Groep of cursus: hoe kom je aan een locatie?

Een zakelijk evenement van een paar uurtjes voor een nét te grote groep klanten. Of een spiritueel getinte groepsbijeenkomst voor een familieopstelling. Een praatgroep over depressies. Je kunt het zo gek niet denken, of de vraag rijst: hoe kom ik aan een locatie? De een heeft een volle beurs, de ander heeft weinig te besteden. De een neemt genoegen met een kale ruimte waarbij mensen zelf hun lunch meenemen, de ander wil een luxe locatie compleet met catering plus toeters en bellen. Het goede nieuws: anno nu kan er veel, heel veel. Lees verder voor kostenplaatjes, tips, feiten, trends én websites. De drempel naar je eigen evenement of een of andere vorm van groepswerk is lager dan ooit. Bij het organiseren van een evenement of vergadering gaat het allang niet meer alleen om zakelijke zwaargewichten met een dito beurs. Zelfpublicerende auteurs lanceren hun eigen boek met een evenement, ZZP-ers ontmoeten klanten buitenshuis omdat thuis de kat bij de klant op schoot springt, en mensen die geen geschikte groep kunnen vinden om samen psychische klachten te bespreken en elkaar te coachen, richten er gewoon zelf een op. Een vraag die bij al deze wensen rijst, is: hoe kom ik aan een locatie?

Niet langer vertwijfeld op zoek: de locatie-database

Wanneer het iets mag kosten, heb je een ruime keuze uit locaties voor je evenement. Een nieuwkomer op het gebied van locatie-selectie is 'Inspiratie op locatie.' Deze organisatie biedt mensen die vertwijfeld zoeken naar een speciale locatie voor hun evenement een soort database waaruit je zelf locaties kunt selecteren. Dit alles via de website www.inspiratieoplocatie.nl. Het idee is om bijzondere, originele en zoals de naam al zegt inspirerende locaties via de spreekwoordelijke muisklik binnen bereik te brengen. Locaties zijn onderling te vergelijken op meerdere criteria. Zoeken op stad of regio is mogelijk, op prijsklasse, op soort locatie van kasteel tot kantoor, en op aantal personen. Maar je kunt ook selecteren op een minder tastbaar aspect, namelijk sfeer. De site toont meteen de dagen waarop de locatie beschikbaar is.

"Wat een mooie locatie, kunnen we die inzetten voor een brainstorm?"

Handig aan de site is dat de bezoeker zelf online een offerte kan samenstellen, aangepast op de eigen wensen. Want, wil je een ruimte kaal huren, of is catering gewenst? Is materiaal nodig voor een presentatie, zoals beamer of scherm? En wil je de gasten nog verblijden met leuke extra's zoals overnachtingsmogelijkheden of activiteiten buiten je programma om? Het kan allemaal. Barbara van der Giessen is mede-oprichter van het al bestaande 'Loes op Locatie", een locatiebureau voor fotografie, film en tv. Van de Giessen:: Ik werd regelmatig benaderd door bedrijven en eventplanners: “Wat een mooie locaties, kunnen we die niet ook inzetten voor bijv. een meeting, brainstorm of private dinner?” Daarmee was het idee voor Inspiratie op Locatie al snel geboren.

Het prijskaartje

Alles goed en wel, maar voor een echt aparte locatie betaal je een zekere prijs. Toch kan dat nog best meevallen, afhankelijk van je eisen. Je kunt altijd en overal koopjes shoppen, en 'locatieland' is geen uitzondering. Ter indicatie: op www.inspiratieoplocatie.nl vinden we onder de actietarieven bijvoorbeeld het voormalige stationsgebouw van Bloemendaal uit 1903, waar je vanaf 170 euro terecht kunt. Maar ook een koetshuis in het sjieke Ouderkerk aan de Amstel bij Amsterdam, waar de prijs begint bij een veelvoud: 550 euro. Een exclusieve kookstudio in de Zaanstreek komt je zelfs op 700 euro.

Op een koopje.. maar wel zonder feestneus

Dan nog zijn dat prijzen waar je bijvoorbeeld voor een wekelijkse bijeenkomst van een kleine vereniging of praatgroep niet snel aan zult beginnen. In zo'n geval is het goede nieuws dat veel buurthuizen ruimtes beschikbaar stellen voor een fractie van genoemde prijzen. Een zaal van enkele tientjes geschikt voor liefst tachtig personen is geen uitzondering! Daar komt wel het feit bij kijken dat een buurtcentrum doorgaans gesubsidieerd wordt door de gemeente, en daarom een zeker gemeentelijk belang nodig is. Feesten en partijen zijn meestal uitgesloten van de mogelijkheden, maar een cursus, lezing of bepaalde vorm van groepswerk kan weer wel. Zet een buurtcentrum niet te snel weg als onprofessioneel: vaak kun je in overleg wel degelijk aan beamers of projectieschermen komen, en zelfs een verzorgde maar betaalbare lunch kan een optie zijn.

Tussenvormen

En dan zijn er de tussenvormen. Wie een buurtcentrum net niet zakelijk genoeg vindt, maar het huren van een 'officiele' locatie wat te duur of bewerkelijk, kan terecht bij diverse zelfstandigen. Mensen die een praktijkruimte hebben, maar niet continu gebruiken, verhuren deze vaak voor een schappelijke prijs omdat de ruimte anders toch leeg staat. Onder de aanbieders zijn zowel therapeuten als kleine ondernemers. Juist omdat deze zelfstandigen een professionele ruimte gebruiken, maar wel een die beperkt van omvang is, kun je zowel professioneel als betaalbaar aan de slag. Steek dus je licht eens op in je omgeving, ook als mensen niet adverteren met deze mogelijkheid op een website of iets dergelijks. Vragen staat vrij, en vooral kleine ondernemers zijn vaak best geinteresseerd in wat extra inkomsten. Kortom: een min of meer geschikte of zelfs ideale locatie bestaat altijd, voor elk plan of budget.