Deelnemen aan een vergadering

Werkbesprekingen die je met een groep voert, noemen we een groepsbespreking of een vergadering. Bijvoorbeeld een afdelingsoverleg over de taakverdeling of een nieuwe werkwijze. Hoe je als deelnemer zo goed mogelijk mee kunt doen,

Wat is een vergadering?

Een vergadering is een naam voor overleg met meerdere deelnemers in een bedrijf.

• Overleg met collega's over het vakantierooster
• Een vergadering over de aanschaf van een machine
• Een vergadering over de voortgang van het werk

We noemen een vergadering pas een vergadering als er:

• Een agenda is
• Een voorzitter is
• Deelnemers zijn
• Een schriftelijk verslag wordt gemaakt (Zo'n verslag noem je notulen).

De eerste die voorwaarden worden hier straks verder uitgelegd.

De agenda

Een agenda is een lijstje met punten dat besproken moet worden in een vergadering. Hoewel er in iedere organisatie verschillende punten op de agenda staan, kom je altijd de volgende zes punten tegen op een agenda:

Opening en agendabepaling

De voorzitter opent de vergadering. Hij controleert of iedereen de uitnodiging en de agenda ontvangen heeft. Soms had je nog bepaalde stukken tekst moeten lezen als voorbereiding op de vergadering. De voorzitter vraagt dan of je die stukken tekst gehad hebt.

Bespreking notulen van de vorige vergadering

De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met het verslag (de notulen) van de vorige vergadering.

Mededelingen

Dit is informatie die alleen maar meegedeeld wordt. Je hoeft er verder niet over te praten met elkaar.

De hoofdpunten

Dit zijn de belangrijkste onderwerpen op de agenda. Die zijn bij ieder bedrijf en elke vergadering verschillend.

Rond vraag

Iedere deelnemer krijgt een gespreksbeurt om vragen te stellen aan anderen in de vergadering. Bijvoorbeeld over de afloop van een afspraak uit een vorige vergadering. Het is niet de bedoeling dat hier lang over wordt gepraat.

Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering. Hij doet dit door de afspraken (door de notulist, dat is de persoon die het verslag maakt) te laten samenvatten en de volgende vergader datum af te spreken.

Je zou kunnen zeggen dat punten 1 tot en met 3 het 'voorgerecht' vormen, punt 4 het 'hoofdgerecht' en punten 5 en 6 het 'nagerecht'.

Vergaderdoelen

Een hoofdpunten kan één of meer van de volgende doelen hebben:

• Informatie uitwisselen
• Discussiëren
• Beslissen
• Taken verdelen

Als je in een vergadering iets met elkaar moet oplossen, moet je deze vier doelen alle vier halen.

De vrijwilligers van clubhuis Stamland zoeken een oplossing voor het ruimtegebrek in hun pand. Als ze dit bespreken in een vergadering kiest de voorzitter voor een bepaalde volgorde:

Informatie uitwisselen

De voorzitter legt uit wat het ruimtegebrek is en waarom. De deelnemers vertellen ook waarom en wanneer dit tot problemen leidt. Zo waren er laatst geen kleedkamers voor een band en staan alle kasten vol met spullen, waardoor er helemaal geen kastruimte is.

Discussiëren

Nu zoeken de deelnemers samen naar oplossingen. Ze geven hun mening en leggen uit waarom ze die mening hebben. Ze bespreken met elkaar wat goede en minder goede oplossingen zijn.

Beslissen

Nadat alle oplossingen op een rijtje gezet zijn, besluiten de vergaderdeelnemers om bij de buren te vragen of ze een opslagruimte kunnen huren. Want die hebben juist teveel ruimte.

Een beslissing kan op verschillende manieren genomen worden. Bij Stamland praten de deelnemers net zo lang tot iedereen de beslissing okay vindt. Dit heet met een mooi woord consensus. In andere bedrijven wordt in een vergadering besloten met meerderheid van stemmen.

Taken verdelen

De deelnemers van de vergadering spreken af dat één van de deelnemers,Eline, gaat vragen bij de buren of ze ruimte kunnen huren en wat dat kost. Ze spreken ook af dat ze er volgende week - als ze weten wat het kost - verder over praten.

Een week later wordt het hele rijtje opnieuw afgewerkt:

• Informatie uitwisselen: Eline vertelt dat het mogelijk is en dat ze een ruimte van 20 m2 kunnen huren voor een jaar, voor € 300,- per maand.
• Discussiëren: De deelnemers van de vergadering van Stamland zeggen wat ze daar van vinden.
• Een besluit nemen: De deelnemers beslissen dat ze akkoord gaan.
• Taken verdelen: Eline gaat de volgende dag vertellen dat het akkoord is en tekent het huurcontract.

Samen weet je meer dan alleen

Eerder heb je gelezen dat een vergadering een of meer doelen heeft. Je wilt samen een doel bereiken. Waarom neemt een chef niet gewoon alleen een beslissing? Dan hoef je ook niet te vergaderen.

Het antwoord is heel simpel: ''Samen weet je meer dan alleen''.

Brainstormen

Als je in een vergadering samen zoveel mogelijk ideeën bedenkt om iets op te lossen, noem je dat brainstormen.

