Onderhandelen, tips & tricks

Het lijkt alsof sommigen als onderhandelaars geboren zijn en anderen het nooit zullen beheersen. Toch bestaan een aantal goeie tips en tricks om te leren goed onderhandelen. Succesvol onderhandelen hangt van heel veel factoren af en na afloop van de onderhandelingen is het belangrijk dat beide partijen met een goed gevoel kunnen terugkijken. Een win/win situatie dus. Hieronder bespreken we een aantal onderhandelingstechnieken en valkuilen.

Een goede voorbereiding

Het lijkt misschien goed dat een onderhandeling meteen van start kan gaan. Toch heeft men tijd nodig om zich goed voor te bereiden en om ervoor te zorgen dat men zowel de onderhandelingsmaterie als de tegenpartij voldoende kent. Het is belangrijk de doelstellingen en prioriteiten op een rij te zetten en een goed overzicht van de argumenten te maken.

Daarnaast moet men ook reeds voorbereid zijn op toegevingen en bekijken op welk punt men deze wil/kan geven. Eventuele voorstellen uitwerken, bepalen welke argumenten onmiddellijk worden meegegeven en welke achter de hand worden gehouden en ervoor zorgen dat het onderhandelingsteam wordt samen gesteld, zijn van cruciaal belang voor de start van elke onderhandeling.

Een goede voorbereiding geeft een antwoord op volgende vragen:

• Wat wil ik bereiken
• Wat zijn mijn sterke argumenten hiervoor
• Wat wil de tegenpartij bereiken
• Wat zijn de mogelijke tegenargumenten
• Hoe komen we tot een win/win situatie

Doelstellingen bepalen

Bij de voorbereiding is het nodig de doelstellingen (één of meerdere) op een rijtje te zetten. Als er meerdere doelstellingen zijn, is het goed deze een prioriteit te geven en daarbij aan te duiden welke zeker behaald moeten worden en op welke eventueel kan worden toegegeven. Het is goed van uit te gaan van verschillende situaties; In een ideaal geval zal de tegenpartij met alle doelstellingen akkoord gaan maar in geval de onderhandelingen moeizaam zijn, is het goed een aantal minimumdoestellingen te bepalen.

Het is goed te beseffen dat men in een onderhandeling niets cadeau krijgt en men meestal ook iets in de plaats moet geven. Pas als beide partijen een deel nemen en geven, kunnen we van een win/win situatie spreken. Hou dus steeds een aantal argumenten of toegevingen achter de hand om als het ware te ruilen.

De onderhandelingsruimte, -plaats kiezen

Het kiezen van een onderhandelingsruimte is niet altijd een gemakkelijke zaak. Er zijn hierbij drie mogelijkheden met allen voor- en nadelen:

• 1.Onderhandelen bij de tegenpartij.
• Als positieve punt als men naar de tegenpartij gaat voor onderhandelingen is strategisch; het geeft aan dat men bereid is een stap naar de ander toe te zetten en stemt deze op die manier gunstig.
• 2.Onderhandelen op de thuisbasis
• Dit geeft als duidelijk voordeel dat men zelf de touwtjes in handen heeft; men beschikt over de gewenste zaal, de gewenste apparatuur en kan eventueel tijdens de onderhandelingen nog extra specialisten of documenten binnen brengen als dat nodig zou zijn. Nadeel is dat de tegenpartij zich misschien defensiever zal opstellen en dat ervoor moet gezorgd worden dat men in geen geval gestoord kan worden voor dringende telefoontjes en dergelijke.
• 3.Onderhandelen op een neutrale plek
• Het kan evident lijken een neutrale plek als onderhandelingsruimte te kiezen en er zijn voldoende dergelijke ruimtes te huur. Nadeel hiervan is dat men zeker moet zijn dat de nodige apparatuur ter plaatse is en men alle nodige documenten/personen/benodigdheden naar deze plek moet verhuizen.

Welk van deze mogelijkheden ook gekozen wordt, het kan een belangrijk voordeel opleveren voor één van de partijen maar het zal niet meteen de doorslaggevende factor zijn. Belangrijk aan een onderhandelingsruimte is vooral dat alle voorzieningen aanwezig zijn, dat er voldoende te drinken is (koffie, thee, water) en dat men niet gestoord wordt. De sfeer van dergelijke ruimte en de plaatsing van de verschillende personen is cruciaal. In een onderhandelingsruimte moet rust heersen en mag men niet gestoord worden door externe factoren. Het is goed de temperatuur op een aangenaam niveau te zetten en iedereen van schrijfblok en schrijfgerief te voorzien.

