Tips voor het organiseren van effectieve bijeenkomsten

Hoe zorg je dat mensen naar de door jou georganiseerde bijeenkomst komen? Weet je vooraf precies wat het doel moet zijn van je bijeenkomst? Wat wil je dat mensen ervan meenemen? Het gebruik van gedragswetenschappelijk onderzoek naar de manier waarop mensen beslissingen nemen kan dan handig zijn. Mensen nemen tal van beslissingen op elk moment. Een deel ervan is bewust, een ander deel ervan is onbewust. Hoe kun je hier het beste op inspelen? Door gebruik te maken van inzichten uit de neurowetenschap naar gedragsbeïnvloeding kun je rekening houden met de bewuste keuzes die mensen maken.

• Voor wie organiseer je een bijeenkomst en wat is je doel?
• Kies je argumenten
• Wat voor bijeenkomst organiseer je?
• Fysieke inrichting van de bijeenkomst
• Hoe houd je mensen betrokken?
• De opbouw van een effectieve bijeenkomst
• Zorg voor een goed begin
• Houd rekening met de 'Peak-end rule'
• Evalueer niet alleen het bewuste oordeel, maar ook het onbewuste oordeel
• Kortom: hoe zorg je dat je resultaat effect heeft?

Voor wie organiseer je een bijeenkomst en wat is je doel?

Bepaal je doelgroep. Hoe concreter je hierin bent, hoe beter je kunt aansluiten bij je deelnemers. Redeneer hierbij vanuit je doelgroep. Wat is hun niveau en doel en welke beslissing wil je dat je deelnemers nemen? Waar gaat het om? Hoe kun je dit beïnvloeden? Moeten deelnemers overtuigd worden of alleen informatie krijgen? Als je mensen wilt meekrijgen in een bepaalde strategie zul je ze bewust moeten aanspreken. Wil je dat mensen informatie opdoen en na afloop de brochures met extra informatie meenemen, dan gaat het om een beslissing op automatisch niveau (en ben je met een goede inrichting van de ruimte al een heel eind op weg, maar daarover later meer).

Als mensen bewust beslissingen nemen, voor de aanschaf van een auto of huis bijvoorbeeld, maken ze gebruik van bewuste denkprocessen, ze stellen prioriteiten, leggen verbanden, zetten de voors en tegens op een rij, enzovoorts. Bij automatische beslissingen gaat dat vaak onbewust. Welke route neem je op je weg naar het werk? Vaak gebruik je voor dit soort beslissingen vuistregels: in de spits neem je misschien standaard een andere weg dan midden op de dag.

Als je dit gedrag wilt beïnvloeden is het dus belangrijk om onderscheid te maken of het om een bewuste of onbewuste beslissing gaat waarop het gedrag is gebaseerd. Daar kun je je interventietechniek op afstemmen. Gaat het om een mengvorm van bewuste en onbewuste beslissingen, ga dan na welke dominant is en richt je daarop.

Kies je argumenten

Wat is je strategische doel? Hoe wil je dit bereiken? Met welke argumenten ga je mensen overtuigen? Voor een deelnemer die betrokken is en op bewust niveau beslist: zorg voor weinig argumenten, maar wel overtuigend. Voor een deelnemer die niet-betrokken is en op automatisch niveau beslist: ga voor veel argumenten.

Wat voor bijeenkomst organiseer je?

