Efficiëntie met de 5S-methodiek volgens het Japanse Kaizen

5S is een in Japan ontwikkelde methodiek die onder meer voorschrijft hoe een werkplek zo efficiënt mogelijk kan worden ingericht. 5S bevordert ook de effectiviteit van te verrichten werkzaamheden. Zo dient onder andere al het benodigde gereedschap en materiaal van de werkplek, op vaste en logische plaatsen te liggen. Een werknemer kan hierdoor gemakkelijk en snel de benodigde spullen verzamelen. Aan het einde van de werkzaamheden dient de werkplek altijd schoon en opgeruimd zijn. Een collega kan dan weer op een schone werkplek werken, waar alle benodigde spullen gemakkelijk te vinden zijn.

Artikelindeling

• De voordelen van 5S-methodiek
• Het effect van 5S
• Niet voor iedereen geschikt
• De betekenis van de vijf S'en
• Kaizen, het Japanse woord voor verbetering

De voordelen van 5S-methodiek

De 5S-methodiek is in feite een stappenplan, het zorgt ervoor dat uit te voeren werkzaamheden soepel verlopen. Als het 5S-stappenplan op een werkplek wordt toegepast en nageleefd ontstaat er eenheid. Het blijft er dan altijd schoon, georganiseerd en gestructureerd voor werknemers. Vanzelfsprekend zijn er hierdoor een aantal voordelen te behalen, te weten:

• Een veilige en opgeruimde werkplek.
• Tijd wordt niet verspild aan het zoeken naar gereedschap.
• Altijd de juiste gereedschappen en materialen gemakkelijk te vinden.
• Een eenduidige en logische werkwijze.
• Met kleine inspanningen zowel kwaliteit als kwantiteit behalen.

Het effect van 5S

5S heeft simpelweg alleen zin als het voor en door werknemers in stand gehouden wordt. Iedere werknemer kan dankzij de vorige collega altijd op een schone werkplek werken, waar de benodigde spullen altijd op dezelfde plek liggen. Als de werknemer klaar is met de werkzaamheden, dan maakt ook hij of zij de werkplek schoon. De werknemer legt ook het gereedschap en het materiaal terug op de plek waar het vandaan kwam. Hierdoor ontstaat er een eerlijk doorgeef-systeem onder werknemers en het draagt bij aan een sfeer waarin prettig gewerkt kan worden.

Niet voor iedereen geschikt

Een mogelijk nadeel van 5S is dat het discipline vereist. Niet iedereen kan zich hier in vinden vanwege zijn of haar cultuur of levensfase. Kinderen van een bepaalde leeftijd hebben bijvoorbeeld een korte aandachtsspanne waardoor ze hun concentratie niet lang kunnen bewaren. Vanwege benodigde discipline, kan 5S ook gezien worden als een aangeleerde vaardigheid.

De betekenis van de vijf S'en

Er zijn vijf stappen die doorlopen moeten worden om een werkplek schoon, georganiseerd en gestructureerd te houden. Dit verklaart het cijfer 5 in 5S. Hoewel het aannemelijk is, staat de letter S in 5S niet voor stap of stappen. In totaal zijn er vijf S'en, alle vijf verwijzen ze naar Japanse woorden die te maken hebben met "schoonmaak" en "overzicht", te weten:

• Seiri (整理) betekent sorteren.
• Seiton (整頓) betekent schikken.
• Seisō (清掃) betekent schoonmaken.
• Seiketsu (清潔) betekent standaardiseren.
• Shitsuke (躾) betekent in stand houden (systematiseren).

Sorteren
Bij 5S betekent sorteren onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en overbodig is. Beschadigde en kapotte voorwerpen die niet meer te gebruiken of onveilig zijn, worden beschouwd als overbodig. Door het overbodige te verwijderen is de kans op vallen, stoten, beschadigen en verwonden aanzienlijk kleiner. Daarnaast wordt er ook meer (beweeg)ruimte verkregen. Onderscheid kan worden gemaakt door naar alle aanwezige voorwerpen te kijken en daarvan het nut bepalen. Alles dat uiteindelijk niet kan bijdragen aan de werkzaamheden moet verdwijnen.

Schikken
Bij het schikken moet ervoor gezorgd worden dat alle voorwerpen een logische en vaste plek krijgen. Hierdoor kan iedere werknemer alles dat hij of zij nodig heeft altijd gemakkelijk vinden. De plekken markeren en rekening houden met ergonomie en hygiëne dragen ook bij aan het gemak.

Schoonmaken
Volgens 5S betekent schoonmaken, correctief en preventief reinigen. Denk hierbij aan het reinigen van muren, vloeren, stellages, machines en gereedschappen. Door regelmatige en grondige reiniging kunnen storingen, incidenten en verwondingen voorkomen worden. Door vervuilingsbronnen weg te nemen is de kans op verontreiniging niet aanwezig.

Standaardiseren
Door te standaardiseren ontstaat er duurzaamheid bij de eerste drie stappen (sorteren, schikken en schoonmaken). Door de drie stappen te verwerken in een dagelijks plan van aanpak, wordt het uitvoeren ervan door werknemers een gewoonte. Om de gewoonte te versterken kan er gebruik worden gemaakt van visuele hulpmiddelen, bijvoorbeeld: afbakenlijnen, kleuren en nummeringen. Hierdoor raakt iedere werknemer bekend met de standaard en kunnen ze onderscheid maken tussen normaal en abnormaal. In andere woorden, alle werknemers kennen de wie, wat, waar, waarom en hoe van de werkplek. Risico's en verrassingselementen van onvoorziene situaties zijn hierdoor tot een minimum beperkt.

In stand houden (systematiseren)
Het in stand houden zorgt voor behoud, continuïteit en het naleven van de voorgaande vier stappen. Een 5S-begeleider kan controlelijsten bijhouden of audits doen op orde en netheid. Ter motivatie kan er een wedstrijd-element worden toegevoegd, bijvoorbeeld door resultaten en scores op teamborden bekend te maken. Daarnaast kunnen er persoonlijke en/of themadoelstellingen worden afgesproken met de 5S-begeleider. Hierdoor kan voortgang regelmatig gepeild worden.

Kaizen, het Japanse woord voor verbetering

De vertaling van "Kaizen" is, "veranderen voor het betere". Ook is het een aanpakmethode voor productiviteitsverbetering. Het veranderen voor het betere is eigenlijk een cyclus van voortdurende verbeteringen, binnen een organisatie. Kaizen is onder meer gericht op: budgetten, precies op tijd leveringen en standaardisering. Het effect van verbeteringen is alleen merkbaar als iedereen, van directeur tot gewoon personeel deelneemt aan Kaizen. Zelfs van externe medewerkers kan verlangd worden om aan Kaizen deel te nemen. Vanuit Kaizen is de 5S-methode ontstaan.