Indien men de plaatsing van de onderhandelaars kan kiezen, is het goed de twee partijen te mengen. Op die manier wordt het moeilijker voor de tegenpartij (maar ook meteen voor het eigen team) om een letterlijk blok te vormen.

Do’s bij het onderhandelen

• 1.Geduldig zijn
• Het valt niet altijd mee om de tijd te nemen als er snelle beslissingen moeten worden genomen.
• Men kan tijd ook als een instrument gebruiken indien men weet dat de tegenpartij onder tijdsdruk staat en men hier zelf geen last van heeft door het belang van de tijd in de verf te zetten.
• Het zal echter niet helpen de ander onder druk te zetten om snel een beslissing te nemen en kan zelfs helemaal nadelig uitdraaien.
• 2.Stap per stap gaan
• Het kan wel handig zijn om aan het begin van een vergadering alles reeds uit de doeken te doen, vaak is het echter beter om kleine stappen te nemen en in die stappen de verschillende punten te overlopen. Het voordeel hiervan is dat de beslissing lichter wordt voor de tegenpartij omdat deze steeds maar over kleine punten moet beslissen. Op die manier kan men wel een grote slag thuis halen.
• 3.Humor gebruiken
• Zeker op momenten dat een onderhandeling even vast zit, is het goed om wat humor te gebruiken. Als iedereen eens kunnen lachen heeft, is er opnieuw een goede sfeer om op verder te bouwen.
• 4.Verrassend zijn
• Het is steeds goed iemand te verrassen omdat men dan niet meteen een pasklare reactie heeft. Men kan verrassend uit de hoek komen door plots nog een doorslaggevend argument te communiceren. Het kan echter ook gewoon door op een onverwachte manier te reageren op wat de tegenpartij aanbrengt.
• 5.Iets achter de hand houden
• Zoals reeds eerder gezegd is onderhandelen een stuk geven en nemen. Als er op een moeilijk moment geen uitkomst meer lijkt te zijn, is het goed iets achter de hand te hebben waar kan op toegegeven worden of dat een voordeel voor de tegenpartij aantoont.
• 6.Argumenten laten staven
• In veel gevallen probeert een onderhandelaar de tegenpartij de overladen met argumenten. Indien het niet meer duidelijk is en men zich effectief overladen voelt, is het steeds goed een duidelijk bewijs te vragen van de opgenoemde argumenten. Het laten staven van deze argumenten zorgt er niet alleen voor dat men de ander een duidelijk signaal geeft dat hij/zij niet met loze argumenten moet aandraven, het geeft ook tijd om na te denken en intussen te evalueren.
• 7.Beperkte bevoegdheid uitbuiten
• Het kan een nadeel lijken om over iets te moeten onderhandelen maar niet alle beslissingen zelf te mogen nemen. Toch kan dit als een belangrijk voordeel gebruikt worden. Door te duiden op beperkte beslissingsmacht, geeft men de effectieve beslissing uit handen aan een bijvoorbeeld een manager. Op die manier is men zelf niet degene die de onderhandelingen laat mislukken indien de manager ‘neen’ zegt. Ook geeft het extra tijd om intern nog te overleggen.
• 8.Zichzelf kennen
• Het is belangrijk zichzelf goed te kennen, zowel de positieve als negatieve kanten. Dit zorgt ervoor dat men op een betere manier kan reageren op een aanval of eventuele emotionele reacties kan voorkomen.
• 9.Pauzeren indien nodig
• Bij een vergadering of onderhandeling is het goed even te pauzeren. Dit heeft twee belangrijke voordelen; het hele team kan even overleggen als er verschillende standpunten zouden zijn en het geeft iedereen tijd even na te denken. Daarnaast is het vaak een moment waarop op een losse manier met elkaar omgegaan wordt en dit kan een goede basis vormen om verder op te onderhandelen.
• 10.Afsluiten met een samenvatting
• Het is steeds goed aan het einde van een onderhandeling de verschillende punten en standpunten nog eens samen te vatten, door te geven wat op papier zal gezet worden en hoe verdere contacten zullen verlopen. Dat zorgt ervoor dat iedereen het eens is en er achteraf niets meer komt boven drijven, en dat het duidelijk is hoe er vanaf dat moment met elkaar omgegaan wordt.

