InfoNu.nl > Mens en Samenleving > Psychologie > Hoe manage je verwachtingen bij de ander?

Hoe manage je verwachtingen bij de ander?

Hoe manage je verwachtingen bij de ander? Het management van verwachtingen gaat over de man of vrouw die afspraken maakt, zakelijk of privé, en waarvan de afspraken nagekomen dienen te worden. Afspraken nakomen lijkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is niet zo. Immers, jij bent mogelijk ook afhankelijk van een derde die niet tijdig over de brug komt of het verlate transport gooit roet in het eten. Maar een enthousiast verhaal kan ook verwachtingen scheppen die (nog) niet nagekomen kunnen worden. Het is dan belangrijk dat je de verwachtingen bij de ander in goede banen gaat leiden. Dit voorkomt een dispuut, met alle mogelijke gevolgen van dien. Bovendien werkt het wel zo prettig.

Wat is verwachtingsmanagement?

Verwachtingsmanagement is het managen van de verwachtingen (verwachtingen is alles wat in de toekomst ligt) van de ander. Het is de kunst van het beïnvloeden, want beïnvloeden is ook onderling afstemmen. Het gaat in deze over het onderkennen van:
  • realiteit van tijd
  • feitenkennis
  • context
  • emoties

Het is niet eenvoudig om de verwachtingen van de ander te managen, want je bent met mensen bezig en daar horen tijdlijnen en weer andere afspraken bij. Maar je kunt ook zelf, om wat voor reden dan ook, niet aan je afspraken voldoen. Zolang je het proces dus niet helemaal vanuit jezelf kunt vormgeven, moet je feitelijk een slag om de arm houden. Emoties, die van jezelf of van de ander, kunnen ook een rol spelen. Mogelijk heeft het weer zelfs invloed op je afspraken. Het kan dus allemaal van invloed zijn op datgene waar je mee bezig bent. Dat maakt dat je dynamisch moet leren balanceren. Als je het goed doet, legt het adequaat managen van verwachtingen bij de ander een belangrijke basis voor veiligheid en betrouwbaarheid.

Communicatie

Niet of niet goed communiceren is altijd de grootste bottleneck als er iets misgaat tussen twee of meer mensen. Dat is struikelblok nummer één bij relaties in de privésfeer en werksfeer. Bij het managen van verwachtingen is goede en duidelijke communicatie derhalve ook essentieel. Het spreekt voor zich dat dit voor alle betrokkenen geldt.

Bron: Unsplash, PixabayBron: Unsplash, Pixabay

Waar moet je op letten als je verwachtingen wilt managen?

Er zijn een aantal zaken waar je op kunt letten als je verwachtingen goed wilt (leren) managen. Ze lijken soms vanzelfsprekend. Echter, als je je in de materie verdiept, blijken ze in de praktijk vaak toch niet zo vanzelfsprekend. Onderstaand zijn de belangrijkste handvatten voor het managen van verwachtingen opgesomd.

Wijze van communiceren

Het is goed om direct de wijze van communiceren onderling af te stemmen. Feitelijk geldt dit voor zowel de privésituatie als de werksituatie. Onenigheid help je niet uit de wereld door bijvoorbeeld appjes te sturen. Als er iets niet duidelijk is, dan is mondelinge communicatie altijd beter. Door deze vorm van interactie haal je de angel er altijd sneller uit. Dat je er ter bevestiging van wat er mondeling is afgesproken nog een email stuurt kan je wel afspreken. Anderzijds kan je een formeel stuk schriftelijk toesturen en afspreken wanneer je belt voor een reactie of nog openstaande vragen. Bedenk dus vooraf goed, welke wijze van communiceren het meest effectief is voor dat wat je gaat doen.

Zo zijn er verschillende manieren om te communiceren en kies dus vooral niet het meest ‘veilige’ kanaal. Voor veel mensen is bijvoorbeeld e-mail het meest veilig, want je gaat daarmee voor even de mogelijk directe confrontatie uit de weg. Maar het is lang niet altijd het juiste kanaal en het kan onduidelijkheden of irritatie alleen maar vergroten. Het werkt in deze dus zelfs averechts. Door zonder angst of schroom te kijken naar iedere situatie, doorgrond je altijd de beste wijze van communicatie. Het spreekt voor zich dat je die wijze dan ook toe moet passen.

Duidelijkheid

Het lijkt mogelijk een open deur, maar duidelijkheid is essentieel. Daarbij komt meer kijken dan slechts uitspreken wat je uit wilt spreken. Je moet ook in een open vraag vragen of het aankomt wat je zegt of vraag – afhankelijk van de situatie – om een samenvatting van wat je gezegd hebt. Zorg dat je het verifieert. Niet zelden is een gesprek ogenschijnlijk goed verlopen, maar is het in de praktijk toch meer eenrichtingsverkeer geweest. De kans is dan zeker aanwezig dat niet alles bij die ander is aangekomen. Ogenschijnlijk heb je dan een goed gesprek gevoerd. Echter, als je niet zeker weet dat alles goed is aangekomen bij die ander, kunnen onderdelen uit het gesprek toch zomaar een eigen leven gaan leiden.

