Bureaucratie: nicht ärgern, nur wundern…

Het is een woord dat meteen een nare associatie oproept; bureaucratie. Het is een ergernis voor velen; formulieren invullen, contracten in drievoud, opzegtermijnen etc. Iedereen kan wel een voorbeeld bedenken waarbij hij of zij met bureaucratie in aanraking is gekomen.

Krokodil

Treffend was de reclame met de paarse krokodil van Ohra. Hierin komt een moeder met haar dochtertje bij de informatiebalie van een zwembad omdat de dochter haar paarse opblaaskrokodil is vergeten. Ondanks dat het ding in de hoek bij de informatiebalie staat, moet er een formulier in blokletters worden ingevuld en de volgende dag tussen 9.00 en 10.00 uur bij de Dienst Recreatie ingeleverd worden. De paarse krokodil heeft na het verschijnen van dit spotje heel lang symbool gestaan voor zinloze bureaucratie.

Wat is bureaucratie eigenlijk?

Bureaucratie is een organisatiestructuur. De kenmerken bij deze organisatiestructuur zijn de aan regels onderheven procedures; verdeling van verantwoordelijkheid; strikte hiërarchie en onpersoonlijke relaties. De leiding is centraal, waarna een strikt hiërarchische ordening volgt. Beslissingen worden volgens algemene regels en routineprocedures genomen en er is een onpersoonlijke band tussen functionarissen en het publiek. Bureaucratie gaat samen met Rationeel – legaal gezag. Dit is gezag waarbij waarbij de macht van een persoon of groep wordt beperkt door duidelijk gestelde bevoegdheden. Met andere woorden, een hiërarchische keten waarin ieders vrijheid van handelen en bevoegdheid duidelijk wordt afgebakend.

Is bureaucratie per definitie verkeerd?

Nee, dit is niet zo te stellen. Dit hangt af van de sociaal-culturele waarden in de organisatie en de maatschappij. Kapitalisten gruwen van bureaucratie terwijl communisten zich er veelal veilig en zeker bij voelen. De positie van de staat bepaalt in grote mate de bureaucratie in een land. Daarbinnen spelen echter ook individuele eigenschappen mee. Een verzorgingsstaat is erg bureaucratisch, waarbij de overheid een regulerende rol speelt in de gezondheidszorg; arbeid; armenzorg; huisvesting; onderwijs en cultuur. Bureaucratie kwam al in het oude China voor evenals in Egypte en het oude Rome. De ontwikkeling van landen en organisaties heeft het aantal en de betekenis van bureaucratieën in allerlei branches vergroot.

De overheid staat het meest bekend om bureaucratische werkwijzen. Iedere ambtenaar heeft zijn eigen vakje waarin hij zich beweegt op zijn werkterrein. Zijn vakje maakt deel uit van een grote keten, waarbij de taakverdeling duidelijk is beschreven. “Out of the box” denken is hier niet nodig.

Een voorbeeld van bureaucratie en een vaststaande handelswijze is dit e-mailbericht van een gemeentelijke organisatie, die een mail van een bedrijf met daarin het verzoek een telefoonnummer aan te passen niet in behandeling wil nemen. Dit omdat het verzoek niet per schriftelijke post, maar middels elektronische post is verzonden.

Geachte mevrouw,
N.a.v. uw onderstaand bericht moet ik u meedelen dat wij uw digitale aanvragen/wijzigingen nog niet in behandeling kunnen nemen. Zodra ons systeem is toegerust om ook digitale aanvragen te verwerken, zullen wij u hierover informeren. Tot die tijd verzoeken wij u om uw aanvragen voor wijzigingen per post te verzenden naar:…..

Sociologie en filosofie

De socioloog Max Weber heeft gewaarschuwd voor de gevaren van een bureaucratische organisatie. Hij noemde bureaucratie een onpersoonlijke machine, waarin vrijheid en initiatief verloren gaat. Daarnaast wees hij op het gebrek aan controle tussen de ketens.
Alhoewel bureaucratie sterk samenhangt met de culturele en politieke inrichting van een natie, zal het ook in de meest liberale en kapitalistische landen blijven voorkomen. Voor sommige mensen een veilige zekerheid waarin ze zich prettig voelen, voor anderen een irritante factor dat veel van hun nuttige tijd en moeite opslokt. Irritatie is echter zinloos en daarmee heeft diegene alleen zichzelf. Het is raadzaam dan te denken aan de woorden van de filosoof Goethe: “nicht ärgern, nur wundern"...