Slechtnieuwsgesprek

Artikel over het voeren van een slechtnieuwsgesprek. Tips, informatie en het omgaan met emoties tijdens deze moeilijke gesprekken, want niemand brengt graag slecht nieuws.

Korte introductie

Laat degene gelijk gaan zitten en ga niet om het slechte nieuws heen praten. Als de persoon over andere dingen begint snel maar netjes afhandelen, anders dwaal je af. Gebruik zinnen als:

• 'Ga even zitten, ik heb slecht nieuws voor je.'
• 'Ga even zitten, ik heb helaas geen goed nieuws voor je.'

Klap uitdelen

In deze fase deel je de klap uit en ben je duidelijk:

• 'Helaas je contract wordt niet verlengt.'

Opvangen van emoties

Dit is de langstdurende fase van het hele gesprek. Je blijft stil en kijkt hoe de persoon het slechte nieuws opvangt. Reacties kunnen heel erg verschillen. De persoon wordt kwaad, verdrietig of klapt dicht.

Luister in deze fase veel en spiegel de persoon. Dit houdt in dat je meeleeft met de persoon en kijkt hoe hij/zij het ervaart. Zeg wat je ziet en opvalt aan de persoon. Durf stiltes te laten vallen en ga niet te snel in op dingen die hij/zij zegt, omdat dit vaak in een opwelling en als reactie gebeurd. Laat een erg kwaad iemand goed uitrazen voordat je verder gaat met het gesprek. Veel handige zinnen zijn:

• 'Ik zie dat je het niet verwacht had.'
• 'Ik zie dat je boos/kwaad/verdrietig/teleurgesteld bent.'
• 'Ik zie dat het je behoorlijk raakt.'
• 'Kun je vertellen wat er in je omgaat?' Gaat het?'

Leef mee met de persoon bij verdrietigheid bijvoorbeeld, 'Ik vind het heel erg voor je.'. Wordt de persoon erg boos en begint andere dingen erbij te halen leef mee maar zeg dat dit alleen om hem gaat. 'Dit gaat niet over...', 'Nee dat is niet waar.'.
De persoon kan ook vaak nog erg geemotioneerd vragen om redenen, erg boos: 'Waarom dan? Ontslagen, Hoezo?'. Reageer hier op met bijvoorbeeld: 'Daar kom ik zo op terug.'. Als hij/zij nog vol emoties zit en je gooit de argumenten erbovenop kan het erg uit de hand lopen. Wacht rustig tot de gemoederen wat bedaren.

Argumenten (eventueel) toelichten

Nogmaals, dit moet je alleen vertellen als de persoon er in rustigere toestand om vraagt en wees dan neutraal en ga niet op kleine details in.

• 'Afspraken niet nagekomen.'
• 'Targets niet gehaald.'

Eventueel kan er nu een reactie komen waardoor je weer een fase terug gaat en weer emoties moet opvangen, omdat de argumenten de persoon raken of hij/zij er niet mee eens is. Neem er de tijd voor en wees geduldig met het voortzetten van het gesprek.

Afsluiting

Zorg altijd dat de persoon goed de kamer verlaat. Nooit in boze of zeer verdrietige toestand, dit is niet leuk voor de persoon en is tevens slecht voor jou tegenover andere medewerkers, of anders voor het bedrijf dat de persoon slechte verhalen gaat rondbazuinen.

Vang de persoon op met zinnen als:

• 'Wil je nog met personeelszaken praten over hoe verder?'
• 'Zou je nog een vervolggesprek willen hebben?'

Hierdoor blijf je netjes en als de persoon het niet wil, helaas maar dan heb je je wel netjes opgesteld. Reageert de persoon op een manier van: 'Praten over hoe verder, andere functie of ...?'. Hieruit komt een beetje hoop op een andere functie of iets anders, wees dan direct zeer duidelijk dat dit gaat om functies buiten jouw organisatie.

Zorg tijdens het hele gesprek dat je stiltes durft te laten vallen en vang zijn/haar emoties zo goed mogelijk op. Luisteren en spiegelen helpt enorm goed.