Een creatief groepsproces: de aanpak van een probleem

Je restaurant heeft te duchten van rivaliteit, hoe kan het zich onderscheiden? Je fitnesscenter ziet klanten naar de concurrent overlopen, hoe voorkom je leegloop? Je vriendin heeft voor haar ouders een fantastisch feest georganiseerd, zoiets wil jij ook voor jouw familie. Een paar blokken verderop wordt ieder jaar een gezellig straatfeest gevierd, hoe kun je zoiets voor jouw buurt organiseren? Eenvoudig. Om een creatief groepsproces in gang te zetten ga je te werk volgens vaste lijnen, stap voor stap, zo secuur mogelijk. Verzamel een groepje gelijkgezinden en ga aan de slag.

Groep

Je hebt een probleem dat vragen oproept die op hun beurt antwoorden verlangen. Allereerst begin je met het heel precies formuleren van de probleemstelling zodat het voor iedereen duidelijk is en er geen misverstanden bestaan. Bekijk het probleem in de groep van alle kanten. Laat ieder vragen stellen en antwoorden bedenken. Je houd je hier net zo lang mee bezig totdat de groep het probleem naar aller tevredenheid geformuleerd heeft. Zodra dat een feit is, kan ieder met ideeën komen om het probleem te helpen oplossen. Schematisch ziet het proces er als volgt uit:

Creatief

Aan de wortel van een vruchtbare creatieve brainstormsessie ligt een precieze formulering van het probleem. Bovendien moet iedereen weten wat er in het verleden al geprobeerd is en wat niet is gelukt en waarom. Het is echter niet de bedoeling dat je uitvoerig op het probleem ingaat: waardoor het is ontstaan, wat er werkelijk aan de hand is, hoe deze of gene dat ziet. Nee, het probleem kan pas getackeld worden als het voetstoots geaccepteerd wordt. Deze fase duurt daarom hoogstens 15 minuten.

Formulering en herformulering

Vraag je en groupe af: hoe pakken we het probleem aan? Bedenk samen (ook de initiator!) zoveel mogelijk herformuleringen, minstens 15 à 20. Schrijf ze op grote vellen, en hang ze voor iedereen zichtbaar op. Het doel hiervan is het probleem van alle kanten te benaderen. Daarnaast raken alle deelnemers bij het probleem betrokken. Kies vervolgens uit alle herformuleringen er één uit. Hoe? Door uit alle herformuleringen de cruciale gegevens te filteren en hieruit gezamenlijk een nieuwe herformulering te destilleren. Schrijf deze herformulering bovenaan een nieuw vel en laat de groep zich oriënteren op mogelijke oplossingen.

Ideeën

Deze fase bestaat uit drie momenten:

1. Eerste ideeënronde: de secretaris noteert alle mogelijke oplossingen en nummert ze. De groep blijft net zolang doorgaan met het bedenken van ideeën totdat ze over het hoogtepunt heen is en gefrustreerd raakt. Mensen zijn geneigd meteen oplossingen te zoeken en te accepteren zodra ze iets gevonden hebben. Het is echter essentieel dat de groep doorgaat met het zoeken van alternatieven totdat de bron echt is opgedroogd!
2. Frustratie noopt tot rust: tijd voor incubatietijd! Even niet bewust met het probleem bezig zijn zodat alle ideeën kunnen bezinken. Tijd voor een drankje, een frisse neus of een nachtje slapen. Geef iedereen papier en pen mee voor tussentijdse invallen!
3. Creativiteitstechnieken helpen de deelnemers tot meer en betere ideeën te komen, nieuwe invalshoeken te zien, uit hun denkpatroon te breken. Doe bijvoorbeeld een rollenspel: laat mensen de rol van klant, van concurrent, van feestvarken, etc. innemen. Wanneer de initiator hiermee zelf niet bekend is, kan hij iemand inschakelen die de boel kan opschudden: een theatersportvrouw, een dansinstructeur, een grimeur. Alles om de mensen uit hun routine te halen! De ideeën die hieruit worden gegenereerd, worden op de lijst bijgevoegd en gaan door naar de volgende ronde.

Selectie

Uit alle ideeën worden nu de beste geselecteerd. Wees niet te kritisch! Op elk idee is wel iets aan te merken: “Dat lukt toch niet, dat is teveel werk, dat wordt te duur, daar hoor je nooit iets op,” etc. Zorg er als initiator voor dat ze niet zomaar worden afgeserveerd. Het gaat niet om eindoplossingen, je bent er nog niet! De geselecteerde ideeën zijn slechts een bron voor verdere uitwerking. Daarna zal zich uitwijzen hoe goed en praktisch de oplossingen werkelijk zijn. Hebben ze potentie? Bieden ze perspectief? Deze fase neemt nogal wat tijd in beslag, ongeveer evenveel als alle voorafgaande fasen samen.

Evaluatietechnieken

Hoe kun je oplossingen beoordelen? Dat hangt af van het soort probleem, het aantal ideeën, het gestelde doel, de middelen waarover je beschikt, de beschikbare tijd, etc. Gemiddeld gesproken kun je echter een eind uit de voeten met onderstaand mogelijk procedé ter beoordeling van de aangedragen oplossingen:

1. Wat springt eruit?
2. Groepeer vergelijkbare ideeën
3. Is het positief, negatief, interessant?
4. Voordelen, beperkingen, originaliteit?
5. Vergelijk oplossingen paarsgewijs.
6. Welke criteria kun je aanvoeren?
7. Speel advocaat van de engel (bedenk het mogelijke verdere verloopt in positieve zin)
8. Binnen welke termijn is het realiseerbaar?