Hoe organiseer je een evenement?
Je hebt een idee voor een evenement en dat wil je tot ontwikkeling brengen. Het belangrijkste voor het succes van je evenement is de planning. Je wil iets organiseren en om zo ver te komen heb je mensen, spullen, geld en vergunningen nodig. Je hebt waarschijnlijk een bedoeling met je evenement. Je wilt er iets mee bereiken. Wat is dat en wat zijn dan de randvoorwaarden?Een idee tot ontwikkeling
Een evenement wordt geboren uit een idee. Jij hebt iets in je hoofd en je verzamelt mensen om je heen. Mensen om mee te brainstormen, mensen die je kunnen helpen en je idee kunnen aanvullen. Samen met deze mensen geef je het plan steeds meer vorm. Hoe groot wordt het evenement? Wie kunnen er worden aangeschreven of aangesproken om hulp te leveren? Zijn er bedrijven die uitgenodigd kunnen worden om mee te denken en eventueel mee te helpen. Langzaam krijgt het evenement zo zijn vorm en kan je het evenement een naam gaan geven.Concrete plannen maken
Deze fase begint meestal met het maken van een globale schatting van de kosten en het aanschrijven van sponsoren. Meer hierover kan je lezen in het artikel “Fondsen werven voor sociaal culturele activiteiten”. Bedenk dat het zoeken van sponsoren en het verwerven van fondsen tijd kost. Soms kan er wel een half jaar over heen gaan voordat je het benodigde budget bij elkaar hebt. Wanneer je een sponsor hebt gevonden, leg dan de gemaakte afspraken vast in een sponsorcontract. Zo heb jij op papier wat er is toegezegd en wat je eventueel als tegenprestatie biedt.Je hebt een locatie nodig die past bij het evenement. De locatie moet groot genoeg zijn voor het aantal verwachte bezoekers aan de veiligheidsvoorschriften voldoen en toegankelijk zijn voor de doelgroep. Verder moet de locatie ook beschikbaar zijn op de geplande datum.
De datum moet al lang van te voren gepland worden. Zo heb je een doel waar je naar toe werkt, je kan een draaiboek maken van de voorbereidingen met de deadline van ieder onderdeel en iedere betrokkene kan deze datum alvast vrij houden in de agenda. Bovendien kan je deze datum al gaan verwerken in flyers, advertentieteksten en de website van het evenement. Zo weet ook de doelgroep lang van te voren (tien tot acht weken is gebruikelijk) dat dit evenement eraan gaat komen. Wanneer je een datum hebt geprikt kan je ook vergunningen en verzekeringen gaan regelen en mensen gaan inhuren voor die dag. Denk aan standbouwers, geluidstechnici, catering, beveiliging, EHBO enz. Net wat voor jouw evenement van toepassing is. Kijk goed welke verzekeringen en vergunningen je nodig hebt. Check eventueel even bij de gemeente. Bij verzekeringen moet je meestal denken aan aansprakelijkheidsverzekeringen, ongevallenverzekeringen en een evenementenverzekering. Wanneer je een datum plant voor je evenement, zorg dan voor afstemming met andere evenementen in de regio. Het is niet handig wanneer er op dezelfde dag twee evenementen zijn in een gemeenten. Evenmin is het verstandig om een evenement te plannen op een dag waarop een soortgelijk evenement elders gepland staat.
De laatste fase voor het evenement
Wanneer je dit nog niet gedaan hebt, wordt het nu echt tijd om een draaiboek te gaan maken van de dag zelf. Hieronder vind je een voorbeeld van zo'n draaiboek.| Voorbeeld draaiboek |
|---|
| Naam evenement |
| Opdrachtgever Naam ⇨ Adres ⇨ Telefoonnummer ⇨ Email |
| Voorbereiding Opbouw ⇨ Datum ⇨ tijd ⇨werkzaamheden Evenement ⇨ Datum ⇨ tijd ⇨werkzaamheden Opruimen ⇨ Datum ⇨ tijd⇨ werkzaamheden |
| Team verantwoordelijk voor de organisatie Naam verantwoordelijke ⇨ verantwoordelijk voor ⇨ telefoonnummer ⇨mobiel⇨ e-mail |
| Belangrijke telefoonnummers van ingehuurde organisaties |
| Het programma van het evenement met tijden |
| Indeling werkzaamheden Naam ⇨ Activiteit tijden ⇨ mobiel nummer |
| Wat moet er nog meegenomen worden op de dag zelf Wie neemt wat mee? |
| In geval van nood Persoon ⇨ telefoonnummer |
| Opmerkingen/mededelingen |
