Een gesprek voorbereiden

Als je een gesprek wilt gaan voeren met iemand, is het belangrijk dat je dit gesprek ook goed voorbereidt. Dit doe je om het gesprek zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Je wilt natuurlijk niet dat je dingen die je wilt vertellen op een verkeerde manier brengt of dat je dingen vergeet te vertellen. Hoe bereid je een gesprek het beste voor?

Gespreksdoel

Het is belangrijk dat je goed weet wat het doel van je gesprek is. Als je bijvoorbeeld iemand een advies wilt geven, is je gespreksdoel: adviseren. Het is ook belangrijk dat je gesprekspartner weet wat het doel van het gesprek is.

Er zijn drie soorten gespreksdoelen:

Kennisdoelen

Bij een gesprek met een kennisdoel vraag je jezelf af wat je van je gesprekspartner wilt weten of wat je gesprekspartner van of over jou te weten moet komen. Kennisdoelen hebben altijd te maken met het verzamelen en uitwisselen van iets, zoals informatie en ideeën.

Houdingsdoelen

Wil je de mening en gevoelens van een ander beïnvloeden? Dan heeft je gesprek een houdingsdoel. Je wilt bijvoorbeeld je gesprekspartner ergens van overtuigen of je wilt dat je gesprekspartner anders tegen zaken aankijkt.

Gedragsdoelen

Bij een gesprek met een gedragsdoel wil je het gedrag van je gesprekspartner beïnvloeden. Vaak hebben functioneringsgesprekken een gedragsdoel.

Informatie winnen

Is er informatie die je nodig hebt bij het gesprek? Ga dan op zoek naar deze informatie en zet deze op papier. Je hoeft geen hele verhalen op te schrijven. Het is beter dat je de informatie kort opschrijft, zodat je niet eerst je informatie door hoeft te lezen voordat je het gesprek verder kunt voeren.

Verloop van het gesprek

Hoe wil je dat het gesprek verloopt? Bedenk dit van tevoren. Als jij het verloop van het gesprek voorbereidt, kun je een logische volgorde geven aan de informatie die je wilt vertellen of aan de vragen die je wilt stellen.

Een gesprek heeft altijd een bepaalde structuur en verloopt volgens de volgende fasen:

Aanloopfase

De aanloopfase is het begin van het gesprek. Dit is het binnenlopen en er wordt een kort, leuk praatje gehouden. Dit praatje schept een goede sfeer.

Planningfase

Tijdens de planningfase wordt het gesprek tussen de gesprekspartners voorbereid. De gespreksleider vertelt kort waarom het gesprek gevoerd wordt, wat het doel van het gesprek is, wat de randvoorwaarden van het gesprek zijn en wat het onderwerp van het gesprek is.

Themafase

De themafase is de kern van het gesprek. Het onderwerp van het gesprek komt nu aan bod. De themafase loopt in elk gesprek weer anders.

Slotfase

De slotfase is de afronding van het gesprek. Hier wordt een kleine samenvatting van de inhoud van het gesprek gegeven en worden er eventuele afspraken gemaakt en schriftelijk vastgelegd.

Je gesprekspartner

Wie is je gesprekspartner? Het kan ook zijn dat je meerdere gesprekspartners hebt. Bedenk wat de wensen en behoeften zijn van je gesprekspartner. Als je dit weet, kun je beter bedenken wat je gaat zeggen of op welke manier je dingen vertelt. Het is namelijk belangrijk dat je gesprekspartner zich op zijn gemakt voelt tijdens het gesprek.

Zorg voor pen en papier!

Het kan zijn dat je tijdens het gesprek een aantekening wilt maken. Zorg er daarom voor dat je pen en papier meeneemt, zodat je tijdens het gesprek snel even iets op kan schrijven. Ga geen lange verhalen opschrijven, want je wilt wel je aandacht bij het gesprek houden en niet een stuk missen.

Representatie

Zorg er tenslotte voor dat je er representatief uitziet. Een verzorgd uiterlijk zorgt ervoor dat je gesprekspartner je eerder serieus neemt dan wanneer je er onverzorgd bij zit. Kies nette kleding (maar weer niet te net), zorg ervoor dat je haar niet voor je ogen hangt en houd je make-up rustig.

Succes bij je gesprek!