Don’ts bij het onderhandelen

• 1.De underdog positie aannemen
• Het is van wezenlijk belang een evenwicht in de machtspositie, die er steeds heerst bij een onderhandeling, te bewaren. Zichzelf letterlijk of figuurlijk kleiner maken dan de ‘tegenstander’ is zoveel als zeggen ‘ik geef mij over’ en alle initiatief uit handen geven. Men moet zelf van de eigenwaarde overtuigd zijn en zich niet laten intimideren door de tegenpartij.
• 2.Emotioneel worden
• Het is soms moeilijk om een discussie niet als persoonlijk te ervaren en emoties borrelen dan al gauw op. Toch is dat een doodsteek voor uzelf als onderhandelaar. Roepen, kwaad worden, wenen of andere duidelijk emotionele reacties horen niet aan de onderhandelingstafel. Indien men merkt dat het even teveel wordt, is het steeds beter een pauze te nemen om op rust te komen. Emotionele reacties kunnen wel positief aangewend worden als het gevoel erachter onder controle is. Men kan bijvoorbeeld geschokt overkomen, maar het niet echt zijn, om een duidelijk standpunt in te nemen.
• 3.Het persoonlijk spelen
• In een onderhandeling horen geen persoonlijke vetes of problemen. Ook uitspraken as ‘je liegt’ en dergelijke zijn ‘op de man’ gespeeld en zullen de sfeer enkel verzieken.
• 4.Oude koeien uit de sloot halen
• Een onderhandeling gaat normaal gezien over een toekomstig project. Dat wil zeggen dat oude koeien niet thuis horen op de onderhandelingstafel. Toch is het zo dat voorbeelden uit het veleden en toegevingen die eventueel bij eerdere samenwerkingen gedaan werden, op een constructieve manier wel kunnen gebruikt worden.
• 5.Te snel willen gaan
• Vooral bij enthousiaste mensen is het soms een probleem dat ze te snel een slag willen thuis halen. Dat is echter een verkeerde instelling bij onderhandelingen. Het nadeel hiervan is dat men te vaak de tegenpartij vermoeit met argumenten en deze niet voldoende betrekt waardoor het éénrichtingsverkeer gaat worden. Het gaat er vaak om, in kleine stappen ook kleine slagen thuis te halen.
• 6.Te aardig willen zijn
• Onderhandelen doet men niet om aardig gevonden te worden of om nieuwe vrienden te maken. Het belangrijkste is de cruciale punten binnen te halen en proberen ook op andere punten zoveel mogelijk naar een win/win situatie te gaan. Aardig willen zijn, resulteert vaak in een afzwakking van de eigen standpunten en in meer toegevingen. Het spreekt voor zich dat men vriendelijk, beleefd en respectvol met elkaar moet omgaan, maar aardig hoeft niet in dat rijtje te staan.
• 7.Alles of niets spelen
• De mooiste afsluit van onderhandelingen is wanneer beide partijen het gevoel hebben een slag te hebben gehaald. In dat geval spreken we van een win/win situatie. Indien men echt het onderste uit de kan wil halen en alles of niets spelen, zet men de tegenpartij onder druk waardoor die ofwel kan afhaken ofwel achteraf een bitter gevoel overhoudt. Het nadeel van een dergelijke situatie is, dat het de rest van de relatie zal bezoedelen.
• 8.Bruggen opblazen
• Bruggen opblazen is niet nodig, zelfs niet na onderhandelingen die op niets uitliepen. Het is, in tegendeel, goed om op een positieve manier af te sluiten en de deur op een kier te laten voor eventueel latere contacten.
• 9.Niet teveel toegevingen vanaf het begin
• Het brengt niet op van in het begin van een onderhandeling de standpunten uit de doeken te doen en meteen een duidelijk beeld te geven op welke vlakken men toegevingen wil doen. Dit houdt men beter achter de hand voor tijdens de onderhandelingen als deze echt vast dreigen te lopen.
• 10.Een slecht compromis aannemen
• Als een compromis niet goed genoeg is, hoeft men dit niet aan te nemen. Vaak neemt men liever een slecht compromis aan dan niets omdat men vreest dat men anders met lege handen zal achterblijven. Het is echter nooit verstandig op een deal in te gaan waar men niet volledig achter staat. Beter is op dat moment een nieuwe afspraak proberen vast te leggen waar met hernieuwde energie naar het voorstel kan gekeken worden.

Onderhandelen is een spel

Veel onderhandelaars gebruiken deze slagzin. Het is dan ook belangrijk onderhandelingen te zien voor wat ze zijn, een manier voor verschillende partijen om hun zin te krijgen. Indien men dit inziet en men de persoonlijke factoren opzij kan zetten, dan wordt onderhandelen inderdaad een spel... dat men speelt om te winnen!