Het houden van een functioneringsgesprek

Binnen veel organisaties is het houden van functioneringsgesprekken tussen managers en hun werknemers een jaarlijks terugkomend fenomeen; binnen sommige organisaties is dit zelfs meerdere malen per jaar. Hoewel het houden van functioneringsgesprekken dus wel op de agenda staat, wil dit niet zeggen dat het ook gebruikt wordt waarvoor het bedoelt is; het verbeteren van het functioneren van werknemers. In dit artikel enkele tips en richtlijnen voor het houden van een functioneringsgesprek.

Doel functioneringsgesprek

Het doel van een functioneringsgesprek is niet om door middel van eenrichtingsverkeer de mening van de manager door te geven aan de werknemer; dit werkt alleen maar contraproductief. Overigens zorgt een goed manager ervoor dat een werknemer wel degelijk weet wat de manager goed en minder goed vindt aan zijn werk; het kan nooit gebeuren dat een werknemer op een functioneringsgesprek verrast wordt door zaken die hij/zij minder goed gedaan zou hebben.

Een goed functioneringsgesprek is erop gericht om de werknemer beter te laten presteren. Dit klinkt logisch, maar heeft andere consequenties dan veel managers hieraan verbinden: Een werknemer beter laten presteren hangt niet alleen af van de werknemer; een hoop ligt ook aan de manager zelf. Heeft een manager de werknemer bijvoorbeeld voldoende begeleiding gegeven? Zijn de taken van de werknemer afgestemd op de kwaliteiten van de werknemer? Heeft de werknemer meer verantwoordelijkheid nodig in zijn/haar werk om gemotiveerd te blijven? Al deze vragen moeten in een functioneringsgesprek beantwoord worden. Hierdoor wordt het doel van een functioneringsgesprek bereikt; het functioneren van de werknemer verbeteren door aan zowel de zijde van de manager als die van de werknemer verbeteringen door te voeren.

Het voorbereiden van een functioneringsgesprek

Er zijn verschillende manieren om functioneringsgesprekken voor te bereiden. Veel organisaties maken gebruik van een vast format dat door de manager gebruikt wordt om over de werknemer na te denken en dit terug te koppelen met de werknemer. Dit werkt echter niet zo productief als vaak gedacht wordt, de werknemer zelf wordt hierbij dan immers niet betrokken. De betere manier om een functioneringsgesprek in te gaan is om binnen een bedrijf of een organisatiecontext te werken met twee vragenlijsten met globaal dezelfde vragen. Eén lijst voor de manager en één lijst voor de werknemer. De vragen die hierop komen te staan zijn onder andere gericht op de prestaties in het verleden van de werknemer, maar moeten ook gericht zijn op onder andere de begeleiding. Zo kan één van de vragen bijvoorbeeld zijn of de werknemer voldoende begeleiding heeft gehad. Voor de werknemer zou die vraag kunnen luiden:

Heeft u voldoende begeleiding gehad in uw werk om uw taken naar tevredenheid uit te kunnen voeren?

voor de manager zou de vraag kunnen luiden:

Heeft u de werknemer voldoende begeleid in zijn/haar werkzaamheden om de taken naar tevredenheid uit te voeren?

Ook voor de andere belangrijke aspecten uit de vragenlijsten kunnen de vragen op deze wijze worden samengesteld. Belangrijke andere onderdelen omvatten onder andere de motivatie van de werknemer, of de werknemer meer verantwoordelijkheden aankan, of er op de juiste wijze gebruik gemaakt wordt van de kwaliteiten van de werknemer, of er mogelijkheden zijn om het werk aantrekkelijker te maken en of er overige zaken spelen die het presteren van de werknemer beïnvloeden of kunnen beïnvloeden.

Door gebruik te maken van dergelijke vragenlijsten en de vragenlijst voor de werknemer één week voor aanvang van het gesprek te verstrekken wordt vanuit de manager in principe een voorbereiding vanuit de werknemer afgedwongen, zonder dat deze hier negatief tegenover zal komen te staan.

Het voeren van een functioneringsgesprek

Voor het doornemen van de vragenlijst van de werknemer kan gekozen worden voor het inleveren van de vragenlijst aan de manager vlak voor het gesprek; zo kan de manager de antwoorden van de werknemer naast zijn eigen antwoorden leggen in het gesprek om het gesprek te voeren op de verschillen en overeenkomsten uit de vragen. Een andere mogelijkheid is om de vragenlijst bij de werknemer zelf te laten houden, zodat deze het kan gebruiken tijdens het gesprek als geheugensteun.

Bij het gesprek draait het niet alleen om het afhandelen van alle vragen; het belangrijkste is om door te vragen op zoveel mogelijk onderwerpen. In een goed functioneringsgesprek is de manager dan ook alleen maar bezig met het stellen van vragen: Waarom? Hoe kan dat? Wat bedoel je precies met? Hierdoor worden de achterliggende redenen achterhaald voor het presteren van een werknemer en kan er op gestuurd worden; interessant is overigens dat in de meeste gevallen de antwoorden op de beide vragenlijsten van de manager en de werknemer vrijwel overeenkomen: Een werknemer en een manager verschillen dus helemaal niet zoveel in opvatting over dergelijke onderwerpen! Het voordeel is echter dat een werknemer minder snel in de verdediging zal schieten als hij/zij zelf iets geconstateerd heeft. Hou bij het gesprek ook rekening met gesprekstechnieken, zoals het laten vallen van pauzes om uitgebreidere antwoorden van de werknemer te verkrijgen.

Afsluiten van het functioneringsgesprek

Bij de afsluiting van het functioneringsgesprek is het belangrijk om afspraken te maken in het gesprek. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) geformuleerde afspraken hebben de beste resulaten; zo weet iedereen waar ze aan toe zijn en kan er ook gemeten worden of doelen behaald worden. Belangrijk is daarbij om meteen de datum voor een nieuw functioneringsgesprek vast te stellen, zodat daar (of indien nodig tussentijds) de afspraken geanalyseerd kunnen worden en er verder gewerkt kan worden aan het verbeteren van prestaties. Zorg wel dat afspraken levendig gehouden worden bij werknemers door deze er af en toe aan te herinneren.