil oude en nieuwe gewenste situatie.
Fase 3; peiling van de motivatie van de groepsleden. Is er voldoende draagvlak aanwezig?
Fase 4; spuien van ideeën om de gewenste situatie te bereiken (brainstormen). Iedereen laten zeggen wat hij vindt en kritiek op elkaars suggesties is ongewenst.
Fase 5; voorstellen en toetsen. Genoemde suggestie uit fase 4 bespreken en beoordelen.
Fase 6; al dan niet nemen van een besluit. Besluit nemen bij overeenstemming. Hierbij is open communicatie belangrijk.
Fase 7; opstellen van een planning. Nadat een besluit genomen is wordt een planning gemaakt voor het uitvoeren ervan.
Fase 8; uitvoering van het besluit.
Fase 9; evaluatie.

Belemmering in besluitvorming

Bovenstaand model is geen garantie voor een vlekkeloos proces. Er kunnen ook belemmeringen voordoen. Enkele factoren zijn:

Onzeker over het besluit (voorstel)
Persoonlijke omstandigheden
Tijdsdruk
Ondeskundigheid
Teveel deskundigheid
Coalitievorming

Gedrag tijdens vergaderingen

Het komt voor dat sommige groepsleden niet goed uit de verf komen tijdens een vergadering. Het is goed om dat te bespreken. Bales (1970) geeft twee manieren van gedrag tijdens een vergadering weer;

Taakgerichte reacties
Sociaal-emotionele reacties

In bovengenoemde aspecten kan weer onderscheid gemaakt worden tussen negatieve en positieve reactie, antwoord geven en vragen stellen.

Positieve sociaal-emotionele reacties

Deze reactie is gericht op relaties. Kenmerken hiervan zijn;

Solidair zijn; erkenning, hulp en beloning bieden.
Atmosfeer ontspannen; grappige opmerkingen maken en tevredenheid tonen.

Negatieve sociaal-emotionele reacties

Oneens tonen. Negatief non-verbaal gedrag,
Gespannenheid; terugtrekken uit vergadering
Tegenwerken; vasthouden aan eigen mening

Taakgerichte reacties vragenderwijs

Vragen om informatie en verduidelijking
Vragen naar meningen
Vragen om voorstellen

Taakgerichte reacties als antwoord

Doen van voorstellen
Geven van mening
Geven van richting en structuur