Hoe organiseer ik een verrassingsfeest?

Die ene speciale persoon is jarig, je dochter is net afgestudeerd, je ouders worden samen 100 jaar oud, ... Er zijn zoveel verschillende redenen om een feest te houden, maar het is zoveel leuker indien de persoon waarvoor het feest is helemaal van niets af weet. Een echt verrassingsfeest vereist echter heel veel goede voorbereiding. In wat volgt gaan we dieper in op bepaalde aspecten die u zeker in acht moet nemen bij het organiseren van een (verrassings)feest. Bij het organiseren van een verrassingsfeest moet u eerst en vooral op zoek naar een datum uiteraard. Als de datum geplaatst is zoek je ook meteen een smoesje om de persoon waarvoor u het feest zal geven een reden te geven deze dag vrij te houden. Zo kan je zeggen dat er een familie-etentje zal doorgaan of dat er een meeting is met uw vrienden waarvoor u de persoon in kwestie graag wilt uitnodigen. U kan ook echt eerst ergens gaan eten met de persoon en hem / haar daarna uitnodigen nog even mee te gaan naar u thuis maar in plaats van naar huis te rijden neemt u de persoon dan mee naar de locatie van het feest.

Doel

Het kan zijn dat u een bepaald doel hebt met het geven van het feest: iets dat u tijdens of na het feest wil bereiken. Zo kan je bijvoorbeeld als doel stellen dat alle gasten zich goed vermaken, dat je winst maakt of dat de persoon waarvoor het feest bedoeld is zich goed voelt aan het eind. Er zijn heel veel doelen die je kan stellen aan een feest dat je organiseert. Het is belangrijk dat het geformuleerde doel haalbaar, eenvoudig en duidelijk is.

Thema

Je kan een feest organiseren in een bepaald thema. Dit wil zeggen dat de aankleding en dresscode worden bepaald door een vooropgesteld thema. Kijk bij het kiezen van het thema naar wat de persoon waarvoor het feest is leuk vindt en wat je zelf leuk en haalbaar vindt. Bij een thema kan niets te gek zijn! Enkele voorbeelden van thema's: sprookjes, boeren, de zoo, film, beroepen, Egypte, middeleeuwen, maffia, beachparty, ... De lijst is eindeloos!

Het uitnodigen van de gasten

Na het algemene concept te maken van het feest is het tijd voor de uitnodigingen. Je kan de gasten uitnodigen per e-mail of via een bedrukte uitnodiging. Best plaatst u op de uitnodiging dat iedereen kort moet laten weten of hij / zij al dan niet aanwezig zal zijn. Ook mensen die niet komen moeten zich dus afmelden. Zo krijgt u het beste overzicht over wie wel en wie niet komt en hoeveel personen er ongeveer zullen zijn.

De locatie

Het bepalen van de locatie is erg belangrijk voor het feest. Indien u een locatie afhuurt zoals bijvoorbeeld een café, een feestzaal, een discotheek afhuurt zal u meer geld kwijt zijn maar zal u zich geen zorgen moeten maken omtrent drank & catering, muziek en aankleding. Indien u het feest in de tuin houdt moet u dit allemaal zelf regelen maar blijft u wel steeds alle touwtjes in handen houden en kan u dus alles zelf bepalen. Daarnaast zal dit minder geld kosten. Indien u toch een locatie huurt kan u uiteraard best op verschillende locaties gaan horen naar de prijzen en mogelijkheden zodat u een goede keuze kan maken.

Indien u het feest thuis (in de tuin) geeft moet u wel rekening houden met de omgeving. U laat hen best op voorhand ook weten dat u een feest geeft + wanneer dit exact doorgaat. Vermeld aan hen ook duidelijk een telefoonnummer waarop zij u kunnen bereiken indien zij overlast ondervinden van het feest. Houdt in uw achterhoofd dat volgens de wet de nacht ingaat om 11:00 en dat het volume van uw muziek dan ook een stuk omlaag moet.

Muziek & licht

Ook de muziek en het licht hebben een grote invloed op uw feest. Zij zorgen mee voor de sfeer die zal heersen op uw feest, wat essentieel is voor een geslaagd feestje! Ook hier weer de keuze of u het zelf allemaal zal doen of dat u een DJ inhuurt om te zorgen voor de juiste muziek en aangepast licht. Indien u muziek enkel als achtergrond wilt is het beter dit zelf te doen of een bandje in te huren. Ook bij muziek en licht geldt dat u eerst goed moet informeren bij verschillende bandjes / DJ's omdat zij vaak geen vaste prijzen hebben. Bespreek ook goed de prijs die een bandje of DJ u voorstelt want vaak kan u hier nog een deel afdoen.

Drank

Drank is vaak het moeilijkste element om in te schatten voor uw feest. Elk soort feest resulteert namelijk in een ander soort drankgebruik en op elk feest zijn de bezoekers anders. Bier en frisdranken worden het meest genuttigd maar ook een kleinere voorraad wijn, sinaasappelsap en drankjes om te mixen moet u zeker achter de hand hebben. Voor de aankoop van drank gaat u best naar een drankenhandel, zij nemen vaak gesloten flessen terug voor de aankoopprijs van u over. Hierdoor zal u achteraf alle gesloten flessen terug kunnen brengen en geld besparen.

TIP:

• gebruik geen echt frisdrank merk (vb fanta, cola), dit is veel duurder en vaak vinden gasten het niet storend of merken zij het niet eens indien frisdrank zonder echt merk gebruikt wordt. Indien u toch een echt merk wilt geldt ook hiervoor de tip van de drankenhandelaar, zij nemen ook gesloten flessen frisdrank terug aan aankoopprijs.
• als u altijd genoeg bier achter de hand wilt hebben is het handig steeds een klein vat aan te schaffen voor moest u door uw voorraad heen zijn. Koop altijd genoeg bier + een 30L vat als reserve, als u dan merkt dat u door de voorraad bent en er is nog veel vraag naar bier kan u dit vat gebruiken.

Aankleding

Uw aankleding bepaalt de sfeer van uw feest. Indien u een thema opgaf voor het feest zal ook de aankleding binnen dit thema liggen. Laat uw eigen creativiteit hierbij de vrije loop.

Extra's

Veiligheid

• leg stroomkabels nooit over de grond. Indien dit echt niet anders kan plak ze dan vast met een tape.
• werk binnen nooit met vuur
• hang (brandbare) versieringen niet aan het plafond maar wel steeds buiten handbereik
• zorg dat er steeds een brandblusser in de buurt is en blokkeer nooit de nooduitgang of noodverlichting
• als u een overkapping maakt hangt u deze best minimaal op 2,50 meter hoog

Extra benodigdheden

• eventueel polsbandjes of een cadeautje voor de gasten, zo hebben zij een aandenken aan uw feest
• materialen die u eventueel kan lenen/huren (vergelijk prijzen en regel als via mail of brieven zodat alles zwart op wit staat)
• (bar)tafels
• koffiezetapparaat, tap
• tent (met vloerplaten), heater
• kopjes, glazen, schoteltjes, borden, bestek
• asbakken, bierviltjes, afvalemmers, servetten
• brandblusser, noodverlichting

Heel veel succes met het plannen van uw (verrassings)feest en ik hoop dat u een geslaagd feest tegemoet gaat!