Apostilleverdrag: vereenvoudigd legaliseren van documenten

Kom je in het verre buitenland te werken, dan heb je bijna altijd gelegaliseerde documenten, akten en diploma’s nodig. Voor een groot deel van de wereld is daartoe het Apostilleverdrag opgesteld, waarbij je met een enkele stempel in vele landen de echtheid kunt aantonen. Om elders te kunnen werken moet je gelegaliseerde documenten kunnen overleggen, om jouw capaciteiten aan te kunnen tonen. Wat houdt dit verder in en voor welke documenten geldt het Apostilleverdrag zoal?

Apostilleverdrag

• Wat houdt het Apostilleverdrag in?
• Waar kun je het verkrijgen?
• Om welke documenten gaat het?
• De dekking
• Deze stempel of verder legaliseren?
• Van uitgebreide echtheid voorzien voor overige landen

Wat houdt het Apostilleverdrag in?

Om van documenten vereenvoudigd de legaliteit te kunnen aantonen, is tussen aangesloten landen het Apostilleverdrag afgesloten "Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten". Het houdt in dat met een enkele stempel de echtheid van stukken is aangetoond, opdat deze in andere landen als volwaardig kunnen worden gebruikt. Het is een vereenvoudiging van de vele stappen, welke moeten worden doorlopen indien per stuk een Ministerie, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Consulaat of Ambassade van het desbetreffende land moet worden benaderd.

Waar kun je het verkrijgen?

Omdat de echtheidsverklaring volop wordt gebruikt is het vereenvoudigd om te verkrijgen. Voor de legalisatie van stukken kun je bij het Arrondissementsrechtbank van jouw regio (11 regio’s binnen Nederland) terecht. Zo is er een snelle manier van legitimering van stukken verkregen, zodat jouw stukken gemakkelijk wereldwijd bruikbaar zijn. Het is een laagdrempelige manier om met gelegitimeerde akten internationaal erkend te werken.

Om welke documenten gaat het?

Binnen het verdrag worden openbare akten middels de Apostillestempel erkend, zodat de echtheid is gegarandeerd. Het betreft daarbij om verschillende groepen documenten zoals:

• stukken welke autoriteit aan een persoon beroepshalve geven, indien deze werkzaam is voor een rechterlijk orgaan. Denk aan stukken verstrekt via een griffier, deurwaarder of het OM;
• douane verklaringen;
• akten waarmee de kundigheid van burgers of registratiegegevens worden aangegeven. Denk aan diploma’s, getuigschriften, akte burgerlijk stand, uittreksel Gemeentelijke Basis Administratie, geboorteakte, en dergelijke;
• alle akten opgesteld door een notaris;
• verklaringen aangaande begeleidende stukken betreffende registratie, echtheid, data, enzovoorts.

De dekking

In totaal zijn er 104 landen aangesloten (aantal wijzigt per jaar), welke deels of geheel het akkoord hebben ondertekend. Het betekent dat je met een enkele stempel per akte informatie uit ons land elders kunt gebruiken. In totaal bestaan er 195 onafhankelijk erkende staten in de wereld en dus kun je met een enkele stempel voor een groot deel van de wereld de echtheid aantonen. Het bespaart je dus veel tijd en moeite om de juiste afdruk en handtekening te verkrijgen.

Deze stempel of verder legaliseren?

Ben je van plan om in een bepaalde regio te werken vallend onder de Apostillelanden dan is strikt genomen de enkele stempel afdoende. Het is echter altijd van belang om af te checken, welke landen er nu wel of niet onder vallen. Ook met de tijd kunnen landen bezwaar maken tegen andere landen, waardoor bijvoorbeeld de dekking van Nederland of België komt te vervallen voor dat specifieke land. Lokale ongeregeldheden of politieke veranderingen kunnen ervoor zorgen dat een land niet meer standaard binnen het verdrag valt. Met een enkele stempel kun je vele landen afdekken, echter het biedt niet altijd honderd procent zekerheid. Denk je dat je in landen komt alwaar mogelijk een iets lastigere omstandigheid van toepassing is, dan kun je beter wel compleet gaan legaliseren. Is het eenmaal gelegaliseerd hoef je namelijk niet onverhoopt terug te reizen, indien je van werklocatie of land verandert.

Van uitgebreide echtheid voorzien voor overige landen

Stel je voor dat je diploma’s volledig wilt legaliseren hoe doe je dat? Ten eerste moet je een stempel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen hebben. Daartoe benader je het DUO oftewel de Dienst Uitvoering Onderwijs. Via een aangetekende brief aan afdeling Diploma-erkenning en Legalisatie wordt het behaalde diploma bevestigd middels een stempel. Ook overige stukken kun je bij de juiste instantie of Ministerie legaliseren, waarna je het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag aandoet. Let wel het is slechts in de ochtend geopend, maar de afhandeling verloopt veelal snel. Daarna ga je naar het desbetreffende Consulaat of Ambassade voor de laatste legalisatiestempel van het gewenste land.