Efficiënt werken met de Pomodoro timemanagementtechniek

Timemanagement met de Pomodoro-techniek: hoe werkt dat? En waarom zou Pomodoro beter werken dan andere systemen? Met Pomodoro werk je geconcentreerd voor 25 minuten aan een taak. Daarna neem je 5 minuten pauze. Dat lijkt kort maar is efficiënt en spaart je energie doordat je niet meer tot aan uitputting doorzwoegt.

Inhoud:

• Waarom alweer een timemanagementtechniek?
• Hoe werkt het: 25 minuten blok werken - 5 minuten pauze
• Wie bedacht de Pomodoro techniek
• Starten met Pomodoro
• Focus en concentratie
• Tik-tak dwingt tot beginnen met je taak
• Overzicht
• Voordelen van Pomodoro: effectief én gezond
• Nadelen
• Apps, plugins en andere software
• Pomodoro in de praktijk

Waarom alweer een timemanagementtechniek?

Wie wil er niet flink productief zijn, maar wordt afgeleid door van alles en nog wat: Facebook, mail en niet te vergeten je eigen gedachten: 'oh even dit tussendoor doen, dat niet vergeten...'. En voordat je het weet is de taak die je ging doen uit het zicht verdwenen. Ondanks systemen als to-do lijstjes, kleurcodes en allerlei software hebben we blijkbaar nog altijd niet voldoende grip op ons werkende leventje, en staan we nog altijd open voor een nieuwe techniek.

Hoe werkt het: 25 minuten blok werken - 5 minuten pauze

De Pomodoro-techniek (alleen de naam klinkt al grappig en niet saai zakelijk) is in feite een supersimpele aanpak. Je gaat een taak geconcentreerd uitvoeren in 25 minuten tijd en neemt dan een break van 5 minuten. In de Pomodoro-tijd werk je met volledige focus aan je taak, zonder je te laten afleiden door wat allemaal tijd probeert af te snoepen van wat je echt te doen staat. In de korte pauze doe je iets wat niet met de taak te maken heeft. Denk aan: rekken en strekken, kopje thee of koffie pakken, even je social media of je appjes checken, naar de wc.

Wie bedacht de Pomodoro techniek

Francesco Cirillo, inmiddels 'innovator, developer, entrepreneur' volgens zijn website, bedacht in de jaren 80 deze techniek. Ontevreden over de geringe effectiviteit van zijn tijdsbesteding aan zijn studie, pakte hij lukraak een kookwekker uit de keuken. Hij bedacht een systeem van 25 minuten werken en 5 minuten pauze. Hij kwam erachter dat deze techniek, die hij vernoemde naar de kookwekker in de vorm van een tomaat 'Pomodoro' voor hem erg goed werkte. Hij zag in dat het systeem ook voor anderen handig zou kunnen zijn en vermarkte de techniek middels zijn boek 'The Pomodoro Technique'. Eind jaren 90 werd de techniek steeds vaker in professionele teams gehanteerd. Cirillo heeft zich inmiddels gespecialiseerd in (time)management: hij ontwikkelt software voor management en productiviteit, is spreker, consultant en mentor.

De techniek werd redelijk bekend de afgelopen decennia. Toch lijkt het dat Pomodoro een nieuwe boost aan bekendheid kreeg rond de jaren 2014 en 2015. Hoewel vele blogs verschenen over de techniek, blijft de oorzaak van de nieuwe attentie onbekend. In blogs beschrijven toepassers van Pomodoro hoe ze de techniek ervaren en wanneer ze hem met name handig vinden om in te zetten.

Starten met Pomodoro

Je begint met Pomodoro met de volgende stappen:

Voorbereiding

• maak een lijst met to-do taken
• splits ze op in (deel)taken die maximaal 25 minuten vergen
• bepaal voor de komende dag de uit te voeren taken

Werken op z'n Pomodoro's

• zet een wekker (kookwekker of software) op 25 minuten
• werk aan de taak totdat de bel afgaat: markeer de taak met een X
• neem een korte pauze van 5 minuten
• na vier (of drie) Pomodoro's neem je een langere pauze van 15-30 minuten

Focus en concentratie

De Pomodoro-techniek rust op het principe van geconcentreerd werken zonder afleidingen toe te staan. Die krijgen hun eigen tijd: bijvoorbeeld in de 5 minuten Pomodoro-pauze, in de 'grote pauze', ofwel na de werkdag. En als ze werkgerelateerd zijn kunnen ze ook een eigen Pomodoro krijgen: in een apart blok 'mail en social media'. In onze digitale wereld waar we, als we niet uitkijken, continu worden afgeleid weten we inmiddels dat 'focus' erg belangrijk is.

De tijd van multitasken is inmiddels wel voorbij, sinds we erachter zijn gekomen dat multitasken in onze hersenen niet mogelijk is en enkel een kwestie is van switchtasken: continu wisselen tussen verschillende taken tegelijkertijd, hetgeen wel heeft bewezen meestal niet handig en energieslorpend te zijn. Francesco Cirillo was met Pomodoro in de jaren 80 wellicht zijn tijd al ver vooruit: Pomodoro gaat om focus en concentratie. Zoals Anderskijkenandersvoelen.nl het beschrijft: 'Het stellen van een doel voor een Pomodoro stimuleert een deel in onze hersenstam, de reticulaire formatie, om onze aandacht te richten op een enkele handeling.'

