Beter functioneren op het werk

Soms blijkt uit een functioneringsgesprek dat je niet goed functioneert op je werk en soms heb je zelf het gevoel dat je niet goed functioneert. In beide gevallen is het goed om eens te kijken naar je werkzaamheden en de manier waarop je werkt. Misschien dat hier nog wat aan te verbeteren valt en vaak kan dit op een hele simpele manier.

Ononderbroken werktijd

We functioneren het beste wanneer we werken volgens de 90 minuten ongestoord werken en 20 minuten rustig bezig zijn methode. In die twintig minuten kan je koffie halen, kletsen met collega’s, mail beantwoorden, even je Facebookpagina checken en een telefoontje plegen. Dit betekent wel dat je in die 90 minuten niet gestoord mag worden, ook niet door collega’s die even een vraag hebben. Het kost je niet alleen tijd om de vraag te beantwoorden, maar ook tijd om weer naar de oorspronkelijke taak terug te keren en weer verder te gaan op het punt waar je gestoord werd. Zet desnoods een bordje niet storen op je tafel of vertel je collega’s dat je nu even wil doorwerken. Wanneer hier weinig begrip voor is, zou het een idee kunnen zijn om af en toe een dag thuis te gaan werken wanneer bepaalde werkzaamheden af moeten. Hier moet het bedrijf waar je werkt natuurlijk wel voor open staan.

Multitasking bestaat niet

Wanneer je onder je normale werkzaamheden reageert op ieder mailtje, iedere opmerking van je collega en iedere melding kan je je niet concentreren op je normale werkzaamheden. Je moet steeds weer opnieuw in je werkzaamheden komen en hierdoor ben je totaal niet productief bezig. Bundel je werkzaamheden zoveel mogelijk, kijk slechts één of twee keer op een dag naar de mail, klets met de collega in je niet productieve tijd (90-20 regel hierboven) en concentreer je op één taak.

Uitstellen

Soms zijn er taken waar je flink tegenop ziet. Dit kan zijn omdat je zo moeilijk vindt, maar ook omdat het werk is wat je gewoon niet leuk vindt. Het beste kan je dit direct doen, in plaats van dit uit te stellen. Wanneer je het werk uitstelt, denk je er geregeld aan want het moet toch gebeuren en je ziet er tegenop en dit maakt de concentratie op je andere taken minder. Verder is het zo dat je ’s morgens het meest productief bent, dus maak hier gebruik van en start direct met je taak.

Grenzen aangeven

Natuurlijk wil je je werk goed doen en wil je dat iedereen tevreden over je werkzaamheden is, maar niet tegen elke prijs. Wanneer je meer werk krijgt dat je aankan moet je prioriteiten gaan stellen en als leidraad kan je het beste je eigen interesses en kwaliteiten nemen. Wanneer jij enthousiast bent over je werk, verzet je ook meer werk en zo ben je veel productiever. Hier zal ook jouw baas het mee eens zijn. Het beste kan je zelf kijken welke werkzaamheden jou opbreken en kijken wat je hieraan kan doen. Moet je bij teveel vergaderingen aanwezig zijn? Kijk dan welke je kan laten vallen of bij welke vergaderingen je eventueel alleen voor bepaalde punten kan aanschuiven. Misschien zijn er ook mogelijkheden om het aantal vergaderingen met een collega te verdelen. De één is bij de ene vergadering aanwezig en praat de andere vlug bij en visa versa. Zeg af en toe ook gewoon: “Nee, dit kan ik er nu niet bij hebben”. Het is niet nodig om alles uit te leggen en je te verontschuldigen, zo’n zinnetje is vaak genoeg.

Checklist:

• Stel prioriteiten.
• Is dit werk jouw verantwoording of hoort het ergens anders thuis?
• Houd je zoveel mogelijk aan de 90 minuten-20 minuten regel (zie hierboven).
• Neem de tijd om op te ruimen, voordat je aan een volgende taak begint. Hoe opgeruimder je omgeving (dat kan ook je virtuele omgeving zijn), hoe meer overzicht.
• Klop bij je leidinggevende aan wanneer jij en je collega’s het idee hebben dat de werkomstandigheden niet meer gezond zijn. Misschien zijn er onvoldoende werknemers of wordt er teveel vergaderd of misschien zijn er samenwerkingsproblemen tussen collega’s of afdelingen. Wanneer collega’s hier ook last van hebben, kunnen jullie dit misschien samen aanpakken.

Begin vroeg

Wanneer je vroeg begint op je werk, zijn er vaak nog niet veel collega’s aan het werk en kan je veel werk verzetten voordat zij komen. Ook zijn er dan nog niet veel storende telefoontjes. Het zorgt voor veel rust in je hoofd, wanneer je weet dat je aardig wat werk hebt weggewerkt in een productieve ochtend.

Tijd voor ander werk

Wanneer je op je werk vaak dingen moet doen waar je niet achter staat of wanneer je werk moet doen wat je niet boeit en/of waar je het belang niet van inziet, dan wordt het tijd voor een andere baan. Ga bij jezelf eens na, wat je wel boeit en wat jou wel energie geeft en laat je desnoods bijscholen of omscholen. Werken moet je heel lang en niets is zo frustrerend dan jezelf twintig jaar of langer naar een oninteressante baan te slepen.