Samenwerken met je leidinggevende

Als je werkt heb je waarschijnlijk een leidinggevende. Een leidinggevende moet ervoor zorgen dat je met z'n allen zo goed mogelijk werkt. Daarvoor zul je regelmatig gesprekken voeren met je leidinggevende. Met z'n tweeën, of met de hele afdeling. Om samenwerking met je leidinggevende goed te begrijpen moet je wat weten over rollen. En, we behandelen twee soorten gesprekken die jouw leidinggevende met jou alleen voert: de werkbespreking en het functioneringsgesprek.

Wat verwacht je van elkaar?

Om te begrijpen wat samenwerken met je leidinggevende is, moet je eerst iets weten over rollen. Een rol is een verwachting die je van iemand hebt. Een verwachting is een mening die je hebt, over wat iemand moet doen.

• Van jouw dokter verwacht je dat hij vraagt wat jij mankeert
• Van jouw vriend verwacht je dat hij naar jou luistert als jij een probleem hebt
• Van jouw docent verwacht je dat hij zijn les voorbereidt.

Ook een leidinggevende vervult een bepaalde rol. Een rol die te maken heeft met verwachtingen.

Semma en Wesley vragen alle twee een vrije dag aan voor volgende week maandag. Het wordt dan waarschijnlijk mooi weer, dus ze willen vrij. Semma en Wesley willen allebei op maandag vrij. Dat kan niet. Wat wél kan is dat de een maandag en de ander dinsdag vrij neemt. Hun chef,Kees, verwacht, dat Semma en Wesley dit zelf oplossen.

Semma en Wesley praten er met elkaar over, ze vinden helaas geen oplossing. 'Kees moet het maar beslissen', zeggen Semma en Wesley. Semma en Wesley verwachten dit van hun leidinggevende, Kees.

Hoe je samenwerkt met je leidinggevende heeft dus te maken met rollen: met verwachtingen die je van je leidinggevende hebt. Omgekeerd heeft jouw leidinggevende ook verwachtingen van jou als medewerker.

Het is belangrijk om de verwachting die je van elkaar hebt te kennen. Vergelijk het maar met de rollen die er zijn tussen student en docent. Jouw docent verwacht dat jij meedoet en meedenkt. Jij wilt (verwacht) dat jouw docent een les voorbereidt en goed doceert. Als de verwachtingen die je van elkaar hebt uitkomen, werk je prettig samen. Dus: het is belangrijk dat je weet wat je van elkaar verwacht.

Samenwerken met je leidinggevende

Eerder hier heb je gelezen dat rollen erg belangrijk zijn als je werkt. Als je met elkaar in een bedrijf werkt, staan deze rollen omschreven in een functie. Een functie is een overzicht van wat je moet doen en wat je zelf mag beslissen. Je draagt dus allemaal 'je steentje bij' aan het succes van het bedrijf. Functies verschillen van elkaar.

Een verschil tussen iemand die het werk 'alleen maar' uitvoert en een leidinggevende zit hem in verantwoordelijkheden. In het woord verantwoordelijkheden zit het woord 'antwoord'. Als er iets niet goed gaat met het werk moet jouw leidinggevende 'antwoord' kunnen geven op de vraag waarom er iets niet goed gaat. Jouw leidinggevende heeft dus een andere verantwoordelijkheid (rol) dan de mensen aan wie hij leiding geeft.

Je moet dus samen een doel bereiken. Maar je leidinggevende heeft een extra verantwoordelijkheid. Als er iets niet goed gaat, wordt hij of zij daarop aangesproken. Omdat je met z'n allen, medewerkers én leidinggevende, je doel moet bereiken is een goede samenwerking tussen leidinggevende en medewerkers heel belangrijk. Een leidinggevende heeft eigenlijk twee doelen. Hij moet zorgen dat de prestaties goed zijn. En, hij moet zorgen dat iedereen met plezier werkt. Je mag dus van jouw leidinggevende verwachten dat hij er alles aan doet om medewerkers met plezier hard te laten werken.

Vroeger ging een leidinggevende anders met zijn mensen om dan tegenwoordig. Vroeger moest je gewoon doen wat de leidinggevende zei, zonder mee te denken. Gelukkig is die tijd veranderd. Mensen blijken veel meer te presteren als ze kunnen meedenken en meepraten over het werk.

Je moet dus echt samenwerken met je leidinggevende. Hoe doe je dat; samenwerken? Als je samenwerkt, hoeft niet alleen de leidinggevende met ideeën te komen, maar jij ook. Als je ziet dat iets beter kan, zeg het dan. Daarvoor moet je dus gesprekken voeren met je leidinggevende en duidelijk maken wat je vindt.

Lonneke werkt als vrijwilliger in een verpleeghuis. Ze vervoert cliënten naar voorstellingen, familie en ziekenhuizen. Lonneke vindt de manier waarop haar leidinggevende,Leo, de route plant niet goed. Ze vindt dat ze veel te vaak moet omrijden en dan moeten de cliënten in het busje steeds wachten. Ze zegt dat tegen Leo. Leo zegt dat ze misschien wel gelijk heeft, maar dat hij eigenlijk geen tijd heeft om een goede route te plannen.

