Tien tips voor time-management

Tegenwoordig hebben we allemaal last van chronisch tijdgebrek, maar hoe ga je daarmee om en hoe zorg je er voor dat je je tijd zo functioneel mogelijk besteedt? Heb jij genoeg discipline om voortdurend gefocust te blijven? Waar leg jij je prioriteiten en is dat nu eigenlijk wel handig, multitasking?

1. Mail en sociale media

Bekijk je mail en sociale media niet vaker dan twee keer per dag. Op die tijdstippen geef je ook antwoord en gooi je gelijk de mailtjes weg waar je niks mee doet. Dit geeft rust en zorgt dat je je beter kan concentreren.

2. Discipline

• Discipline zorgt ervoor dat de zaken goed georganiseerd blijven, dus zorg dat alles op een vast plaats ligt en leg het daar dus ook weer terug na gebruik.
• Zorg dat al je afspraken in je agenda staan.
• Maak aparte takenlijstjes en plan ook een tijdstip waarop deze taken gedaan moeten zijn. Dit is niet alleen zakelijk handig, maar ook in de privésfeer. Wanneer je je taken aan papier toevertrouwd, geeft dit rust in je hoofd en het zorgt voor een goed gevoel wanneer je een gedane zaak kan afvinken. Deel de taken eventueel in, in categorieën: A voor de hoogste prioriteit en C voor de laagste prioriteit.
• Zorg voor één plaats waar je alles opschrijft wat je moet onthouden.
• Zet mensen die je spreekt gelijk in je contacten zodat je niet naar hun (mail)adres of telefoonnummer hoeft te zoeken.
• Stel taken niet eindeloos uit. Wanneer je altijd alles op het laatste moment doet, kan je geen tegenslag aan. Dit maakt dat je zeer inflexibel wordt en het kost alleen maar extra energie.

3. Focus

Zorg voor zo min mogelijk afleiding, zodat je gefocust blijft op je taak. Durf op je werk tegen je collega's en thuis tegen je kinderen te zeggen dat je nu even bezig bent en niet gestoord kan worden. Op een later tijdstip wil je graag tijd voor hem of haar uit trekken. Maak eventueel gebruik van een Niet Storen bordje. Is er op je werk geen mogelijkheid om je te concentreren door voortdurende vragen van collega's? Bespreek dan eens de mogelijkheid van thuiswerken met je leidinggevende.

Om gefocust te kunnen blijven, kan je het beste een tijdslimiet van 25 minuten voor jezelf zetten. In die 25 minuten probeer je je helemaal op je taak te concentreren en ga je er ook voor. Na die 25 minuten is het tijd voor een pauze van een minuut of vijf. Ga in die tijd even koffie halen, of loop even naar een collega, dan kom je ook nog in beweging. Vier keer 25 minuten geconcentreerd bezig geweest? Dan wordt het tijd om je te ontspannen. Geef je 25 minuten lang over aan rustige bezigheden, doe iets wat je leuk vind en geniet van je rustmomentje. Hierna wordt het tijd voor de volgende sessie van vier keer 25 minuten. Zo ben je productief bezig en heb je als beloning ook nog tijd voor jezelf. Deze manier van geconcentreerd bezig zijn, wordt ook wel de Pomodoro techniek genoemd.

4. Planning

Zorg voor planning, zowel op je werk als in de privésfeer. Stel jezelf een tijdslimiet om te voorkomen dat de taken, de ongeopende post en de onbetaalde rekeningen zich ophopen. Begin altijd met de taak waar je het meest tegenop ziet.

5. Opruimen

Zorg voor een opgeruimd bureau, een opgeruimd huis en een opgeruimd postvakje. Wanneer je omgeving een rommeltje is, is het vaak ook een rommeltje in je hoofd. Bovendien leidt een rommelige omgeving vaak af, verder bespaart het een hoop zoeken wanneer alles een vaste plaats heeft. Plan dus ook geregeld tijd in om de administratie op te ruimen, je mail te sorteren in mappen en je contacten bij te werken. Eens in de zoveel tijd overbodige zaken uit je huis en bureau verwijderen zorgt voor ruimte, zowel in je omgeving, als in je hoofd.

6. Maak taken af

Laat zo min mogelijk losse eindjes liggen. Probeer af te maken, waar je mee bezig bent. Wanneer je met een taak bezig bent, weet je wat je doet en waarom. Een taak heeft altijd een opstarttijd en een afrondtijd. Wanneer je dus zoveel mogelijk op één taak gefocust blijft, bespaart dit tijd. Mensen die tussen verschillende projecten switchen en aan alle projecten een beetje werk proberen te verrichten zijn niet effectief bezig, m.a.w. multitasking is slecht voor je productiviteit.

7. Leer delegeren

Zijn er geen mensen in de buurt die een deel van de taak over kunnen nemen? Delegeer die taken die makkelijk door een ander gedaan kunnen worden en waarbij jezelf niet voortdurend de vinger aan de pols moet houden. Kan je geen gebruik maken van rapporten van een ander om tijd te besparen? Wanneer een collega iets soortgelijks heeft gedaan, heb je misschien iets aan zijn of haar expertise. Je hoeft per slot van rekening het wiel niet meer opnieuw uit te vinden.

8. Maak gebruik van iedere minuut

Heb je ineens een paar minuten niks te doen, omdat je ergens op moet wachten of aan de telefoon in wacht bent gezet, dan is dit het ideale moment om even je mail te lezen, een doekje over de tafel te halen, een boodschappenlijstje te schrijven, de post te sorteren of je la op te ruimen.

9. Leer je valkuilen kennen

• Ben jij een uitsteller en moet alles in de laatste minuut, waardoor je jezelf onnodige stress bezorgt?
• Ben jij perfectionistisch en eindeloos met een opdracht bezig, omdat goed nooit goed genoeg is?
• Ben jij een rommelkont en veel tijd kwijt met zoeken en de chaos in je hoofd?
• Kan jij geen nee zeggen en stapelt het werk zich eindeloos op?
• Ben jij altijd iets te optimistisch in je tijd inschatten, omdat je geen rekening houdt met onverwachtse zaken?

Je valkuilen kennen is al een goed begin en wanneer je ze kent, kan je er ook naar gaan handelen.

10. Blijf positief

Positief blijven kan alleen maar wanneer je een realistisch beeld hebt van de tijd die je taken je kosten en wanneer je daarnaast tijd hebt voor ontspanning. Je kan immers alleen maar positief blijven wanneer inspanning en ontspanning in balans is.