Afhankelijk van je doel en je doelgroep maak je de keuze voor het type bijeenkomst of evenement. Moet je mensen slecht nieuws brengen, dan is een grote informatiebijeenkomst meestal niet het meest geschikte middel. Grote bijeenkomsten zijn niet bedoeld om moeilijke onderwerpen te bespreken waar mensen zich erg bij betrokken voelen. Dan roep je mogelijk alleen maar weerstand op, door de beleefde afstand tussen zaal en podium. Hierdoor gaan mensen in de zaal zich steeds meer met elkaar verbonden voelen. Een inloopbijeenkomst geeft meer beweging en maakt het mogelijk om echt in gesprek te gaan met elkaar. Maar ook in kleinere groepjes of individueel de boodschap overbrengen werkt dan misschien beter. Wil je mensen strategisch beïnvloeden of wil je kennis overbrengen (al dan niet met gedragsverandering tot gevolg) dan kan een grotere bijeenkomst wel werken. Houd ook dan wel rekening met de groepsdynamiek. Zijn er mensen in de zaal die steeds tegenwerpingen maken, maar gaat het hier om 'outliers' of ontbreekt de tijd om er diep op in te gaan? Herhaal dan wat er wordt gezegd door het kort samen te vatten en te beloven dat je er later op terugkomt. Zo voelen mensen zich toch gehoord en kun je het even 'parkeren', zodat de bijeenkomst niet wordt verstoord.

Fysieke inrichting van de bijeenkomst

Welke customer journey wil je dat deelnemers maken? Dat betekent dat je de ruimte zo inricht dat deelnemers een geplande route volgen, zodat ze langs bepaalde stands komen, bepaalde informatie zien. Welke ervaringen wil je dat ze opdoen? Hoe kun je dit beïnvloeden? Door hier bewust over na te denken leef je je in in de deelnemer. Daardoor kun je de beleving van de deelnemers optimaliseren, afhankelijk van je doelen.

Hoe houd je mensen betrokken?

Wees je ervan bewust dat de concentratieboog van de gemiddelde mens niet zo lang is. Concentratie begint bij motivatie, zorg dus dat mensen willen weten en begrijpen wat je te vertellen hebt. Maar zelfs dan is de gemiddelde tijdspanne om je te concentreren gemiddeld maximaal zo'n vijfenveertig minuten. En dat geldt lang niet voor iedereen! Een publiek dat gedurende lange tijd muisstil zit te luisteren betekent niet altijd een aandachtig publiek. Zorg dus voor korte blokken met informatie. Regelmatige pauzes zorgen ervoor dat de hersenen meer informatie opnemen.

Door bewust beweegmomenten in te bouwen, kun je mensen helpen zich af ten toe te ontspannen. Ook dit zorgt ervoor dat mensen de informatie beter kunnen begrijpen en onthouden. Organiseer bijvoorbeeld meerdere workshops die mensen in een carrousel kunnen bijwonen, houd regelmatig korte pauzes of laat mensen meelopen langs flappen of stands.

Laat mensen een actieve luisterhouding innemen. Maak de bijeenkomst interactief, nodig deelnemers uit vragen te stellen, informeer naar hun mening; alles om ervoor te zorgen dat mensen bewust nadenken over wat ze vinden van hetgeen ze wordt verteld.

Als je wilt dat mensen hard met je meedenken of moeilijke beslissingen nemen, kun je beter in de ochtend de bijeenkomst organiseren. Dan zijn mensen cognitief vaak sterker dan later op de dag.

De opbouw van een effectieve bijeenkomst

Bij de organisatie van je evenement zorg je dat de opbouw goed aansluit bij wat mensen willen.

Zorg voor een goed begin

Een goed begin helpt de bijeenkomst op gang te komen. Hiermee zet je de toon. Door mensen van de organisatie bij de deur te laten staan en mensen persoonlijk welkom te heten bijvoorbeeld. Door mensen wegwijs te maken, zodat ze zich snel thuis voelen. Maar ook inhoudelijk is een goede start van belang. Als je mensen mee wilt krijgen, denk dan aan het principe van de glijbaan en de trap van Karin de Galan (2015). Door eerst bewust stil te staan bij de manier waarop je mensen kunt verleiden tot willen, tot leren van nieuw gedrag (of een nieuwe houding of mening met een gedragsverandering tot gevolg). Je aanpak om mensen mee te krijgen richting het doel van je bijeenkomst vormt de glijbaan, zodat je mensen als het ware kunt laten glijden in je bijeenkomst of workshop. Bij binnenkomst kunnen mensen op verschillende plekken op de glijbaan zitten. Mensen die al klaar zijn om te leren zitten onderaan, bovenaan zitten de mensen die weerstand hebben of het probleem (nog) niet zien. Afhankelijk daarvan zul je bij de start een andere houding richting je deelnemers moeten innemen, respectievelijk: introduceren, discussiëren, confronteren. Daarna kunnen ze de trap nemen naar hetgeen je ze wilt bijbrengen of laten beleven.

