Netmeeting en etiquette: vergaderen over het net

In veel bedrijven gebeurt het al, vergaderen over het net. Dit bespaart kosten en maakt het voor thuiswerkende collega's mogelijk om toch bij de vergaderingen aanwezig te zijn. Netmeeting zal steeds belangrijker worden. Hoe gedraag je je nu tijdens zo'n vergadering? Zijn de etiquette regels dezelfde als die van een live vergadering of liggen ze toch een beetje anders?

Netmeeting zal in de toekomst een steeds grotere rol spelen

Netmeeting wordt de toekomst voor het moderne bedrijf. Of de deelnemer nu thuis werkt, bij een klant zit of op kantoor, hij kan altijd mee vergaderen. Ook bij vergaderingen waarvoor de deelnemers uit verschillende landen of provincies moeten komen, is netmeeting een uitkomst. Het bespaart reiskosten en tijd. Het is via netmeeting ook mogelijk om trainingen te geven en te volgen. Zo kan een leraar leerlingen les geven die zich in alle uithoeken van de wereld bevinden. Ook dit is een enorme kostenbesparing.

Etiquette regels voor netmeeting

• Zorg voor een rustige omgeving met zo weinig mogelijk achtergrond geluiden. Spelende kinderen, een blaffende hond, een klok die slaat, auto geluiden, de radio, probeer ze zoveel mogelijk buiten te sluiten. Misschien dat ze jou niet storen, maar andere deelnemers zeker wel.
• Probeer zelf ook geen storende geluiden te maken. Ga niet met papieren zitten schuiven, je keel schrapen of met een potlood zitten tikken.
• Zorg dat je op tijd bent voor de meeting. Net als bij een live vergadering zijn laatkomers bijzonder storend. Bovendien is op tijd komen ook gewoon een kwestie van beleefdheid.
• Probeer “double talk” te voorkomen. Wanneer meerdere mensen tegelijkertijd praten kan dit leiden tot hinderlijke echo's.
• Houd rekening met de vertraging van het geluid. Bouw een pauze in op momenten dat je interruptie verwacht in de vorm van vragen of opmerkingen. Wanneer je wil interrumperen, kan je dit duidelijk maken met een handgebaar voordat je het woord neemt. Veel moderne meeting systemen hebben een knop “raise your hand”, dit geeft een signaal bij de meeting organizer.
• Neem de laptop niet op schoot, maar laat hem voor je op tafel staan. Doe dit ook wanneer je vanaf thuis bent ingelogd. Wanneer je de laptop op schoot zet, komen je neusgaten nogal prominent in beeld en daar zitten andere deelnemers niet op te wachten.
• Focus je op de vergadering en ga geen andere dingen doen. Eten, kauwgom kauwen, roken, je telefoon controleren en gapen tijdens de vergadering is onbeleefd en leidt anderen af.
• Praat luid en duidelijk zonder te schreeuwen.
• Zorg dat je te zien bent. Vermijdt te veel of te weinig licht. Draag geen smalle streepjes (stroboscopisch effect) of kakelbonte kleding en zorg voor een rustige achtergrond. Het beste kan je voor een webmeeting dezelfde kleding aantrekken als voor een live vergadering.
• Wanneer je een headset gebruikt tijdens de vergadering is je ademhaling al snel hoorbaar. Vermijdt dan diep zuchten.

Andere aanbevelingen voor online meetings

• Gebruik de mute-knop wanneer een andere spreker aan het woord is. Zo voorkom je dat geluiden vanuit jouw omgeving de vergadering verstoren.
• Vaak is het handig om je naam te zeggen voordat je begint te spreken. Zo weten andere deelnemers ook wie er aan het woord is. Bij veel online meetings is dit ook gebruikelijk.
• Probeer duidelijk en kort te spreken. Bij online meetings zijn deelnemers vaak sneller afgeleid.
• Wanneer je de vergadering alleen als toehoorder bijwoont is het niet nodig om je camera of microfoon aan te laten staan. Zo kan je wel de vergadering aanhoren en toch nog andere dingen doen, zonder dat je de vergadering stoort.

Tijdzones

Met behulp van online meetings wordt de wereld steeds kleiner en kunnen werknemers van over de hele wereld met elkaar communiceren zonder reistijd. Het enige nadeel aan dit verhaal zijn de verschillende tijdzones zodat er altijd wel iemand is die voor een online meeting vroeg moet op staan of juist lang moet overwerken. Prettig dus wanneer dit ook kan plaatsvinden in een thuiskantoor.