One step behind or before

Als je je eigen werk kunt analyseren en hierop kunt inspelen, dan kun je dit ook doen voor hogerhand. Je kunt je alvast voorbereiden op de vragen die je verwacht en de werkdruk die komen gaat. Iedereen die in zijn dagelijkse leven bezig is met allerlei uiteenlopende zaken, die komt regelmatig in aanraking met onderdelen die hij of zij al had verwacht of die hij of zij nog ziet aankomen. Je bent dan als het ware de toekomst aan het voorspellen. Uiteindelijk volg je je eigen gevoel. Want hierop reageer je het beste.

Huidige situatie

Wanneer je uitgaat van je eigen werk: je hebt je eigen takenpakket waar jij zelf verantwoordelijk voor bent. Wanneer je logisch nadenkt en je eigen werk analyseert, dan zie je eerder als geen ander de verschillen, de punten en onderdelen die aandacht nodig hebben. Van hogerhand kunnen er vragen over deze verschillen en aandachtspunten komen. Door assertief op te treden kun je in een vroeg stadium al onderzoek doen en resultaten presenteren. Jij bent immers degene die direct (in)zicht heeft op het eigen werk en een aantal vragen die daarop betrekking hebben, heb je daardoor al zien aankomen. Op deze manier ben je voorbereid op de werkdruk die komen gaat, hier kun je je eigen planning op instellen.

Praktijkvoorbeeld

Een werkvoorbereider/projectleider planmatig onderhoud over zijn ervaringen in de praktijk: als werkvoorbereider van planmatig onderhoud aan woningen en woongebouwen heb ik voor mezelf een overzicht gecreëerd middels planningen en alles in categorieën ingedeeld. Hiermee heb ik een eigen soort database gecreëerd. Vanuit deze database heb ik mijn eigen werk als werkvoorbereider/ projectleider in gang gezet. Daarna heb ik mijn eigen werk bekeken en beoordeeld vanuit het oogpunt van mijn leidinggevende. Als werkvoorbereider/ projectleider kan ik mijzelf de vraag stellen: “Wat als ik mijn eigen leidinggevende ben, welke gegevens zou ik gepresenteerd willen zien?” Als werkvoorbereider/projectleider wil ik gegevens presenteren die snel en eenvoudig geleverd kunnen worden vanuit mijn eigen database. Mijn leidinggevende wil eigenlijk alleen de managementinformatie, want daar wordt de organisatie mede op gestuurd, aan de hand van de lopende zaken. Ik kan als werkvoorbereider/projectleider alvast managementinformatie verzamelen die voor mij eenvoudig te verwerken en te presenteren is.

Van hogerhand

Als je van hogerhand de vraag krijgt om bepaalde managementinformatie aan te leveren, dan krijg je vaak een vraagstelling die je veel werk bezorgt. Doordat jezelf al veel voorwerk hebt gedaan, kun je vaak veel van de vragen van hogerhand al laten vervallen, omdat jezelf een beter (management)informatiesysteem hebt opgezet.

Gevolg

Door deze acties bespaar jezelf veel werk, je hebt overzicht en je bent zelf volledig op de hoogte van de stand van zaken. De organisatie waarvoor je werkt krijgt zelfs meer en betere informatie dan waarom in eerste is gevraagd. Tactisch gezien loop je dan voor op de organisatie. Om eenduidigheid en een systematische manier van werken centraal te houden, moeten de anderen wel volgen en dezelfde werkmethode hanteren.

Vereisten

De organisatie moet exact weten wat er op de werkvloer speelt: elke leidinggevende moet ook mee kunnen draaien in de productie en daarnaast een helikopterview hebben over de gehele organisatie en dus niet alleen over de eigen afdeling. De leidinggevenden moeten vertrouwen hebben in hun eigen personeel.

Nadelen

Mocht achteraf blijken dat er fouten in jouw voorstel zitten, dan wordt je hierop geattendeerd, zowel door hogerhand als door je collega’s. Je hebt als werknemer immers je eigen takenpakket waar jezelf verantwoordelijk voor bent.

Op deze manier stel je jezelf wel kwetsbaar op. Je geeft collega's en leidinggevenden inzicht in het geheel. Hier zou misbruik van gemaakt kunnen worden, door zowel collega-werknemers als werkgever. Maar je moet er als werknemer van uitgaan dat er een goede vertrouwensrelatie aanwezig is. Mocht de vertrouwensrelatie niet aanwezig zijn, dan kun je als werknemer beter een andere baan zoeken.

Voordelen

Het nadeel dat je geattendeerd wordt op je eventuele fouten, is tegelijkertijd een voordeel. Je kunt in dit geval jezelf bijsturen en verbeteren.

Je hebt je nek uitgestoken om er uiteindelijk zelf je voordeel mee te doen.