Lonneke komt met een voorstel: ''Laat mij die route maar plannen. Dat kost me wel wat tijd, maar die bespaar ik weer door een snellere route te rijden''. Leo vindt het een goed idee.

Wat is er in dit voorbeeld aan de hand?

Lonneke

• Denkt mee
• Komt met een idee voor een verbetering
• Vertelt tegen Leo wat anders moet
• Is duidelijk

Leo

• Zorgt ervoor dat de cliënten niet zolang hoeven te wachten
• Zorgt ervoor dat Lonneke prettiger werkt

Door de samenwerking tussen Lonneke en Leo wordt er dus beter en prettiger gewerkt. En daar gaat het om.

Gesprekken met je leidinggevende

Als je samenwerkt met je leidinggevende, voer je gesprekken. Dat kunnen allerlei gesprekken zijn. Tijdens de koffie over het voetbal, vakantie of het weekend. Maar het kunnen ook gesprekken zijn die over het werk gaan.

Er zijn twee gespreksvormen waar je mee te maken krijgt als je werkt:

• De individuele werkbespreking
• Het functioneringsgesprek

Met welke gespreksvorm je ook te maken krijgt, jouw vaardigheden -en die van je leidinggevende - bepalen of een gesprek slaagt. We herhalen nog enkele hele belangrijke vaardigheden:

• Luisteren
• Vragen stellen
• Controleren of je elkaar begrijpt
• Oogcontact maken
• Kritisch, maar vriendelijk zijn

De individuele werkbespreking

Een individuele werkbespreking is een gesprek tussen jou en je leidinggevende over een praktisch probleem op je werk. Jij kunt bij je je leidinggevende binnenlopen of jouw leidinggevende kan jou vragen of je even tijd hebt.

Zo'n individuele werkbespreking kan tien minuten duren, maar als het een moeilijk probleem is ook wel een uur. Je noemt een gesprek pas een individuele werkbespreking als er een probleem opgelost moet worden.

• Het werk komt niet af
• Er zijn klachten
• De kwaliteit van een product is niet goed

Het doel van een individuele werkbespreking is dus dat je samen met je leidinggevende een probleem op het werk zo goed mogelijk oplost. Wat moet je nu als medewerker doen om een goede individuele werkbespreking te voeren? We leggen dit uit met een voorbeeld:

Achmed werkt als kopiemedewerker in een copyshop. Gisteravond was er weer eens 'ruzie' met een klant over het bedrag die klant moest betalen. Klanten noteren zelf de tellerstand, gaan dan kopiëren, en rekenen dan af. De klant zei dat hij honderd kopieën had gemaakt. Achmed zag op de tellerstand van de klant dat het er tweehonderd waren. De vrouw van de klant was er al vandoor met de kopieën, dus Achmed kon ze ook niet natellen.

Deze ochtend loopt Achmed bij zijn chef,Tineke,binnen om het probleem te bespreken. Achmed heeft al nagedacht over het probleem en het gesprek dat hij wil voeren.

1. Achmed gaat duidelijk maken aan Tineke wat het probleem is. Dit noemen we de situatie. Achmed legt uit dat er ruzie was en dat de klant weigerde tweehonderd kopieën te betalen.

2. Achmed gaat duidelijk maken aan Tineke waarom er volgens hem een probleem is. We noemen dat de oorzaak. Achmed legt uit dat er vaker problemen zijn, omdat hij niet kan controleren of de juiste tellerstand genoteerd wordt.

3. Achmed gaat duidelijk maken aan Tineke wat het gevolg is van de situatie. Achmed legt uit dat het niet alleen geld kost, maar dat het ook vervelend is als andere klanten in de winkel zijn.

4. Achmed komt met een voorstel voor een oplossing. Hij stelt voor dat een medewerker voortaan de tellerstand opschrijft en dat de klant daarna pas mag kopiëren.

Als Achmed zijn individuele werkbespreking op deze manier voert, gebruikt hij het SOGO-model.

SOGO-model

• Situatie
• Oorzaak
• Gevolg
• Oplossing

Met het SOGO-model kun je een gesprek met je leidinggevende (maar ook met collega's) dus prima voorbereiden.

In zo'n individuele werkbespreking zijn natuurlijk de medewerker én de leidinggevende aan het woord. In het voorbeeld van Achmed en Tineke is dus niet alleen Achmed aan het woord. Na iedere stap in het SOGO-model, is er een gesprekje, want Tineke stelt vragen en geeft haar mening. Kijk maar:

Situatie

Als Achmed uitgelegd heeft wat de situatie is, stelt Tineke daar nog wat vragen over. Bijvoorbeeld: Tineke vraagt: ''Waren er nog meer klanten in de winkel?'' Als het Tineke ook duidelijk is wat de situatie was, gaan ze door naar de volgende stap.

