Bestuurslid, penningmeester of voorzitter is vak met risico

Een vereniging is meestal een rechtspersoon met een gekozen bestuur. Dat geldt voor toneelvereniging, sportclub, vereniging van eigenaren, enz. In zo’n organisatie zijn het dikwijls vrijwilligers die de kar trekken. Zoals voorzitter, penningmeester, secretaris, etc. Maar het besturen van een dergelijke rechtspersoon is ook een vak. En je moet je verstand erbij houden willen de gestelde doelen behaald worden, de begroting en het financieel verslag kloppen, en de contributies binnenkomen. Dan ook nog de conflicten oplossen die regelmatig ontstaan. En als bestuurslid van een amateurvereniging kun je persoonlijk aansprakelijk gesteld worden bij o.a. financiële problemen. Breng eerst je risico's in kaart, en aanvaard daarna pas je functie, hoe eervol die ook is.

Weinig animo voor bestuurstaken

Het is een probleem van menige amateurorganisatie om goede mensen in het bestuur te krijgen. Je bent namelijk lid geworden van de club om fijn te sporten of om te zingen en niet om bestuurszorgen te hebben. Maar op een gegeven moment zwicht je toch voor de druk om in het bestuur te gaan en loop je zelfs de kans om tot voorzitter te worden gebombardeerd. Voordat je het weet geef je dan leiding aan een groep van tientallen mensen(leden). Maar net als bij een (middel)grote onderneming komt er wel heel wat bij kijken. Hoewel er wel een essentieel verschil is met het bedrijfsleven: daar worden de werknemers betaald en bij een vereniging moeten de vrijwillige leden contributie betalen, ondanks dat ze dikwijls veel werk voor de club verzetten.

Bestuurssamenstelling

Minimaal bestaat een bestuur uit voorzitter, secretaris en penningmeester, maar vaak zijn er meer dan 3 bestuursleden. Afhankelijk van de soort vereniging kunnen de andere leden allerlei functies bekleden, van beheerder gebouwen tot hoofd productie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het totale reilen en zeilen van de vereniging, zoals de continuïteit, ledenaanwas, begroting, uitvoeringen, wedstrijdorganisatie etc. Jaarlijks zal een ledenvergadering worden gehouden waarin het bestuur verantwoording aan de leden aflegt en toestemming voor diverse zaken vraagt.

Controle op clubkas

De functie van penningmeester verdient extra aandacht omdat er altijd het risico bestaat van niet te verklaren kastekorten. In het belang van zowel de vereniging als de penningmeester daarom de tip om de penningmeester niet alleen te laten opereren:

• Het is goed om van de penningmeesterfunctie een duobaan te maken, waarbij de penningmeester bijvoorbeeld hulp krijgt van iemand die de overboekingen en andere geldtransacties doet, terwijl de penningmeester de facturen inboekt (of andersom).
• Of een ander bestuurslid krijgt toegang tot het internetbankieren zodat hij/zij alle mutaties kan volgen.
• De kascommissie kan natuurlijk ook meer dan een keer per jaar een kascontrole doen.
• En bij grotere organisaties, waarbij grote geldbedragen te pas komen is het niet verkeerd om standaard aan de penningmeester een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te vragen.

Een capabel bestuur

Het bestuur dient met in- en externe partijen op goede voet te staan, maar wel met rechte rug en altijd in het belang van de vereniging. Belangrijk is om een goede interne organisatie neer te zetten zodat het bestuur niet alle taken zelf hoeft te doen, maar werk en taken kan uitbesteden aan commissies en werkgroepen. Maar wel in combinatie met een goede communicatiestructuur, opdat het bestuur steeds geïnformeerd wordt en waar nodig tijdig kan bijsturen.

Leden bijtijds informeren

Belangrijk is dat de leden regelmatig worden geïnformeerd over allerlei zaken die spelen. Als dat namelijk niet gebeurt komt het roddelcircuit op gang en dat is slecht voor de vereniging. Dus altijd tijdig info over: de leden die komen en gaan, de plannen voor de toekomst, maar ook over de plannen die niet doorgaan, die dingen die zijn gewijzigd enz. Dat kan bij kleine groepen mondeling op de wekelijkse repetitie/oefen-avond en anders per e-mail. Mondeling is efficiënt omdat misverstanden en eventuele vragen gelijk gepareerd worden. Vervolgens kan het besprokene per e-mail worden bevestigd.

Communicatiestructuur essentieel

Werkgroepen als wedstrijdcommissie, artistieke leiding, de productie, de techniek, de PR enz. zullen het bestuur werk uit handen nemen. Je kunt het vergelijken met een onderneming waar de directie ook niet alles zelf kan doen, en er diverse afdelingen zijn zoals ontwerpafdeling, fabricageafdeling, verkoopafdeling enz. Als deze afdelingen echter niet periodiek in een gezamenlijk overleg onder leiding van de bedrijfsleiding bijeen komen om de voortgang te bespreken, kun je wachten op misverstanden en onenigheid in het bedrijf.

Dat geldt ook voor bijvoorbeeld een toneel- of muziekvereniging, waar uiteindelijk een productie op de planken moet komen, die eerst is bedacht/ingestudeerd onder leiding van dirigent/regisseur, maar vervolgens concreet op het podium moet worden neergezet, met alle organisatorische en technische facetten van dien. Het is logisch dat zich daar minimaal 2 of 3-teams mee bezighouden, namelijk een artistieke commissie die bedenkt en laat instuderen, en dan een productie-eenheid die zorgt dat de uitvoering er echt komt. Deze afzonderlijke commissies dienen onder leiding van het bestuur periodiek te vergaderen. Gebeurt dat niet dan weet het bestuur niet in welk stadium de productie verkeert, maar komt het bestuur er ook te laat achter indien zich vertraging of miscommunicatie voordoet.

Vinger aan de pols

Al met al betekent goed besturen vooral: tijdig informeren, organiseren en delegeren. Maar wel op een zodanige wijze dat het bestuur zelf ook overal en vooral tijdig van op de hoogte is en zich laat informeren door kopieën van notulen te vragen, praatjes met leden te houden en de periodieke vergaderingen voor te zitten, tussen de verschillende teams. Gelijk ingrijpen zodra er misverstanden dreigen, of dat een of meerdere leden onderwerp van kritiek lijken te worden. Een dreigende crisis dient altijd in de kiem te worden gesmoord. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden.

Wettelijke aansprakelijkheid

Degene die als vrijwilliger bestuurslid is in een vereniging, kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij schade die voortvloeit uit deze bestuurstaken. Zelfs het privévermogen loopt daarbij risico. Ook indien het om een onterechte claim gaat kun je als privépersoon met hoge proceskosten worden geconfronteerd. Er bestaan daarom speciale bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen (bron: ING). Raadpleeg dus in ieder geval ook je persoonlijke WA-verzekering of je wel tegen dergelijke risico's verzekerd bent.

Lees verder

• Zingen: Iedereen met muzikale aanleg kan zingen (special)
• Goed bestuur voorkomt conflicten en wrijving in Vereniging
• Contributie-achterstand van de leden effectief aanpakken