Taken van de voorzitter

Ik leg hier in het kort iets uit over de voorzitter, want het succes van een vergadering hangt ook af van een voorzitter. Een voorzitter leidt de vergadering.

Een voorzitter moet ervoor zorgen:

• Dat de deelnemers uitgenodigd worden
• Dat er een agenda is
• Dat iemand de afspraken opschrijft
• Dat duidelijk is wat het doel is van de bespreking van een bepaald punt
• Dat iedereen aan het woord komt
• Dat deelnemers niet afdwalen
• Dat de agenda afgewerkt wordt
• Dat deelnemers niet zitten te 'hakken' op elkaar
• Dat de afspraken nog even samengevat worden
• Dat de vergadering afgesloten wordt.

De voorzitter is dus heel belangrijk. Toch kan een vergadering alleen een succes worden als de deelnemers meedoen.

De rol van de deelnemer

Vergaderen doe je samen. Daarom zijn de deelnemers van de vergadering heel belangrijk.

Hier wordt omschreven hoe de deelnemer zich moet gedrag en hoe je je mening moet onderbouwen.

Deelnemersgedrag

Hoe doe je op een goede manier mee aan een vergadering? We geven antwoord op deze vraag met behulp van: ''de vijf vergaderregels voor deelnemers''.

• Voorbereiden
• Meedoen
• Zaak en persoon scheiden
• Aan vergaderafspraken houden
• Herhaling voorkomen

Voorbereiding

De voorbereiding van een deelnemer is een voorwaarde voor succes. Waaruit bestaat de voorbereiding?

• De uitnodiging en agenda lezen
• De notulen van de vorige vergadering lezen
• Voorbereidende stukken tekst lezen en van commentaar voorzien.

Meedoen

Hoewel de één meer spreekt dan de ander, moet iedere deelnemer een bijdrage leveren. Als er géén bijdrage is, wat is dan het nut van iemands aanwezigheid? Meedoen bestaat uit:

• Meedenken
• Luisteren en anderen laten uitpraten
• Vragen wat je niet snapt
• Meepraten

Zaak en persoon scheiden

Een vergadering heeft een zakelijk doel. Je wilt door te vergaderen een bepaald resultaat halen voor je organisatie. Dat vraagt van je dat je zaak en persoon scheidt. Stel dat Karel een goed idee heeft, maar je mag Karel niet. Het gaat niet om wat iemand is, of wat je van iemand vindt, maar om de zaak. Dit betekent ook dat je je argumenten moet onderbouwen.

Aan vergaderafspraken houden

De voorzitter wil een agendapunt op een bepaalde manier bespreken. Hij spreekt bijvoorbeeld met de deelnemers af dat er eerst een discussie is en dat er pas daarna wordt besloten. Houd je hieraan. Dat betekent ook: houd je zowel bij het onderwerp van dát agendapunt, als bij het doel van de bespreking van dat onderwerp.

Herhalingen voorkomen

Als mensen klagen dat vergaderingen te lang duren, heeft dat vaak te maken met onnodige herhalingen. Voorkom herhalingen; ze voegen meestal niks toe. Liever één keer duidelijk zijn, dan steeds herhalen.

Onderbouwen van je mening

Als jij iets vindt, wil de ander ook weten of dat wel klopt. De ander wil dat jij jouw mening onderbouwt. Door je mening te onderbouwen, laat je zien dat je niet zómaar iets zegt.

Vooral bij de discussie in een vergadering is het onderbouwen heel belangrijk. Dus: je moet laten zien hoe je aan je mening komt. Je kunt dat op drie manieren doen:

Feit

Door een feit te noemen. Een feit is iets wat te controleren is. Je kunt daarbij denken aan gebeurtenissen of een onderzoek of anders dat vaststaat.

Feitelijke bewering

Door een feitelijke bewering te noemen. Hierbij wordt niet alleen een feit genoemd, maar er wordt ook een mening bijgegeven. Het is dus een onderbouwende mening.

Persoonlijke beleving

Door een persoonlijke beleving te geven. Hierbij gaat het om jouw persoonlijke beleving van een bepaalde situatie. Onderbouw alleen bij hoge uitzondering met persoonlijke belevingen, anders lijkt het net of je zaak en emoties moeilijk kunt scheiden.

Wat moet je nu doen om jouw mening te onderbouwen?

• Maak zoveel mogelijk gebruik van feitelijke beweringen
• Geef daarna je mening. Die noem je ook wel 'stand punt'.

Dit is de beste manier, omdat je met een feitelijke bewering niet zómaar wat zegt. Er ligt een feit onder jouw bewering en een feit is controleerbaar.

Pitbulls zijn gevaarlijker dan andere honden, daarom is het terecht dat pitbulls gemuilkorfd over straat moeten.
Onder invloed rijden is gevaarlijk, daarom moet dat zwaar gestraft worden.
Roken is gevaarlijk, daarom moet het verboden worden kinderen sigaretten te verkopen.
Hier werken te weinig mensen om het werk af te krijgen, daarom moeten er meer mensen bij.

Je ziet hier steeds een feitelijke bewering + een standpunt. Dit betekent natuurlijk niet dat je dan zeker gelijk krijgt. Maar je hebt je standpunt onderbouwd, en dan is de kans dat je gelijk krijgt wel groter.