Effectief vergaderen; succesfactoren en valkuilen

Om effectief te kunnen vergaderen is het belangrijk om te weten wat de verschillende valkuilen en succesfactoren zijn. Als deze immers bekent zijn, kan hier rekening mee gehouden worden om op deze wijze zo effectief mogelijk te kunnen vergaderen. De valkuilen zijn in deze fouten die gemakkelijk gemaakt worden als er niet voldoende voorbereiding of regie is bij een vergadering, de succesfactoren hangen juist weer samen met een duidelijke leiding en voorbereiding.

Verantwoordelijkheid vergadering

In een vergadering is de voorzitter, of de gespreksleider, natuurlijk eindverantwoordelijk voor een goed resultaat. Dit ontslaat de overige partners in de vergadering echter niet van hun verantwoordelijkheid om op een goede wijze bij te dragen aan de vergadering. Alle deelnemers van de vergadering samen dienen eenzelfde gespreksdoel na te streven en eenzelfde inzet hiervoor te tonen; indien een deelnemer aan een vergadering zichzelf sterk negatief gedraagt tijdens een vergadering, is het zelfs voor de gespreksleider niet goed meer mogelijk om een vergadering tot een succes te maken.

Valkuilen bij het vergaderen

voorbereiding

Er zijn verschillende valkuilen bij het voorbereiden en uitvoeren van een vergadering. De belangrijkste valkuil ligt op het gebied van de voorbereiding; een slechte voorbereiding (uit gemakzucht of tijdsgebrek) kan een vergadering al snel doen falen. Door het gebrek van goede voorbereiding wordt niet alleen de structuur van de vergadering aangetast; maar ook de wil van de deelnemers om een goede inbreng te leveren in de vergadering. Men zal het gebrek aan voorbereiding immers snel zien als een gebrek aan interesse van de kant van de voorzitter en hiernaar zelf gaan handelen. Te goede voorbereiding is ook mogelijk; door een te goede voorbereiding wordt het gehele creatieve proces wat doorlopen dient te worden in een vergadering vernietigt in structuur. Een goede balans hiertussen vinden is een product van ervaring, maar kan ook sneller aangeleerd worden door hier specifiek op te letten tijdens vergaderingen.

dominante en verlegen deelnemers
Te dominante en te verlegen of onderdanige deelnemers in een vergadering is ook slecht; een te dominante deelnemer of een aantal te dominante deelnemers kunnen al snel het onderwerp als het ware overnemen. Zij verdringen daarmee de inbreng van de andere deelnemers en sturen de vergadering als het ware al snel richting hun eigen gedachtegoed. Hierdoor wordt het creatieve proces, waarbij verschillende meningen en feiten gecombineerd worden tot een zo goed mogelijk resultaat, vernietigd. Ook als deelnemers te verlegen zijn, of geen inbreng durven te leveren wordt op dezelfde wijze het creatieve proces teniet gedaan. Deelnemers die geen inbreng durven geven moeten dan ook gestimuleerd worden, door ze bewust uit te dagen en inbreng van hen op een positieve manier te benaderen. In sommige gevallen zullen dominante personen deze verlegen personen proberen af te kappen of te ridiculiseren om hun eigen inbreng naar voren te brengen; dit dient door de gespreksleider, of andere deelnemers, voorkomen en afgekeurd te worden.

chaos en rommelige vergaderingen

Chaos is ook een valkuil, welke verschillende oorzaken kan hebben. Chaos kan voorkomen door een te grote hoeveelheid personen, zonder duidelijke structuur, of door een gebrek aan doel of agenda. Tevens kan slechte communicatie zorgen voor een chaotische vergadering, waar weinig resultaat uit gehaald wordt. Deze verschillende punten kunnen voorkomen worden in de voorbereiding; zorg er bijvoorbeeld voor dat er geen personen bij de vergadering zitten waarvoor de vergadering niet zinvol is; er moet voorkomen worden dat er personen deel moeten nemen aan een vergadering waar zij geen enkel belang bij hebben, aangezien deze zich dan gaan vervelen en wellicht voor een rommelige situatie kunnen zorgen. Eenzelfde situatie kan ontstaan bij een verkeerd tijdstip voor een vergadering; als de vergadering van een situatie met een lagere prioriteit plaats vindt op een tijdstip waarbij de diverse deelnemers eigenlijk gewenst zijn op een situatie met een hogere prioriteit zullen de deelnemers er niet met hun hoofd bij zijn en de vergadering alleen maar zo snel mogelijk willen besluiten. Zo zijn er nog meer tijdstippen te bedenken waarop het vergaderen minder handig is.

Succesfactoren bij een vergadering

duidelijke doelen

Een goede vergadering beschikt minimaal over een duidelijk doel; zonder duidelijk doel is de focus van de verschillende deelnemers gericht op verschillende eindpunten en zal het bij elkaar brengen van deze opinies zeer lastig worden. Om een duidelijk doel te scheppen dient er ook een duidelijke agenda gemaakt te worden, welke bij voorkeur al verspreid wordt voordat de vergadering aanvangt, om de deelnemers enige tijd te geven ter voorbereiding en ter onderbouwing van hun eigen standpunten. Dit zal de vergadering op een hoger niveau brengen, waarbij de discussies zoveel mogelijk geleid kunnen worden op feiten in plaats van opinies.

deelnemers

Zoals bij de valkuilen ook al reeds genoemd is, is het belangrijk om duidelijk te hebben welke personen noodzakelijk zijn in de vergadering; de verkeerde personen in een vergadering kan voor chaos zorgen. Personen die niets met het onderwerp te maken hebben dienen dan ook niet in de vergadering te zitten, terwijl personen die wel met het onderwerp te maken hebben niet vergeten moeten worden om problemen achteraf te voorkomen.

planning

Wanneer de vergadering gehouden wordt is ook belangrijk; een verkeerd tijdstip of een verkeerde dag kan ervoor zorgen dat de aandacht niet bij het onderwerp van de vergadering is, maar juist ergens anders bij is. Om dit te voorkomen is het zeer belangrijk dat het juiste tijdstip en de juiste datum wordt gekozen.

afspraken en producten van de vergadering
Niet alleen het proces van vergaderen moet goed georganiseerd zijn, maar ook de manier waarop tot actie wordt overgegaan na het vergaderen; iedereen moet duidelijk hebben wat er nu precies gaat gebeuren en wat er nu precies besloten is. Het formuleren van doelen in het SMART format is hiervoor een goed uitgangspunt. Tevens moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijk voor is; wie voor welk product de voortgang bepaald. Hierop moet tijdens vergaderingen ook weer op teruggekeken worden, hoe gaat het met de punten die uit de vorige vergadering kwamen? Een goede notulist kan overigens sterk bijdragen aan de noodzakelijke duidelijkheid achteraf, door de afspraken duidelijk op papier te stellen.