Houd rekening met de 'Peak-end rule'

Hoe wil je dat mensen je bijeenkomst herinneren? Mensen kunnen niet de totaalervaring mee naar huis nemen. Ze herinneren zich vaak vooral het hoogtepunt (de piek) en het einde. De rest is niet verdwenen, maar het wordt niet gebruikt voor de beleving en waardering ervan. Dit geldt altijd, of een bijeenkomst nu kort of lang duurt. Zorg dus bewust voor piekmomenten, die aansluiten bij wat je deelnemers wilt overbrengen. Dit kan bepaalde informatie zijn, die verrassend en interessant is. Maar ook een gebakje bij de koffie tijdens de pauze waarin mensen met elkaar in contact kunnen komen. Breng afhankelijk van je doel bewust wat emotie in het spel gedurende het evenement. Mensen herinneren zich intense emoties en sterke gevoelens beter. Tijdens een avond over autisme kun je tussentijds heel goed een filmpje laten zien over de beleving van de wereld door het kind met autisme. Dit roept veel gevoelens op, bij betrokkenen en niet-betrokkenen en kan als eye-opener werken waardoor het mensen bijblijft.
Zorg liefst voor verschillende ervaringen en niet voor meer van hetzelfde. Twee heel verschillende presentaties doen het beter dan twee ongeveer dezelfde presentaties. Los van het onderwerp of de onderwerpen. Ons geheugen werkt op zo'n manier dat we niet veel van hetzelfde kunnen opslaan (dan vindt er verdringing plaats, zoals welk chipje was het lekkerst is een - vrijwel - onmogelijk te beantwoorden vraag).

Mensen kunnen zich het einde vaak nog goed herinneren en koppelen daar hun waardering voor de bijeenomst aan. Zorg dus voor een goede afsluiting. Dit kan inhoudelijk zijn, door mensen bijvoorbeeld een boodschap van hoop mee te geven. Maar ook pragmatisch: als afsluiting deelnemers een cadeautje meegeven bijvoorbeeld kan goed werken. Of bij de deur gaan staan en iedereen de hand schudden bij het afscheid kan een positieve ervaring opleveren. Het gaat niet om de hoeveelheid, de prijs of de kwaliteit per se, maar om het gebaar.

Evalueer niet alleen het bewuste oordeel, maar ook het onbewuste oordeel

Wil je echt weten wat mensen van je bijeenkomst vonden? Dan vraag je niet alleen naar het bewuste oordeel, maar neem je ook het onbewuste oordeel mee in je evaluatie. Dit doe je door niet alleen gesloten/multiple choice vragen, maar ook open vragen op te nemen in je evaluatieformulier. Je kunt bijvoorbeeld vragen wat mensen van het evenement vonden. Het eerste dat ze zullen noemen is waarschijnlijk het belangrijkste voor ze. Zo mogelijk kun je hierop doorgaan. Door te vragen naar wat deelnemers het leukste vonden, help je ze juist het positieve van je bijeenkomst te herinneren.

Na een week kun je mensen bijvoorbeeld een e-mail sturen met een bedankje voor hun aanwezigheid. Je kunt eventueel hier je evaluatie aan koppelen. Ook hiermee kun je het gevoel dat ze hebben bij de bijeenkomst en de boodschap die je wilde overbrengen positief beïnvloeden.

Kortom: hoe zorg je dat je resultaat effect heeft?

Door het doel af te stemmen op de doelgroep en daar de vorm en inhoud van de bijeenkomst op te baseren, kun je het beste aansluiten op de wensen van de deelnemers en op hetgeen je wilt bereiken met je evenement. Mensen varen het liefst op hun eigen kompas, maar laten zich wel sturen. Of ze dat nu weten of niet.