Oorzaak

Als Achmed gezegd heeft wat volgens hem de oorzaak is, geeft Tineke haar mening of vraagt nog verder door. Bijvoorbeeld: Tineke zegt: ''Hoe vaak komen deze problemen voor?'' Als het Tineke en Achmed duidelijk is wat de oorzaken zijn, gaan ze door naar de volgende stap.

Gevolg

Als Achmed heeft uitgelegd wat het gevolg is, geeft Tineke ook haar mening over mogelijk gevolgen. Bijvoorbeeld: Tineke zegt: ''Er is nog een gevolg. Als iedereen weet dat ze hier zelf de tellerstand mogen opschrijven, komen ze misschien wel speciaal hier naar toe om te kopiëren''.

Oplossing

Als Achmed zijn oplossing verteld heeft, geeft Tineke ook haar mening. Nu blijkt het verschil tussen Achmeds functie en Tinekes functie. Tineke is de leidinggevende, dus Tineke beslist of Achmeds oplossing wordt uitgevoerd. Want, Achmed moet wel meedenken en met ideeën komen, maar Tineke beslist uiteindelijk. Tineke is namelijk verantwoordelijk voor de beslissing, ook als achteraf blijkt dat Achmeds oplossing niet zo'n goed idee was.

Het functioneringsgesprek

Hiervoor hebben we het gehad over de individuele werkbespreking. Die individuele werkbespreking heeft als doel het werk zelf te verbeteren. Bij het functioneringsgesprek gaat het niet om werk, maar om jouw functioneren.

Een functioneringsgesprek is iets heel anders dan een beoordelingsgesprek. In een beoordelingsgesprek zegt een leidinggevende gewoon wat hij van je vindt. Bij een slechte beoordeling kan dat bijvoorbeeld betekenen dat jouw tijdelijke baan niet vast wordt. Of als je een goede beoordeling krijgt, krijg je misschien wel loonsverhoging.

Jouw leidinggevende heeft er alle belang bij dat jij prettig werkt, dat je genoeg weet en dat je - als je goed werkt - nog lang bij hem blijft werken. Daarom houdt hij een functioneringsgesprek met jou. Er is zelfs een wet die bedrijven verplicht om jou met zoveel mogelijk plezier te laten werken: de ARBO-wet. Een functioneringsgesprek biedt een goede mogelijkheid voor een leidinggevende om eens rustig met jou te bespreken hoe jij tegen je werk aankijkt.

In ieder bedrijf worden functioneringsgesprekken gehouden, meestal 1 keer per jaar. Het gaat dan niet om de dagelijkse problemen. Daarvoor heb je werkbesprekingen. Nee, het gaat er om hoe jij tegen je werk aankijkt:

• Werk je prettig?
• Kun je met iedereen goed opschieten?
• Hoe kijk je tegen je leidinggevende aan?
• Wil je bepaalde cursussen volgen?
• Wat wil je in de toekomst?

Het doel van het functioneringsgesprek is dat jij (nog) beter en prettiger gaat werken. Jij denkt van te voren na over punten die je wilt bespreken. Jouw leidinggevende denkt ook na over punten die met jouw manier van werken te maken hebben. Als jouw leidinggevende bepaalde punten - over jou - brengt hij die ook in tijdens het functioneringsgesprek.

Aan het einde van het functioneringsgesprek maken jullie samen afspraken. Bijvoorbeeld over:

• Nieuwe taken die je gaat uitvoeren
• Een cursus die je gaat volgen
• De dingen die je zelf mag gaan beslissen

De stappen van het functioneringsgesprek

Hoe verloopt een functioneringsgesprek in de praktijk? Er zijn 'drie stappen' die je met je leidinggevende zet:

• De voorbereiding: onderwerpen bedenken
• Het gesprek zelf: Onderwerpen bespreken en afspraken maken
• De afsluiting: Afspraken controleren ondertekenen

Voorbereiding

Jouw leidinggevende vraagt een week voor het functioneringsgesprek of jij onderwerpen hebt die te maken hebben met jou functioneren. En, onderwerpen die jij belangrijk vindt. Jij bedenkt enkele onderwerpen. Ook jouw leidinggevende denkt na over onderwerpen die te maken hebben met jouw functioneren, die hij wil bespreken.

Het gesprek zelf

Aan het begin van het gesprek maak je samen een overzichtje met onderwerpen die jullie gaan bespreken: de agenda. Daarna ga je de onderwerpen bespreken. Ook hier zijn vragen stellen, luisteren en controleren of je elkaar begrijpt erg belangrijk.

Aan het eind van één agenda punt maak je samen een afspraak. Let er bij het maken van afspraken op dat deze Duidelijk, acceptabel en uitvoerbaar zijn.

De afsluiting

Je loopt nog even de afspraken na die je maakte. Jouw leidinggevende zet de afspraken op papier. Controleer die nog even. Als ze kloppen, zet je je handtekening.