Doe meer in minder tijd met Time Management

Wil je graag effectiever werken en meer gedaan krijgen in minder tijd? Kijk dan eens kritisch naar je werkstijl. Hoe lang ben je gemiddeld bezig met bepaalde taken en hoe lang zou je er aan willen besteden. Ben je veel bezig met onbelangrijke dingen en schieten de belangrijkste taken er vaak bij in? Tijd is eigenlijk niet iets wat je kunt managen. De tijd loopt gewoon door, altijd even snel of even langzaam. Je kunt wel je eigen gedrag managen en hoe je omgaat met je tijd, en dat is wat bedoeld wordt met Time Management. Hier vind je een aantal simpele en makkelijk toepasbare tips om je time management te verbeteren, en om effectiever te werken.

Maak een concrete to-do lijst

Bedenk elke dag wat je wil gaan doen en maak hier een lijstje van. Maak de taken concreet, en gebruik een werkwoord bij alle taken. Schrijf dus niet op: 'afwassen', maar noteer 'doe de afwas'. Of schrijf op: 'stuur een e-mail over bestelling naar Annelies', in plaats van 'Annelies' of 'Annelies mailen'. Uit onderzoek blijkt dat je to-do lijst minder abstract wordt op deze manier, en dat je eerder geneigd bent om taken ook echt uit te voeren als je ze zo opschrijft.
Noteer bij elke taak ook hoe lang je denkt ervoor nodig te hebben. Dit maakt de lijst ook concreter, en zo kun je beter inschatten of je to-do lijst voor die dag wel realistisch is. Houdt ook bij hoe lang je werkelijk over een taak hebt gedaan, zodat je voor de volgende keer weet of een taak je meer tijd zal kosten dan je in eerste instantie had gedacht.

Houd eens bij hoe je je tijd besteedt

Houd een paar dagen of een week bij hoe je je tijd besteedt. Maak een tabel in Excel of Words en schrijf per kwartier of per half uur op wat je doet. Je kunt bijvoorbeeld een paar categorieën bedenken en die met verschillende kleuren labelen. Nu kun je aan het eind van de week in 1 oogopslag zien hoeveel tijd je hebt besteed aan werk, studie, sport, familie, vrienden, onbelangrijke klusjes, niksen, etc.
Dit kan heel confronterend zijn, maar schrijf steeds heel eerlijk alles op. Zo kun je bijvoorbeeld denken dat je ontzettend veel tijd besteedt aan werk of huishouden, maar dat je eigenlijk de helft van die tijd aan het niksen bent. Kijk nu eens kritisch naar dit weekoverzicht. Op welke tijden ben je het meest productief, en op welke tijden het minst. Probeer je werkschema zo aan te passen dat je tijd vrijmaakt om te werken op je meest productieve tijden, en plan andere dingen daar omheen.
Kijk nu naar wanneer je het minst productief bent en het vaakst aan het niksen bent. Wat kun je doen om deze tijdstippen toch productief te maken?
Je kunt een week- of dagschema bijhouden in een Excel of Words document of op papier, maar er zij ook verschillende software programma's die het voor je bijhouden. RescueTime houdt bijvoorbeeld bij wat je allemaal doet op de computer. Het vertelt je hoeveel tijd je op facebook en twitter doorbrengt en hoeveel tijd je echt aan het werk bent als je achter de laptop zit. De gratis versie houdt alleen je online activiteiten bij, met de betaalde versie kun je ook invoeren wat je allemaal hebt gedaan terwijl je computer uit stond. Google RescueTime om dit programma gratis te downloaden.

Prioriteiten stellen

Veel mensen besteden veel tijd aan dingen die eigenlijk niet zo belangrijk zijn, maar wel veel tijd kosten. En dan komen ze niet meer toe aan de dingen die ze het allerbelangrijkst vinden. Ga eens rustig zitten en schrijf je prioriteiten op in volgorde van belangrijkheid. Als een boek schrijven je belangrijkste prioriteit is, maar je bent eigenlijk alleen maar bezig om je blog te onderhouden, bedenk dan hoe je wat meer tijd zou kunnen vrijmaken om je boek te schrijven.
Probeer nu om de dingen die je niet belangrijk vindt en die niet urgent zijn te schrappen. Waarom zou je tijd besteden aan onbelangrijke en onnodige dingen? Kijk nu naar de dingen die wel urgent zijn, maar geen prioriteit. Deze zullen wel moeten gebeuren, dus kun je een manier vinden om dit sneller en effectiever te doen, of kun je het uitbesteden? En dan hou je de dingen over die belangrijk zijn, en wel of niet urgent. Dit zijn de dingen waaraan je je tijd graag wilt besteden en die bovenaan jouw prioriteitenlijst staan. Probeer zoveel mogelijk tijd te besteden aan de dingen die je belangrijk vindt. Als je bijvoorbeeld zoveel mogelijk tijd met je kinderen wil doorbrengen, maar je bent de tijd dat je thuis bent eigenlijk altijd aan het schoonmaken en opruimen. Kijk dan eens of je een huishoudelijke hulp kunt aannemen, zodat je de tijd die je thuis bent echt met je kinderen kunt spelen.

Houd je werkplek schoon en vrij van rommel

Een van de grootste vijanden van productiviteit is afleiding. Zorg dus dat je werkplek schoon is, en vrij van rommel. Een leeg bureau waarop alleen de dingen die je nodig hebt voor de huidige taak liggen werkt het meest efficiënt. Zorg dat je niet wordt afgeleid door je telefoon, dus zet het geluid uit. Zet je e-mail en facebook notificaties uit. Mensen zijn nu eenmaal snel afgeleid, dus zorg dat je die afleiding zoveel mogelijk uit je omgeving verwijdert.

Maak een goede planning (met pauzes en vrije tijd)

Maak een duidelijke planning die ook echt haalbaar is. En werk dan in de tijd die je jezelf hebt opgelegd. Maar plan ook pauzes en vrije tijd of vrije dagen in. Op die manier hoef je je niet schuldig te voelen als je niet aan het werk bent, omdat je dit zelf zo hebt gepland. Het klinkt misschien vreemd, maar vrije tijd inplannen is heel belangrijk en kan je helpen om effectiever te werken in de tijd die je hebt toebedeeld aan een bepaalde taak.