Structuur aanbrengen in je presentatie

Om informatie over te brengen in je presentatie is structuur heel belangrijk. Structuur zorgt ervoor dat je de informatie zo aanlevert, dat het makkelijk te verhappen is voor je toehoorders. Makkelijk gezegd komt het erop neer dat je presentatie bestaat uit een inleiding, een aansluitend middenstuk en een passend slot. Maar als je een hoop informatie in je hoofd hebt, hoe breng je dat die structuur erin?

Informatie verzamelen

Als je je doelgroep hebt geanalyseerd, je doel hebt vastgesteld (zie het artikelEen presentatie voorbereiden) is het tijd om je presentatie gaat structureren. Dit begint met informatie verzamelen en ordenen. Als je een presentatie als (ervarings)deskundige geeft, zal veel informatie al in je hoofd zitten, zo niet dan zal je je informatie uit boeken, van het internet of van deskundigen moeten halen. Maar voordat je informatie uit je eigen hoofd of uit een boek haalt, moet je je realiseren dat dit op twee manier kan:

• Top-down: Je gaat bedenken in welke deelonderwerpen je hoofdonderwerp wilt verdelen. Hierbij houd je natuurlijk rekening met de tijdsplanning. Pas als je deze deelonderwerpen hebt, ga je per deelonderwerp op zoek naar informatie.
• Bottum-up: Je verzamelt eerst heel veel informatie om vervolgens in deze informatie deelonderwerpen te zoeken.

De inleiding

Je hebt je deelonderwerpen (deze komen terug in het middenstuk) en je hebt je informatie. Dan is het tijd voor de inleiding. In de inleiding komen een aantal vaste onderwerpen naar voren:

• Inleiding over jezelf : Vertel wat over je jezelf en waarom jij deze presentatie geeft
• Aanleiding van de presentatie met eventueel onderwerpkeuze
• Doel van de presentatie
• De tijdsplanning : Hoe lang zal de presentatie duren?
• De inhoud van de presentatie : Welke deelonderwerpen komen er aan bod.
• De vragenprocedure : Mag iedereen tussen door vragen stellen of alleen aan het eind?

Natuurlijk is het altijd leuk om te beginnen met een aandachtstrekker.

Het middenstuk

Het middenstuk bevat alle deelonderwerpen die je bedacht hebt. Let er hierbij op dat je het onderwerp eerst breed brengt en vervolgens in detail brengt. Zo is de informatie beter te begrijpen. Per deelonderwerp geef je weer een korte inleiding, een informatief gedeelte en een samenvatting. Vervolgens maak je een bruggetje naar het volgende deelonderwerp.

Het slot

Vaak wordt het slot van de presentatie afgeraffeld. Terwijl dit juist het gedeelte is, waarmee je de toehoorders kan helpen alle informatie goed op te nemen. In het slot wordt een samenvatting of een conclusie gegeven. Hierdoor benoem je dus de belangrijkste punten of de belangrijkste les uit de presentatie. Hierna sluit je de presentatie af en als natuurlijk geef je de toehoorders nog de gelegenheid om vragen te stellen. Tot slot bedank je het publiek en geef je ze eventueel nog de mogelijkheid om meer informatie te vergaren, door bijvoorbeeld brochures, visitekaartjes of internetsites.

Nog wat algemene tips

• Houd rekening met het feit dat een volwassene zich ongeveer 20 minuten achtereen kan concentreren
• Interactie met je toehoorders vergroten de concentratie en de informatie inname van de toehoorders
• Vraag je bij de selectie van je informatie altijd af, of de informatie iets toevoegt aan je presentatie en of het het doel van je presentatie helpt nastreven
• Maak je informatie zo visueel mogelijk, dit blijft beter hangen in het geheugen