“Men leidt een volk niet zonder het een toekomst te tonen; een leider is een koopman in verwachtingen.” Napoleon

Begrijpelijk

Wat voor de één heel begrijpelijk is, is dat voor de ander niet. Een stortvloed aan woorden wil wel eens te veel voor de ander zijn, maar het kan ook om technische taal gaan die bij een niet-techneut terechtkomt. Doseer dus en verifieer of het door die ander begrepen is. Zorg dat je je qua taalgebruik aansluit bij die ander. Dat vergemakkelijkt het proces, temeer niet iedereen durft te zeggen dat hij/zij het niet snapt wat je zegt.

Bron: Unsplash, PixabayBron: Unsplash, Pixabay
Eerlijkheid
Je kunt duidelijk en begrijpelijk zijn en ook nog goed communiceren, maar als je niet eerlijk bent dan houdt het proces van verwachtingen managen op. Soms is eerlijk zijn niet prettig en maak je er niet direct vrienden mee. Echter, achteraf repareren, als blijkt dat je niet eerlijk bent geweest, is vele malen lastiger en in ernstige gevallen zelfs onmogelijk. Enkele voorbeelden.

Deadlines willen nog wel eens in de verdrukking komen. Je klant wil heel graag iets morgen af hebben, maar dat lukt alleen als echt alles mee zit. Direct ‘ja’ zeggen om de klant te plezieren brengt dus een risico met zich mee, terwijl je ook eerlijk kunt zijn en een slag om de arm kunt houden of gewoon kunt zeggen dat het morgen niet gaat lukken, maar bijvoorbeeld wel die dag erna. Dan manage je de verwachtingen goed en is er niets aan de hand. Sterker nog, de ander gaat heel blij zijn als het alsnog binnen die dag zou lukken.

Een ander aspect is de rolverdeling. Je moet iets voor iemand doen en hebt het bijvoorbeeld voor je creativiteit nodig om open en vrij te kunnen werken. Als die ander een micromanager is of een controlefreak, dan is de kans groot dat jij niet lekker open en vrij kunt werken. Dat is niet goed voor het eindresultaat en niet goed voor de relatie. Als je eerlijk en open communiceert, wat belangrijk voor je is om goed aan de slag te kunnen, dan weet de ander ook wat er verwacht wordt. Als hij/zij dat niet wil, kan er op dat moment nog voor een andere oplossing gekozen worden.

Ken jezelf goed

Bij het managen van verwachtingen is het ook essentieel dat je jezelf goed kent. De kans is anders groot dat het managen je misschien toch niet zo goed afgaat, ook met inachtneming van eerdergenoemde punten. Het beste is dat je geen angsten meer hebt. Echter, als dat niet het geval is, dan is het minimaal van belang dat je je angsten onderkent. Je kunt er dan rekening mee houden, tijdens het proces. Beter nog is je eigen angsten (ook wel demonen genoemd) op te lossen, want daar doe je namelijk ook jezelf een groot plezier mee. Het is afhankelijk van het soort angst of je hiervoor professionele hulp zoekt of zelf aan de slag gaat. Kleine angsten kan je, met veel wilskracht, vaak nog wel zelf uit je systeem krijgen.

Tot slot

Verwachtingen betreffen alles wat in de toekomst ligt. Dat maakt het ook zo moeilijk, want iedere situatie kan weer anders zijn. Verwachtingen managen is soms veel omvattend. Niet overal heb je evenveel invloed op en dat maakt dat je duidelijk en eerlijk moet zijn. Spreek niets af waarvan je niet weet of je het waar kunt maken. Denk en werk mee, maar ga niet aan jezelf voorbij. Zo krijg je een eerlijke en open communicatie en deze geeft weer ruimte om er samen uit te komen, als zich bijvoorbeeld een calamiteit voordoet.
© 2016 - 2019 Annastaal, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Wat is IPMA voor project managersNaast Prince II en PMI bestaat er nog een zeer belangrijke certificerings mogelijkheid voor project managers. In deze ro…
Management, wat is dat?Management, wat is dat?De wereld is er vol van en we hebben ze in ieder bedrijf nodig, maar wat is nu eigenlijk een manager en wat moet je van…
Ondernemerschap vs ManagementWat maakt nu het grootste verschil tussen een ondernemer en een manager, is een vraag die veel mensen zich stellen. Is e…
IncidentenmanagementIncidentenmanagementManagen op incidenten is niet handig, maar soms kan het even niet anders. Op zich niets mis mee, zolang het zich tot zo…
Leiderschap: Managerial grid van Blake en MoutonDe managerial grid is ontwikkeld door Robert Blake en Jane Mouton, en gericht op het situatiegericht leidinggeven. In di…
Bronnen en referenties
  • Inleidingsfoto: Geralt, Pixabay
  • http://hetefficiencyhuis.nl/kennisbank-timemanagement/effectief-communiceren/manage-je-verwachtingen/
  • Flow nr. 4 2016: “Verwachten we teveel
  • http://www.mt.nl/108/73809/tools/zo-communiceer-je-verwachtingen.html?order=0#slideshow”
  • https://www.heteffectievewerken.nl/blog/verwachting-managen-echt-effectief.html
  • Afbeelding bron 1: Unsplash, Pixabay
  • Afbeelding bron 2: Unsplash, Pixabay

Reageer op het artikel "Hoe manage je verwachtingen bij de ander?"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Annastaal
Gepubliceerd: 10-06-2016
Rubriek: Mens en Samenleving
Subrubriek: Psychologie
Bronnen en referenties: 7
Schrijf mee!