Tik-tak dwingt tot beginnen met je taak

Zet je zelf voor de eerste keer je wekker of timer, dan merk je al wat de techniek doet: het geeft je dat laatste zetje tot starten. Ben je goed in uitstellen dan merk je vast verschil. Het is net alsof je een drempeltje over geduwd wordt.

Overzicht

Pomodoro werkt met een to-do lijst. En in feite doen alle tijdmanagementsystemen dat, want stap 1 is toch altijd weer bepalen wat er allemaal gedaan moet worden. Volgens Francesco geeft het ervaren van tijd als een opeenvolging van gebeurtenissen veel minder stress dan het hebben van een voorraad tijd die opraakt. Ga je van start met Pomodoro dan hoef je enkel nog maar de 25 minuten vol te maken en je niet te laten afleiden, dat is alles.

Zelfs, of juist, mensen met ADHD hebben baat bij Pomodoro: ADHD vaart wel bij concentratie en dat biedt deze techniek. Sommige mensen met ADHD melden dat ze 20 minuten geconcentreerd werken niet redden en het schema hebben aangepast met 7,5 minuut werken, 7,5 minuut pauze. Nog een alternatief is 20 minuten aan de ene taak, 20 minuten aan de volgende taak, en dan een pauze.

Voordelen van Pomodoro: effectief én gezond

De typische techniek van het indelen van taken in vaste blokken tijd zou veel voordelen hebben:

• vermindert nek- en rugklachten doordat je na 25 minuten al een pauze neemt (bijv. rekken/strekken)
• je leert je werk opdelen in te behappen stukken hetgeen stress over taken vermindert
• het houdt je energie op peil
• bevordert je inschattingsvermogen: je leert hoe lang je over een bepaalde taak doet, dat geeft inzicht in je werk
• je wordt je bewust van je keuzes
• is voor iedereen te begrijpen
• het is gratis

Nadelen

Zoals elke theorie ervaren Pomodoro-gebruikers ook wel nadelen. Zoals schrijvers, die zich afvragen wat je doet als je middenin een zin of stuk tekst zit. Ga je dan je inspiratie afbreken door te stoppen met schrijven en een kop koffie te pakken? Of ga je door waardoor je Pomodoro's steeds langer worden en verschuiven in de tijd? Oplossing: blijf flexibel omgaan met Pomodoro, zonder het systeem uit het oog te verliezen. Het is geen must maar wel een hulpmiddel.

En wat doe je met een groot project? Dat past never nooit in een blok van 25 minuten. Je bent geneigd om die dan maar voor je uit te schuiven, en eerst kleinere klussen te doen omdat die wel naadloos passen in een Pomodoro blok. Oplossing: bemerk je het 'groot project'-effect, bepaal dan een eerste Pomodoro blok als 'Opsplitsen project in deeltaken'. En plan dan niet alle taken direct in maar enkel de eerste taken. Aan het einde van de dag tik je af welke je hebt gedaan en plan je je volgende dag in. Je kunt wel globaal de overige deeltaken in de tijd inplannen maar realiseer je dat hoe groter een project is, des te meer je afhankelijk bent van andere mensen, aanlevering van informatie en uitloop van uitgevoerde taken.

Apps, plugins en andere software

Zoals de meeste technieken zijn er ook voor Pomodoro vele hulpmiddelen. Zo zijn er apps voor op je telefoon of tablet: zoek op Pomodoro of Tomato. De gratis apps bieden enkel een timer, in de uitgebreidere te betalen apps kun je ook je takenlijst beheren. Voor je computer zijn er plugins/addons voor in je browser, of is aparte software beschikbaar (Windows/Apple OS). Iedereen heeft zo zijn eigen favorieten, dus doe een zoekrondje over internet en je vindt genoeg.

Pomodoro in de praktijk

Het effect van het startsein van een app op je telefoon werkt bijna magisch: je gaat eindelijk aan de gang, als het startsein op een atletiekwedstrijd. Het opdelen in blokken is soms lastig: als je een blog schrijft lopen taken en gedachten door elkaar heen. Toch realiseer je je door Pomodoro dat er best iets in te delen valt, je kunt het indelen ook omdraaien en bedenken wat aan het einde van de taak af zou kunnen zijn, ook al heb je een deel van de taak al in een eerder blok gestart. Stel: je maakt een groffe mindmap - schematisch op papier de onderdelen van bijvoorbeeld een blog/artikel opschrijven - al direct bij het vergaren van je informatie, maar rondt hem af als je de definitieve structuur bedenkt. Het schrijven van een blog deel je dan als volgt in:

• Pomodoro 1: inlezen in de materie, informatie vergaren
• Pomodoro 2: structureren in mindmap en alineakopjes neerzetten
• Pomodoro 3: grof schrijven
• Pomodoro 4: schrijven verfijnen en afronden
• Pomodoro 5: fotomateriaal, zoekmachineoptimalisatie (SEO) en links toevoegen

Daarnaast kun je Pomodoro inzetten voor die acties die altijd in je achterhoofd zeuren om aandacht 'ik moet eigenlijk eens elke dag een uur mijn kennis bijspijkeren/onderhouden over ...' of 'ik moet nodig eens uitzoeken hoe ...'. Elke dag een uur klinkt veel en daar is gauw geen tijd meer voor, maar 25 minuten, dat klinkt veel beter behapbaar.

Lees verder

• Geen zin om iets te doen: tips voor motivatie